Pieczęć

Pieczęć w polskim prawie to oznaczenie wykonane za pomocą stempla, urządzenia elektronicznego albo innego środka, które utrwala na dokumencie określony znak, napis lub wizerunek. Może także oznaczać sam stempel, matrycę albo urządzenie służące do sporządzania takich odbitek. Pieczęć identyfikuje osobę, organ, jednostkę organizacyjną lub rzecz, a w określonych sytuacjach potwierdza pochodzenie dokumentu, jego zamknięcie albo nienaruszenie.

Najczęściej wyróżnia się:

• pieczęcie urzędowe, zawierające nazwę organu lub jednostki oraz inne wymagane oznaczenia, niekiedy także godło Rzeczypospolitej Polskiej;
• pieczęcie instytucjonalne i organizacyjne, używane przez osoby prawne, instytuty, sądy, wydziały i sekretariaty;
• pieczęcie zabezpieczające, służące do zamykania pomieszczeń, opakowań, dokumentów lub innych przedmiotów i wskazujące na ich ewentualne naruszenie;
• odciski pieczęci, umieszczane na dokumentach jako sposób ich oznaczenia lub potwierdzenia dokonanej czynności.

Przepisy mogą określać wzór pieczęci, treść napisu, dopuszczalność stosowania skróconej nazwy jednostki, sposób jej wykonania, wydania, przechowywania i ewidencjonowania. Regulują także odpowiedzialność za posługiwanie się pieczęcią oraz postępowanie z pieczęciami zużytymi, wycofanymi lub przekazanymi do zniszczenia. Sporządzenie i zachowanie odbitki albo protokołu może służyć kontroli obiegu pieczęci.

Pieczęć występuje w prawie ustrojowym, administracyjnym, sądowym, geodezyjnym, transportowym i upadłościowym. Przykładowo przepisy dotyczące Polskiej Akademii Nauk określają jej pieczęć oraz pieczęć instytutu, regulacje o sądach wojskowych wskazują zasady używania i kontroli pieczęci wydziałowych, a przepisy upadłościowe wiążą zdjęcie pieczęci z zabezpieczeniem majątku. Pieczęć może również oznaczać sposób pisemnego potwierdzenia złożenia wniosku albo element dokumentu urzędowego, takiego jak świadectwo indywidualnego dopuszczenia pojazdu.

Sama obecność pieczęci nie zawsze przesądza o ważności dokumentu. Jej znaczenie wynika z rodzaju dokumentu i przepisów regulujących daną czynność. Bezprawne przywłaszczenie lub używanie pieczęci, zwłaszcza urzędowej, może prowadzić do odpowiedzialności przewidzianej w przepisach.