Odpis dokumentu

Odpis dokumentu to utrwalone odwzorowanie treści istniejącego dokumentu, obejmujące co do zasady jego całość. Może mieć postać papierową albo elektroniczną. Odpis nie jest oryginałem, lecz służy wykazaniu treści dokumentu bez konieczności posługiwania się jego pierwotnym egzemplarzem.

W praktyce wyróżnia się odpis zwykły oraz odpis urzędowo poświadczony. Odpis zwykły jest kopią dokumentu, natomiast poświadczenie potwierdza, że jego treść odpowiada oryginałowi albo dokumentowi znajdującemu się w określonych aktach. Poświadczenia może dokonać właściwy organ, notariusz, a w przypadkach przewidzianych przepisami także pełnomocnik będący adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym. W obrocie elektronicznym odpis może zostać poświadczony przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego. Tak poświadczony odpis może mieć charakter dokumentu urzędowego.

Odpis należy odróżnić od wyciągu. Wyciąg zawiera tylko wybraną część dokumentu, istotną dla danej sprawy, podczas gdy odpis co do zasady odwzorowuje cały dokument. W zależności od przepisów może być wymagane przedstawienie odpisu urzędowo poświadczonego, a niekiedy wystarcza zwykła kopia lub odpis sporządzony w systemie teleinformatycznym.

Pojęcie odpisu występuje między innymi w postępowaniu administracyjnym, cywilnym i podatkowym, a także w sprawach dotyczących ksiąg wieczystych oraz łączenia i podziału spółek. Odpisy mogą służyć jako dowody, załączniki do wniosków i pism procesowych, a także jako dokumenty udostępniane osobom uprawnionym do wglądu w akta. Organ lub sąd może w określonych sytuacjach zażądać okazania odpisu, wyciągu albo oryginału. Sporządzenie lub wydanie odpisu może podlegać opłacie.