Metadane

Metadane to uporządkowane informacje, które odnoszą się do innych informacji i pomagają z nich korzystać. Nie stanowią zasadniczo treści opisywanego materiału, lecz dostarczają informacji o nim. Ich cechą jest ustrukturyzowanie, czyli przedstawienie w określonym, logicznym układzie, dzięki czemu mogą być łatwiej odczytywane, porównywane i przetwarzane.

Metadane służą przede wszystkim do:

• opisywania innych informacji, a więc wskazywania, czego dotyczą i jakie mają właściwości,
• wyjaśniania ich znaczenia lub sposobu wykorzystania,
• lokalizowania informacji, czyli ustalania, gdzie można je znaleźć,
• ułatwiania wyszukiwania, używania i zarządzania informacjami.

W ustawie o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego pojęcie to pomaga określić, jak informacje powinny być przygotowane, aby można było sprawnie do nich dotrzeć i wykorzystać je ponownie. Odpowiednio uporządkowane metadane zwiększają czytelność zasobów, ułatwiają ich wyszukiwanie oraz wspierają ich obsługę przez różne systemy informacyjne. Dzięki nim użytkownik może szybciej rozpoznać, jakiego rodzaju informację znalazł, czego ona dotyczy i w jaki sposób może z niej skorzystać.

Znaczenie metadanych jest widoczne także w innych przepisach. W regulacjach dotyczących gospodarowania wodami odnoszą się one do opisu zbiorów danych i usług związanych z infrastrukturą informacji przestrzennej. W przepisach o niezbędnych elementach struktury dokumentów elektronicznych wskazuje się wartości metadanych, które powinny towarzyszyć dokumentom, oraz sposób porządkowania tych informacji. Z kolei przepisy kancelaryjne uwzględniają metadane przy postępowaniu z elektroniczną dokumentacją niearchiwalną i jej odpowiednikami. W każdym z tych zastosowań metadane pełnią podobną funkcję: porządkują informacje i ułatwiają ich odnalezienie, zrozumienie oraz dalsze zarządzanie nimi.