Kopia

„Kopia” to dokument powstały na podstawie istniejącego oryginału dokumentacji medycznej, przez odtworzenie jego treści w innej postaci. Ustawowa definicja tego pojęcia znajduje się w ustawie „o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta” i odnosi się do dokumentacji związanej z udzielaniem świadczeń zdrowotnych.

Aby dany dokument można było uznać za kopię w rozumieniu tej definicji, muszą być spełnione określone elementy:

• punktem wyjścia musi być oryginał dokumentacji medycznej,
• kopia musi powstać przez odwzorowanie tego oryginału, czyli przeniesienie jego treści do innego dokumentu,
• dopuszczalna jest forma papierowa, uzyskana w szczególności przez kserokopię, albo forma cyfrowa, uzyskana przez skanowanie.

Kopia nie jest więc dowolnym opisem informacji znajdujących się w dokumentacji ani samym zestawieniem danych. Jej istotą jest odtworzenie dokumentu na podstawie oryginału. W praktyce może obejmować pojedynczą kartę, wynik badania, formularz lub większy zbiór dokumentów tworzących dokumentację medyczną, zależnie od zakresu udostępnianych materiałów.

W ustawie o prawach pacjenta pojęcie to ma znaczenie przede wszystkim dla określenia jednej z postaci, w jakiej dokumentacja medyczna może zostać przygotowana i przekazana osobie uprawnionej. Pozwala rozróżnić dokument źródłowy od jego reprodukcji oraz wskazuje, że dokumentacja może być udostępniana zarówno na papierze, jak i w postaci cyfrowej. Ma to praktyczne znaczenie przy obsłudze wniosków o dokumentację, archiwizowaniu materiałów i wyborze sposobu ich przekazania.

Termin „kopia” występuje także w innych gałęziach prawa. Odnosi się między innymi do sporządzania kopii z akt postępowania, dokumentów wykorzystywanych w sprawach budowlanych, geodezyjnych i środowiskowych, materiałów kontrolnych oraz dokumentacji przechowywanej lub udostępnianej elektronicznie. W tych regulacjach szczegółowe zasady posługiwania się kopią mogą być różne, jednak podstawowe znaczenie pojęcia pozostaje związane z odtworzeniem treści dokumentu na podstawie jego oryginału.