Formularz urzędowy

Formularz urzędowy to ustalony przez właściwy organ państwowy wzór dokumentu służącego do dokonania określonej czynności urzędowej, procesowej lub rejestrowej. Określa zakres informacji, które należy podać, ich układ oraz niekiedy sposób złożenia dokumentu. Formularz może mieć postać papierową albo elektroniczną i może być udostępniany w urzędzie, na stronie internetowej lub w systemie teleinformatycznym.

Formularz urzędowy nie jest wyłącznie pomocą techniczną. W przypadkach wskazanych w przepisach jego zastosowanie może być obowiązkowe. Dotyczy to w szczególności wniosków o wpis do określonych rejestrów, pism procesowych, wniosków o wszczęcie egzekucji oraz podań składanych w wybranych postępowaniach administracyjnych. Formularze mogą być również wykorzystywane do sporządzania protokołów i innych dokumentów wymaganych w postępowaniach publicznych.

Najważniejsze cechy formularza urzędowego:

• ma określony wzór, a niekiedy także wymagany format, kolor, sposób wydruku lub sposób udostępniania;
• zawiera pola przeznaczone na dane, oświadczenia, żądania i podpis;
• może być składany w formie papierowej albo za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, jeżeli pozwalają na to przepisy;
• służy ujednoliceniu dokumentów i ułatwia organowi sprawdzenie, czy podano wszystkie wymagane informacje.

Wzór formularza może wynikać bezpośrednio z przepisów albo zostać określony w odrębnym akcie wykonawczym. Właściwy minister lub inny upoważniony organ może określać również miejsca i sposób udostępniania formularza. W obrocie prawnym występują między innymi formularze wniosków rejestrowych, formularze pism procesowych, formularze dotyczące ksiąg wieczystych i egzekucji, a także formularze protokołów sporządzanych przez komisje.

Niezastosowanie wymaganego formularza albo jego nieprawidłowe wypełnienie może wywołać skutki procesowe. Zależnie od rodzaju postępowania organ lub sąd może wezwać do poprawienia albo uzupełnienia dokumentu, zwrócić wniosek lub pozostawić go bez dalszego biegu. W niektórych postępowaniach nieprawidłowy albo nieopłacony wniosek podlega zwrotowi bez wcześniejszego wezwania. Ocena skutków braków zależy od przepisów regulujących dane postępowanie.