Dowód księgowy

Dowód księgowy to dokument, który potwierdza dokonanie operacji gospodarczej i stanowi podstawę jej ujęcia w księgach rachunkowych. Odzwierciedla między innymi zakup, sprzedaż, wypłatę, wpłatę, rozrachunek, przyjęcie lub wydanie składnika majątku, a także inne zdarzenie wpływające na sytuację majątkową lub finansową jednostki.

Dowód księgowy powinien rzetelnie przedstawiać treść operacji, jej wartość oraz czas dokonania. Zasadniczo zawiera co najmniej określenie rodzaju dokumentu i jego numer, dane stron lub uczestników operacji, opis zdarzenia i jego wartość, datę dokonania, a także informacje pozwalające na sprawdzenie i zakwalifikowanie operacji do ujęcia w księgach. Wymagania dotyczące podpisów, zatwierdzenia i innych elementów mogą zależeć od rodzaju dokumentu oraz zasad obowiązujących w danej jednostce.

W praktyce wyróżnia się przede wszystkim dowody zewnętrzne, wystawiane przez kontrahenta albo przekazywane kontrahentowi, oraz dowody wewnętrzne, sporządzane przez jednostkę na potrzeby udokumentowania operacji. Stosuje się także dowody pierwotne, sporządzone bezpośrednio przy dokonaniu zdarzenia, i dowody wtórne, opracowane na podstawie innych dokumentów. Dokument może mieć postać papierową albo elektroniczną, jeżeli zapewniono możliwość ustalenia jego pochodzenia, autentyczności, kompletności i czytelności.

Dowód księgowy podlega kontroli pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Jego prawidłowe sporządzenie i przechowywanie umożliwia sprawdzenie zapisów księgowych, przygotowanie sprawozdań oraz wykazanie prawidłowości rozliczeń podatkowych. W postępowaniach podatkowych organy mogą żądać udostępnienia dowodów księgowych, również w formie elektronicznej, a także dokumentów i wyciągów z ksiąg. Dowód księgowy może być więc jednocześnie elementem dokumentacji rachunkowej i materiałem wykorzystywanym do oceny wykonania obowiązków podatkowych.

Szczególne zasady dotyczą dowodów księgowych stosowanych w bankach, w tym komputerowych. Obejmują one między innymi potwierdzanie ich autentyczności, skutki niespełnienia wymagań oraz organizację obiegu i kontroli dokumentów.