Dokument

Dokument w polskim prawie to utrwalona informacja, której treść można odtworzyć, odczytać lub w inny sposób poznać. Może mieć postać papierową, elektroniczną albo zostać utrwalony na innym nośniku. O tym, czy określony materiał jest dokumentem, decyduje przede wszystkim jego treść i możliwość jej odtworzenia, a nie sama forma.

Pojęcie dokumentu występuje w wielu dziedzinach prawa i może pełnić różne funkcje. Dokument może potwierdzać określone zdarzenie, prawo lub obowiązek, zawierać oświadczenie woli albo służyć jako element wniosku, zgłoszenia, ewidencji lub sprawozdania. W postępowaniach sądowych dokument jest jednym ze środków dowodowych, jednak jego przedstawienie nie przesądza samo w sobie o prawdziwości zawartych w nim informacji.

W praktyce wyróżnia się w szczególności:

• dokument urzędowy, sporządzony przez uprawniony organ lub inną instytucję w zakresie jej działania, korzystający z określonej mocy dowodowej;
• dokument prywatny, sporządzony przez osobę prywatną. W postępowaniu cywilnym stanowi on dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła zawarte w nim oświadczenie;
• oryginał, odpis, kopię lub wyciąg, przy czym znaczenie kopii może zależeć od jej poświadczenia i od wymagań dotyczących danej czynności;
• dokument elektroniczny, którego treść jest zapisana w postaci danych elektronicznych. Dla jego skuteczności lub wartości dowodowej znaczenie mogą mieć podpis elektroniczny, sposób uwierzytelnienia oraz integralność pliku.

Przepisy szczególne mogą wymagać złożenia określonych dokumentów, na przykład dokumentów potwierdzających tytuł prawny do nieruchomości, map, decyzji, projektów lub dokumentów legalizacyjnych. Brak dokumentu, jego niekompletność albo niezłożenie w wymaganym terminie może skutkować wezwaniem do uzupełnienia, odmową dokonania czynności lub wydaniem decyzji niekorzystnej dla strony. Dokumenty mogą również podlegać ochronie ze względu na tajemnicę zawodową lub informacje niejawne. Sporządzanie, przerabianie albo wykorzystywanie dokumentów w sposób niezgodny z prawem może prowadzić do odpowiedzialności karnej.