Baza danych

Baza danych to uporządkowany zbiór informacji, zestawiony według określonych kryteriów i utrwalony w sposób umożliwiający wyszukiwanie, przetwarzanie, aktualizowanie oraz udostępnianie danych. W polskim prawie termin ten odnosi się najczęściej do systemu elektronicznego, jednak przepisy mogą obejmować nim także sam zbiór danych lub zasób prowadzony w określonym celu. Nie ma jednego, uniwersalnego rodzaju bazy danych, ponieważ jej zakres, sposób prowadzenia i zasady dostępu wynikają z przepisów regulujących daną dziedzinę.

Bazy danych mogą być prowadzone przez organy administracji publicznej, sądy, służby państwowe oraz wyspecjalizowane jednostki. Występują między innymi w geodezji i kartografii, gospodarce nieruchomościami, hydrogeologii, gospodarce wodnej, transporcie drogowym oraz postępowaniu karnym. Przykładami są bazy danych katastru nieruchomości, ksiąg wieczystych, danych geodezyjnych, urządzeń melioracyjnych i wód podziemnych, a także bazy wykorzystywane do wymiany informacji o osobach poszukiwanych.

Najważniejsze cechy bazy danych:

• określony zakres danych i cel ich gromadzenia,
• uporządkowana struktura pozwalająca na identyfikowanie poszczególnych informacji,
• możliwość bieżącej aktualizacji i kontroli prawidłowości danych,
• określone zasady dostępu, udostępniania i wymiany informacji,
• odpowiedzialność oznaczonego podmiotu za prowadzenie lub aktualizację bazy.

Baza danych może stanowić element ewidencji, rejestru albo systemu informacji publicznej. Dostęp do niej może być powszechny, ograniczony do określonych organów lub uzależniony od wykazania uprawnienia. Udostępnienie danych bywa bezpłatne albo odpłatne, a przepisy mogą określać maksymalną wysokość opłat za dane jednostkowe. W niektórych przypadkach wymiana informacji między organami odbywa się bez opłat.

Znaczenie bazy danych polega na zapewnieniu jednolitego i sprawnego źródła informacji dla wykonywania zadań publicznych. Dane zapisane w centralnej bazie mogą także wywoływać skutki prawne, na przykład gdy wpis w systemie ksiąg wieczystych oznacza dokonanie czynności procesowej. Wymagania dotyczące aktualności, ochrony i udostępniania danych zależą od rodzaju bazy oraz charakteru gromadzonych informacji.