Art. 16. Przechowywanie dokumentów i informacji

Dokumenty, materiały i informacje uzyskane na podstawie:

1) art. 4 ust. 1, 3 i 4 oraz art. 5 - organ nadzorujący przechowuje przez pięć lat od zakończenia roku obrotowego, w którym nastąpiło dokonanie przysporzenia ze środków publicznych na rzecz przedsiębiorcy publicznego, a jeżeli rzeczywiste wykorzystanie przez przedsiębiorcę publicznego przysporzenia ze środków publicznych ma miejsce również w następnych latach obrotowych - od zakończenia roku obrotowego, w którym nastąpiło wykorzystanie uzyskanego przysporzenia;

2) art. 9 ust. 1 i 3 - organ publiczny, który udzielił praw specjalnych, praw wyłącznych lub powierzył realizację usług w ogólnym interesie gospodarczym albo innych zadań, przechowuje przez pięć lat od zakończenia roku obrotowego, którego te dokumenty, materiały i informacje dotyczą.

Komentarz do Art. 16.

Przepis określa, jak długo właściwe organy mają przechowywać dokumenty, materiały i informacje uzyskane w związku z finansowaniem przedsiębiorców publicznych oraz wykonywaniem określonych zadań lub uprawnień. Wprowadza dwa odrębne okresy przechowywania, zależne od podstawy uzyskania tych materiałów i sposobu ustalenia początku biegu terminu.

W pierwszym przypadku chodzi o dokumenty, materiały i informacje uzyskane na podstawie art. 4 ust. 1, 3 i 4 oraz art. 5. Przechowuje je organ nadzorujący przez pięć lat od zakończenia roku obrotowego, w którym nastąpiło „przysporzenie ze środków publicznych” na rzecz przedsiębiorcy publicznego. Jeżeli przedsiębiorca rzeczywiście wykorzystuje to przysporzenie także w kolejnych latach obrotowych, pięcioletni okres liczy się od zakończenia roku obrotowego, w którym nastąpiło wykorzystanie uzyskanego przysporzenia. Znaczenie ma więc nie tylko moment przyznania środków, lecz także ich późniejsze wykorzystanie.

Drugi przypadek obejmuje dokumenty, materiały i informacje uzyskane na podstawie art. 9 ust. 1 i 3. Obowiązek ich przechowywania spoczywa na organie publicznym, który udzielił praw specjalnych, praw wyłącznych albo powierzył realizację usług w ogólnym interesie gospodarczym lub innych zadań. Także tutaj okres wynosi pięć lat, ale jest liczony od zakończenia roku obrotowego, którego dotyczą przechowywane dokumenty, materiały i informacje. Przepis porządkuje zatem odpowiedzialność organów oraz zapewnia zachowanie dokumentacji przez określony czas.

Komentarz ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Tekst przepisu: akt uchwalony przez Sejm Rzeczypospolitej Polskiej, Dziennik Ustaw z 2021 r. poz. 2205.Indeks rzeczowy, tytuł redakcyjny i interpretacja przepisu: Kancelarium.

Art. 15.Art. 17.