§ 4. Metadane zapisu i dane identyfikacyjne czynności
1. Jeżeli utrwalanie zapisu następuje za pomocą systemu teleinformatycznego, to dla każdego zapisu w metadanych należy podać następujące informacje:
1) dla metadanej – identyfikator – jednoznaczny znacznik zapisu nadawany przez system teleinformatyczny, który umożliwia jego identyfikację;
2) dla metadanej – twórca – nazwę organu prowadzącego postępowanie, wydziału, sekcji, o ile występuje, oraz dane identyfikujące protokolanta sporządzającego zapis albo osobę upoważnioną do dokonania zmiany, z podaniem ich roli w procesie tworzenia lub akceptacji zapisu albo jego zmiany;
3) dla metadanej – tytuł – oznaczenie sprawy i sygnaturę akt sprawy;
4) dla metadanej – data – datę sporządzenia zapisu;
5) dla metadanej – kwalifikacja – kategorię archiwalną, do której zalicza się akta sprawy, w której sporządzono zapis albo jego uprawnioną zmianę;
6) dla metadanej – grupowanie – wskazanie przynależności zapisu do akt sprawy, określone sygnaturą tych akt;
7) dla metadanej – format – wskazanie nazwy formatu albo formatów danych zastosowanych do zapisu;
8) dla metadanej – dostęp – określenie, komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić zapis;
9) dla metadanej – typ – określenie podstawowego typu zapisu.
2. Dla każdego zapisu podaje się wszystkie metadane określone w ust. 1.
3. Zapis utrwala się w sposób umożliwiający jego automatyczne wyodrębnienie oraz wyodrębnienie poszczególnych metadanych.
4. Przed przystąpieniem do utrwalania obrazu lub dźwięku za pomocą systemu teleinformatycznego protokolant identyfikuje się w systemie teleinformatycznym.
5. Protokolant wprowadza do systemu teleinformatycznego lub sprawdza i w razie potrzeby uzupełnia dane w postaci elektronicznej dotyczące oznaczenia organu prowadzącego postępowanie, miejsca i daty czynności procesowej, nazwiska osoby przeprowadzającej czynność, protokolanta, oskarżyciela, oskarżonego, jak również obecnych podczas czynności procesowej przedstawicieli ustawowych i obrońców, oznaczenia sprawy oraz wzmianki co do jawności.
6. Do zapisu utrwalonego za pomocą systemu teleinformatycznego można sporządzić adnotacje.
7. Adnotacjom sporządzonym dla danego zapisu przyporządkowuje się metadane, o których mowa w ust. 1.
Tekst przepisu: akt wydany przez Ministra Sprawiedliwości, Dziennik Ustaw z 2017 r. poz. 93.Indeks rzeczowy, tytuł redakcyjny i interpretacja przepisu: Kancelarium.