Rozdział 3. Ewidencjonowanie materiałów archiwalnych
Rozdział 3
Ewidencjonowanie materiałów archiwalnych
§ 16. Ewidencja elektroniczna
Ewidencję dokumentacji programowej prowadzi się w systemie informatycznym.
§ 17. Ewidencja zapisu i nośnika
W odniesieniu do dokumentów wizyjnych i fonicznych, w przypadkach, o których mowa w § 11 ust. 1, 2 i 4, ewidencji podlega zarówno zapis, jak i nośnik.
1. Numery ewidencyjne w postaci:
1) sygnatury — nadaje się nośnikom;
2) stałego identyfikatora — nadaje się zapisowi dokumentów wizyjnych i fonicznych.
2. W przypadku niemożności wyodrębnienia nośnika, na którym zapisano dokumenty wizyjne i foniczne, zapisowi tych dokumentów nadaje się wyłącznie stały identyfikator.
§ 19. Ewidencja dokumentów wizyjnych i fonicznych
Ewidencja dokumentów wizyjnych i fonicznych, bez względu na technikę ich wytworzenia, powinna zawierać wykaz tych dokumentów, z określeniem:
1) stałego identyfikatora zapisu dokumentu;
2) sygnatury nośnika zawierającego oryginalny zapis dokumentu lub sygnatury nośnika równoważnika oryginału, sygnatury nośnika kopii zabezpieczającej oraz sygnatur kopii użytkowych, o ile jest możliwe wskazanie tych sygnatur.
§ 20. Stały identyfikator dokumentacji
Zapis dokumentu wizyjnego lub fonicznego, niezależnie od tego, kiedy, na jakich nośnikach i w ilu kopiach jest sporządzony, a także dokumentację działalności programowej związaną z tym zapisem oznacza się tym samym stałym identyfikatorem.
§ 21. Oznaczanie zmienionych wersji
Wszelkie wersje zapisu dokumentów wizyjnych lub fonicznych, zmienione w stosunku do zapisu pierwotnego, oznacza się w sposób umożliwiający odczytanie stałego identyfikatora dokumentu pierwotnego.
§ 22. Korekta ewidencji identycznych wersji
W przypadku zewidencjonowania identycznych wersji dokumentu wizyjnego lub fonicznego jako oddzielne dokumenty, należy dokonać odpowiednich zmian w ewidencji.
§ 23. Wymagania systemu ewidencji
Informatyczny system ewidencji, o którym mowa w § 16, powinien:
1) wskazywać powiązania pomiędzy poszczególnymi wersjami dokumentów wizyjnych lub fonicznych;
2) podawać liczbę identycznych kopii tych samych wersji dokumentu, ze wskazaniem:
a) oryginału — dla zapisów, o których mowa w § 11 ust. 1,
b) równoważnika oryginału — dla zapisów, o których mowa w § 11 ust. 2 i 4,
c) kopii zabezpieczających,
d) kopii użytkowych;
3) zapewniać:
a) autentyczność i bezpieczeństwo zachowania wprowadzonych danych,
b) oznaczanie podmiotów odpowiedzialnych za wpisane (modyfikowane) dane,
c) wyszukiwanie i udostępnianie danych.
§ 24. Ewidencjonowanie dokumentacji programowej
Ewidencjonowanie dokumentacji programowej, prowadzone z wykorzystaniem informatycznego systemu ewidencji, polega na wprowadzaniu do tego systemu, w sposób uporządkowany, właściwych danych ewidencyjno-informacyjnych pozwalających na szybkie wyszukiwanie informacji.
§ 25. Opis dokumentów wizyjnych i fonicznych
Ewidencjonowanie dokumentów wizyjnych i fonicznych polega na sporządzeniu opisu, który zawiera:
1) unikatowy identyfikator dokumentu;
2) tytuł identyfikujący dokumentu;
3) nazwiska twórców, wykonawców i uczestników;
4) daty sporządzenia zapisu dokumentu i/lub daty utrwalonych wydarzeń;
5) informację na temat praw autorskich i praw pokrewnych;
6) zwięzły opis treści dokumentu;
7) dane o nadawaniu dokumentu i o korzystaniu z niego na innych polach eksploatacji;
8) informację o dokumentacji działalności programowej umożliwiającą szybkie jej odnalezienie;
9) dane techniczne o nośnikach i ich statusie (oryginał, równoważnik oryginału, kopia zabezpieczająca, kopia użytkowa);
10) dane o miejscu przechowywania nośnika;
11) kategorię archiwalną dokumentu.
§ 26. Zakres ewidencji dokumentacji programowej
Ewidencja dokumentacji działalności programowej powinna zapewniać możliwość niezwłocznego odszukania dokumentacji związanej z:
1) poszczególnymi dokumentami wizyjnymi i fonicznymi, w tym również tymi, które nie zostały zrealizowane;
2) poszczególnymi dniami w roku i poszczególnymi programami emitowanymi w tych dniach.