Rozdział 2
Gromadzenie materiałów archiwalnych
§ 5. Cele gromadzenia dokumentacji
Celem gromadzenia dokumentacji w jednostkach publicznej radiofonii i telewizji jest:
1) zapewnienie materiałów potrzebnych do działalności tych jednostek;
2) zachowanie materiałów o wartości historycznej (materiałów archiwalnych).
§ 6. Przekazywanie dokumentacji
Komórki organizacyjne w jednostkach publicznej radiofonii i telewizji przekazują do archiwów zakładowych dokumentację programową oraz dokumentację zarządzania.
§ 7. Przekazywanie dokumentacji programowej
Dokumentacja programowa jest przekazywana do archiwów zakładowych z komórek organizacyjnych niezwłocznie po jej wytworzeniu wraz z nadaną wstępną kwalifikacją archiwalną.
§ 8. Przekazywanie dokumentacji zarządzania
Dokumentacja zarządzania jest przekazywana do archiwów zakładowych po ustaniu jej bieżącej przydatności ustalonej w instrukcjach kancelaryjnych.
§ 9. Przeniesienie zasobu archiwum
W przypadku zmian w strukturze organizacyjnej jednostki publicznej radiofonii i telewizji zasób archiwum zakładowego, w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym, może być przeniesiony do innego archiwum zakładowego tej jednostki.
§ 10. Zabezpieczenie pomieszczeń archiwalnych
Pomieszczenia, w których przechowywane są materiały archiwalne, należy prawidłowo zabezpieczyć przed pożarem, zalaniem, kradzieżą i dostępem osób nieuprawnionych.
1. Dla materiałów archiwalnych zapisanych na taśmie filmowej oraz nośnikach do magnetycznego zapisu analogowego materiałem podlegającym szczególnej ochronie oraz przekazaniu do archiwum państwowego jest nośnik z pierwotnym zapisem dokumentu w jego skończonej postaci, zwany dalej „oryginałem”.
2. W przypadku zaistnienia niebezpieczeństwa pogorszenia jakości zapisu oryginału, jego utraty lub niemożności odtworzenia na skutek starzenia się nośnika lub technologii służącej do wykonania zapisu, należy wykonać kopię, która w razie niemożności odczytania oryginału może go zastąpić, zwaną dalej „równoważnikiem oryginału”. Równoważnik oryginału podlega przekazaniu do archiwum państwowego.
3. Równoważnik oryginału powinien być wykonany przy użyciu technologii pozwalającej na uzyskanie zapisu o jakości możliwie najbardziej zbliżonej do zapisu pierwotnego.
4. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się również do zapisów służących do przygotowania oryginału, jeżeli te zapisy zostały zakwalifikowane do materiałów archiwalnych.
§ 12. Kopie zabezpieczające
Jeżeli materiały archiwalne, o których mowa w § 11 ust. 1, i zapisy służące do przygotowania oryginału mają szczególne znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej, wykonuje się ich kopie zabezpieczające w celu ochrony i zabezpieczenia. Kopie te powinny być przechowywane w innym niż oryginały pomieszczeniu archiwum zakładowego.
1. Dla materiałów archiwalnych zapisanych na nośnikach do zapisu cyfrowego (informatycznych nośnikach danych) materiałem podlegającym szczególnej ochronie oraz przekazaniu do archiwum państwowego jest dokument elektroniczny w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 oraz z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501).
2. Dokument elektroniczny może być w okresie przechowywania przenoszony na dowolne informatyczne nośniki danych, pod warunkiem że dokument ten nie ulegnie modyfikacji. W szczególności nie może zostać zmieniona suma kontrolna zbioru danych w stosunku do tej sumy w pierwotnym zapisie.
3. W przypadku zaistnienia niebezpieczeństwa niemożności odtworzenia materiałów archiwalnych na skutek starzenia się informatycznych nośników danych lub technologii służącej do ich odczytu, materiały archiwalne przenosi się na nowe nośniki danych. Przebieg przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych powinien być udokumentowany w sposób przyjęty w danej jednostce publicznej radiofonii i telewizji.
4. W przypadku zaistnienia niebezpieczeństwa niemożności odczytania dokumentu elektronicznego na skutek starzenia się oprogramowania służącego do jego odczytania, można wykonać zapis zmodyfikowany w stosunku do pierwotnego zapisu, z tym że modyfikacja może dotyczyć jedynie technicznego formatu zapisu, a nie treści dokumentu. Zapis zmodyfikowany powinien zapewnić jakość możliwie najbardziej zbliżoną do zapisu pierwotnego.
§ 14. Uzgodnienie z archiwum państwowym
Wykonanie równoważnika oryginału w przypadku, o którym mowa w § 11 ust. 2, albo zapisu zmodyfikowanego w przypadku, o którym mowa w § 13 ust. 4, następuje w uzgodnieniu z właściwym archiwum państwowym.
§ 15. Kopie użytkowe
Dla celów tworzenia i nadawania programów radiowych i telewizyjnych oraz działalności produkcyjnej, usługowej i handlowej związanej z twórczością audiowizualną jednostki publicznej radiofonii i telewizji posługują się kopiami użytkowymi wykonanymi z oryginałów lub równoważników oryginałów.