§ 12. Prowadzenie i przechowywanie akt pojazdu
1. Dokumenty przedstawione do rejestracji lub wyrejestrowania, których zgodnie z rozporządzeniem nie zwraca się właścicielowi pojazdu, oraz odpowiednio kserokopie dokumentów organ rejestrujący zatrzymuje i tworzy indywidualne teczki, zwane dalej „aktami pojazdu”, które przechowuje się według numerów rejestracyjnych pojazdów.
2. Dla dokumentów, o których mowa w ust. 1, organ rejestrujący może prowadzić archiwizację elektroniczną zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) – w takim przypadku w aktach pojazdu gromadzi się tylko dokumenty, które nie są zwracane właścicielowi pojazdu.
3. Dla dokumentów dołączonych do wniosków o rejestrację, czasową rejestrację lub wyrejestrowanie pojazdu, składanych drogą elektroniczną, organ rejestrujący prowadzi archiwizację elektroniczną, o której mowa w ust. 2 – w takim przypadku w aktach pojazdu gromadzi się tylko dokumenty, które nie są zwracane właścicielowi pojazdu.
4. Dla dokumentów dołączonych do wniosku o rejestrację pojazdu złożonego na formularzu, o którym mowa w art. 73c ust. 3 ustawy, organ rejestrujący prowadzi archiwizację elektroniczną, o której mowa w ust. 2.
5. Kserokopie dokumentów, których obowiązek wykonania wynika z przepisów rozporządzenia, wykonuje i uwierzytelnia organ rejestrujący. Uwierzytelnienie kserokopii polega na dokonaniu na niej adnotacji o treści: „Stwierdzam zgodność z oryginałem”, którą należy potwierdzić datą, podpisem oraz pieczątką organu rejestrującego.
6. Organ rejestrujący unieważnia dokument, jeżeli jest to wymagane przepisami rozporządzenia, przez odcięcie prawego górnego rogu, o powierzchni co najmniej 1 cm, wszystkich stron dokumentu.
7. Akta pojazdu przechowuje się przez okres 5 lat od dnia wyrejestrowania pojazdu lub zmiany właściwości miejscowej organu rejestrującego.
Tekst przepisu: akt wydany przez Ministra Infrastruktury, Dziennik Ustaw z 2022 r. poz. 1849.Indeks rzeczowy, tytuł redakcyjny i interpretacja przepisu: Kancelarium.