Przejdź do treści

Rozporządzenie

w sprawie świadectwa służby funkcjonariusza Służby Więziennej

Akt obowiązującyDz.U.2025.255Uchwalono: Tekst ogłoszony

Tekst aktu: wydany przez Ministra Sprawiedliwości, Dziennik Ustaw z 2025 r. poz. 255.Opracowanie: indeksy rzeczowe, interpretacje przepisów i powiązania z orzecznictwem - Kancelarium.

Spis treści (14)

Na podstawie art. 109 ust. 4 ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o Służbie Więziennej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1869 i 1871

§ 1. Zakres regulacji dotyczącej świadectwa służby

Rozporządzenie określa:

1) dane, które należy podać w świadectwie służby;
2) wzór świadectwa służby;
3) tryb wydawania i prostowania świadectwa służby;
4) tryb przyznawania odszkodowania z tytułu szkody wyrządzonej niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa służby.

§ 2. Definicje pojęć używanych w rozporządzeniu

Użyte w rozporządzeniu określenia oznaczają:

1) ustawa – ustawę z dnia 9 kwietnia 2010 r. o Służbie Więziennej;
2) funkcjonariusz – funkcjonariusza Służby Więziennej, którego stosunek służbowy ustał;
3) przełożony właściwy w sprawach osobowych – przełożonego, o którym mowa w art. 32 oraz art. 63 ust. 2 ustawy;
4) świadectwo – świadectwo służby;
5) osoba uprawniona – uprawnionego do odprawy pośmiertnej członka rodziny zmarłego lub zaginionego funkcjonariusza albo inną osobę będącą spadkobiercą tego funkcjonariusza;
6) poczta – operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 1640 oraz z 2024 r. poz. 467, 1222 i 1717);
7) wyższy przełożony:
a) Ministra Sprawiedliwości – w odniesieniu do Dyrektora Generalnego Służby Więziennej, Szefa Inspektoratu Wewnętrznego Służby Więziennej oraz Rektora-Komendanta uczelni Służby Więziennej,
b) Dyrektora Generalnego Służby Więziennej – w odniesieniu do dyrektora okręgowego Służby Więziennej, Komendanta Centralnego Ośrodka Szkolenia Służby Więziennej, komendanta ośrodka szkolenia Służby Więziennej oraz komendanta ośrodka doskonalenia kadr Służby Więziennej bezpośrednio podległego Dyrektorowi Generalnemu Służby Więziennej,
c) dyrektora okręgowego Służby Więziennej ‒ w odniesieniu do dyrektora zakładu karnego, dyrektora aresztu śledczego oraz komendanta ośrodka doskonalenia kadr Służby Więziennej bezpośrednio podległego dyrektorowi okręgowemu Służby Więziennej. 

§ 3. Treść świadectwa, pouczenie i wzór formularza

1. Świadectwo wydane funkcjonariuszowi zawiera informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku służbowego oraz uprawnień z ubezpieczenia społecznego dotyczące:
1) okresu pełnienia służby oraz wymiaru czasu służby;
2) zajmowanego ostatnio stanowiska służbowego;
3) podstawy prawnej ustania stosunku służbowego;
4) okresu korzystania z:
a) urlopu macierzyńskiego lub urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego oraz ich wymiaru i części lub
b) uzupełniającego urlopu macierzyńskiego oraz jego wymiaru;
5) okresu korzystania z urlopu rodzicielskiego, podstawy prawnej udzielenia tego urlopu oraz jego wymiaru i części;
6) okresu urlopu wychowawczego wykorzystanego w trakcie służby, podstawy prawnej udzielenia tego urlopu oraz jego wymiaru i części;
7) okresu urlopu ojcowskiego oraz wymiaru i części tego urlopu;
8) sposobu rozliczenia funkcjonariusza z urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek służbowy;
9) okresu urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia;
10) okresu zawieszenia w czynnościach służbowych w przypadku, gdy funkcjonariusz nie został uniewinniony lub gdy postępowanie karne nie zostało umorzone albo gdy funkcjonariusz został ukarany karą dyscyplinarną wydalenia ze służby, oraz podstawy prawnej zawieszenia;
11) okresu korzystania w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek służbowy, ze zwolnienia od zajęć służbowych w celu osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny, w rozumieniu przepisów, o których mowa w art. 152 ustawy;
12) wykorzystania w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek służbowy, zwolnienia od zajęć służbowych przewidzianego w art. 188 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 oraz z 2024 r. poz. 878, 1222, 1871 i 1965);
13) wykorzystania w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek służbowy, zwolnienia od służby z powodu działania siły wyższej;
14) okresu korzystania w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek służbowy, z urlopu opiekuńczego;
15) potrąceń z uposażenia w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek służbowy, na zasadach określonych w art. 228 ustawy;
16) okresu pozostawania poza służbą, za który przyznano świadczenie określone w art. 223 ust. 1 ustawy.
2. Na świadectwie zamieszcza się pouczenie o prawie funkcjonariusza albo osoby uprawnionej do wystąpienia do przełożonego właściwego w sprawach osobowych z wnioskiem o sprostowanie świadectwa w terminie 7 dni od dnia doręczenia tego świadectwa, a w razie nieuwzględnienia tego wniosku przez przełożonego właściwego w sprawach osobowych – o prawie wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa do sądu pracy w terminie 14 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa przez przełożonego właściwego w sprawach osobowych, natomiast w przypadku niezawiadomienia przez przełożonego właściwego w sprawach osobowych o odmowie sprostowania świadectwa – o prawie wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa do sądu pracy.
3. Wzór formularza świadectwa jest określony w załączniku do rozporządzenia.

§ 4. Wydawanie i doręczanie świadectwa służby

1. Świadectwo wydaje funkcjonariuszowi przełożony właściwy w sprawach osobowych nie później niż w dniu ustania stosunku służbowego; przełożony właściwy w sprawach osobowych może upoważnić do wydania świadectwa inną osobę.
2. Świadectwo sporządza się w dwóch egzemplarzach na podstawie dokumentów zawartych w aktach osobowych funkcjonariusza.
3. Jeżeli wydanie świadectwa funkcjonariuszowi w jednostce organizacyjnej Służby Więziennej jest niemożliwe w dniu ustania stosunku służbowego, nie później niż w terminie 7 dni od dnia ustania stosunku służbowego świadectwo przesyła się za pośrednictwem poczty na adres znajdujący się w aktach osobowych funkcjonariusza lub do miejsca wskazanego przez funkcjonariusza albo doręcza się je w inny sposób. 
4. Jeżeli funkcjonariusz nie zgłasza się po odbiór świadectwa lub nie poinformuje przełożonego właściwego w sprawach osobowych o tym, w jaki sposób i na jaki adres należy je doręczyć, świadectwo zwrócone przez pocztę składa się w aktach osobowych funkcjonariusza.
5. Funkcjonariusz otrzymanie świadectwa potwierdza własnoręcznym podpisem na egzemplarzu świadectwa dołączanym do akt osobowych i umieszcza obok podpisu datę otrzymania świadectwa.
6. Świadectwo może odebrać osoba upoważniona przez funkcjonariusza na piśmie. W takim przypadku potwierdza ona otrzymanie świadectwa własnoręcznym podpisem i umieszcza obok podpisu datę otrzymania świadectwa.

§ 5. Świadectwo służby po śmierci lub zaginięciu funkcjonariusza

1. W razie wygaśnięcia stosunku służbowego z powodu śmierci lub stwierdzenia zaginięcia funkcjonariusza świadectwo sporządza się niezwłocznie i włącza do akt osobowych zmarłego lub zaginionego funkcjonariusza.
2. Świadectwo wydaje się na pisemny wniosek osoby uprawnionej.

§ 6. Tryb sprostowania świadectwa służby

1. Wniosek o sprostowanie świadectwa składa się do przełożonego właściwego w sprawach osobowych, który je wydał.
2. Przełożony właściwy w sprawach osobowych, o którym mowa w ust. 1, uwzględniając wniosek o sprostowanie świadectwa, wydaje nowe świadectwo w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku. Przepis § 4 ust. 2 stosuje się odpowiednio. Odmowa sprostowania świadectwa wymaga pisemnego uzasadnienia.
3. W razie nieuwzględnienia wniosku funkcjonariuszowi przysługuje w terminie 14 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa przez przełożonego właściwego w sprawach osobowych prawo do wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa do sądu pracy. W przypadku niezawiadomienia przez przełożonego właściwego w sprawach osobowych o odmowie sprostowania świadectwa żądanie sprostowania świadectwa wnosi się do sądu pracy.
4. Przełożony właściwy w sprawach osobowych może w każdym czasie z urzędu prostować w drodze postanowienia błędy pisarskie i rachunkowe oraz inne oczywiste omyłki w wydanym świadectwie. Na postanowienie o sprostowaniu z urzędu świadectwa przysługuje zażalenie. Zażalenie składa się do wyższego przełożonego w terminie 7 dni od dnia doręczenia postanowienia.

§ 7. Wydawanie nowego świadectwa służby

1. Nowe świadectwo w miejsce uprzednio wydanego wydaje się również w przypadku:
1) zmiany decyzji o zwolnieniu ze służby albo zmiany rozkazu personalnego o wygaśnięciu stosunku służbowego mających wpływ na treść świadectwa;
2) ponownego zwolnienia ze służby albo wygaśnięcia stosunku służbowego funkcjonariusza uprzednio mianowanego na stanowisko w trybie art. 222 ust. 1 ustawy;
3) prawomocnego umorzenia postępowania karnego o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe lub uniewinnienia prawomocnym wyrokiem sądu w sprawie, na podstawie której funkcjonariusza zawieszono w czynnościach służbowych;
4) uwzględnienia przez sąd pracy powództwa funkcjonariusza o sprostowanie świadectwa, w terminie 7 dni od dnia wpływu prawomocnego orzeczenia sądu w tej sprawie.
2. W świadectwie, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, uwzględnia się także okres służby objęty uprzednio wydanym świadectwem oraz okres, o którym mowa w § 3 ust. 1 pkt 16.
3. W razie wydania funkcjonariuszowi nowego świadectwa w przypadkach, o których mowa w ust. 1 i § 6 ust. 2 zdanie pierwsze, uprzednio sporządzone świadectwo usuwa się z jego akt osobowych i niszczy.

§ 8. Odszkodowanie za niewydanie lub niewłaściwe wydanie świadectwa

1. Wniosek o przyznanie odszkodowania, o którym mowa w art. 109 ust. 3 ustawy, składa się do przełożonego właściwego w sprawach osobowych.
2. Przełożony właściwy w sprawach osobowych przyznaje odszkodowanie za szkodę wyrządzoną funkcjonariuszowi wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa.
3. Funkcjonariuszowi przysługuje prawo wniesienia do sądu pracy odwołania od rozstrzygnięcia, o którym mowa w ust. 2, oraz od rozstrzygnięcia w przedmiocie odmowy przyznania odszkodowania za szkodę wyrządzoną funkcjonariuszowi wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa. 

§ 10. Przepisy przejściowe dotyczące świadectwa i odszkodowania

W sprawach wydania i sprostowania świadectwa oraz przyznawania odszkodowania z tytułu szkody wyrządzonej niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa wszczętych na podstawie przepisów dotychczasowych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe.

Załącznik

 WZÓR ..................................................... ................................................... ..................................................... ................................................... ŚWIADECTWO SŁUŻBY 1. Stwierdza się, że .......................................................................................................................... urodzony(-na): ................................................................................................................................. pełnił(a) służbę w Służbie Więziennej w okresie od ........................................................ do ...................................................................... w pełnym wymiarze czasu służby. Okres służby w Służbie Więziennej traktuje się jako pracę o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1631, z późn. zm.). 2. Zajmowane ostatnio stanowisko służbowe: ............................................................................... ......................................................................................................................................................... 3. Stosunek służbowy ustał na podstawie: ...................................................................................... ......................................................................................................................................................... 4. Okresy korzystania w trakcie służby z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego lub uzupełniającego urlopu macierzyńskiego: ......................................................................................................................................................... 5. Okresy korzystania w trakcie służby z urlopu rodzicielskiego: ......................................................................................................................................................... 6. Okresy korzystania w trakcie służby z urlopu wychowawczego: ......................................................................................................................................................... 7. Okresy korzystania w trakcie służby z urlopu ojcowskiego: .........................................................................................................................................................  8. Funkcjonariusz został rozliczony w całości z prawa do urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek służbowy. Funkcjonariusz w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek służbowy, wykorzystał: .... dni urlopu wypoczynkowego, w tym .... dni urlopu zaległego. Wypłacono ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy niewykorzystany w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek służbowy, oraz za urlopy zaległe, łącznie za .......... dni. 9. Okresy korzystania w trakcie służby z urlopu bezpłatnego: ......................................................................................................................................................... 10. Okresy zawieszenia w czynnościach służbowych w przypadku, gdy funkcjonariusz nie został uniewinniony lub gdy postępowanie karne nie zostało umorzone albo gdy funkcjonariusz został ukarany karą dyscyplinarną wydalenia ze służby: ......................................................................................................................................................... 11. Okresy korzystania w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek służbowy, ze zwolnienia od zajęć służbowych w celu sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny: ......................................................................................................................................................... 12. Wykorzystał(a) w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek służbowy, zwolnienie od zajęć służbowych przewidziane w art. 188 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465, z późn. zm.): ......................................................................................................................................................... 13. Wykorzystał(a) w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek służbowy, zwolnienie od zajęć służbowych z powodu działania siły wyższej: ................................................................................................................................... 14. Okresy korzystania w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek służbowy, z urlopu opiekuńczego: ......................................................................................................................................................... 15. Potrącenia z uposażenia, o których mowa w art. 228 ust. 1 ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o Służbie Więziennej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1869, z późn. zm.): ......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... 16. Okres pozostawania poza służbą, za który przyznano świadczenia określone w art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o Służbie Więziennej: ................................... miesięcy. ............................................................................................  POUCZENIE Funkcjonariusz albo osoba uprawniona do odprawy pośmiertnej członka rodziny zmarłego lub zaginionego funkcjonariusza, albo inna osoba będąca spadkobiercą tego funkcjonariusza mogą w ciągu 7 dni od dnia otrzymania świadectwa służby wystąpić z wnioskiem o jego sprostowanie. Wniosek o sprostowanie świadectwa składa się na piśmie do przełożonego właściwego w sprawach osobowych, który wydał świadectwo. W razie nieuwzględnienia wniosku funkcjonariuszowi albo osobie uprawnionej do odprawy pośmiertnej członka rodziny zmarłego lub zaginionego funkcjonariusza, albo innej osobie będącej spadkobiercą tego funkcjonariusza przysługuje w terminie 14 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa służby przez przełożonego właściwego w sprawach osobowych prawo do wystąpienia z żądaniem sprostowania tego świadectwa do sądu pracy. W przypadku niezawiadomienia przez przełożonego właściwego w sprawach osobowych o odmowie sprostowania świadectwa służby żądanie sprostowania świadectwa służby wnosi się do sądu pracy. Wykonano w 2 egz.: 1. adresat / Biuro Emerytalne; 2. akta osobowe.  SPOSÓB WYPEŁNIANIA ŚWIADECTWA SŁUŻBY 1. W pkt 4 – przełożony wydający świadectwo służby wskazuje wykorzystany urlop macierzyński, urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego lub uzupełniający urlop macierzyński tylko w przypadku, gdy funkcjonariusz ze względu na wiek dziecka może korzystać z takiego urlopu w kolejnym stosunku pracy; w przypadku gdy funkcjonariusz wykorzystywał więcej niż jeden urlop macierzyński, urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego lub uzupełniający urlop macierzyński, przełożony wydający świadectwo służby wskazuje odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci, podając imię i nazwisko dziecka. 2. W pkt 5 – przełożony wydający świadectwo służby wskazuje wykorzystany urlop rodzicielski tylko w przypadku, gdy funkcjonariusz ze względu na wiek dziecka może korzystać z takiego urlopu w kolejnym stosunku pracy; w przypadku gdy funkcjonariusz wykorzystywał więcej niż jeden urlop rodzicielski, przełożony wydający świadectwo służby wskazuje odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci, podając imię i nazwisko dziecka. 3. W pkt 6 – w przypadku gdy funkcjonariusz wykorzystał więcej niż jeden urlop wychowawczy, przełożony wydający świadectwo służby wskazuje odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci, podając imię i nazwisko dziecka. 4. W pkt 7 – przełożony wydający świadectwo służby wskazuje wykorzystany urlop ojcowski tylko w przypadku, gdy funkcjonariusz ze względu na wiek dziecka może korzystać z takiego urlopu w kolejnym stosunku pracy; w przypadku gdy funkcjonariusz wykorzystywał więcej niż jeden urlop ojcowski, przełożony wydający świadectwo służby wskazuje odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci, podając imię i nazwisko dziecka. 5. W pkt 10 – przełożony wydający świadectwo służby nie wskazuje okresów zawieszenia w czynnościach służbowych w przypadku, gdy: 1) funkcjonariusz został uniewinniony; 2) postępowanie karne zostało umorzone; 3) funkcjonariusz nie został ukarany karą dyscyplinarną wydalenia ze służby.