Rozdział 8. Warunki techniczne i organizacyjne prowadzenia działalności
Rozdział 8
Warunki techniczne i organizacyjne prowadzenia działalności
1. Towarzystwo umożliwia klientom oraz uczestnikom funduszy bezpłatne składanie reklamacji w związku z dzia łalnością prowadzoną przez towarzystwo, fundusz lub podmiot działający na rzecz funduszu.
2. Towarzystwo opracowuje i wdraża procedurę określającą sposób i termin załatwiania reklamacji składanych przez klientów oraz uczestników funduszy. Procedura ta jest udostępniana klientowi oraz uczestnikowi funduszu bezpłatnie na jego żądanie.
1. Towarzystwo prowadzi rejestr otrzymanych reklamacji zawierający informacje o reklamacjach w związku z działalnością prowadzoną przez towarzystwo, fundusz lub podmiot działający na rzecz funduszu złożonych w danym roku kalendarzowym oraz o sposobie i terminie ich załatwienia.
2. W rejestrze reklamacji umieszcza się następujące dane:
1) imię i nazwisko lub firmę (nazwę) składającego reklamację;
2) datę złożenia reklamacji;
3) przedmiot reklamacji;
4) środki podjęte w celu załatwienia reklamacji;
5) termin załatwienia reklamacji;
6) opis ostatecznego rozstrzygnięcia.
1. Pomieszczenia, w których towarzystwo prowadzi działalność, powinny być zabezpieczone przed niekontrolo wanym dostępem osób nieuprawnionych.
2. Pomieszczenia, w których jest prowadzona obsługa klientów i uczestników funduszu, powinny być wydzielone w sposób uniemożliwiający osobom nieuprawnionym niekontrolowany dostęp do pozostałych pomieszczeń towarzystwa.
3. Sposób organizacji towarzystwa powinien gwarantować bezpieczeństwo obsługi klientów i uczestników funduszy oraz przechowywanych dokumentów i danych.
1. W towarzystwie funkcjonuje sformalizowany system zarządzania bezpieczeństwem środowiska teleinforma tycznego, zapewniający adekwatny do poziomu ryzyka poziom bezpieczeństwa informacji.
2. Towarzystwo wprowadza zabezpieczenia urządzeń uniemożliwiające nieuprawniony dostęp do systemów teleinfor matycznych i przetwarzania danych.
3. Systemy teleinformatyczne towarzystwa powinny być zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem do danych przetwarzanych przez te systemy.
4. Towarzystwo opracowuje i wdraża wewnętrzne procedury dostępu do jego systemów teleinformatycznych oraz po siada odpowiednie zasady oraz mechanizmy techniczne zapewniające właściwy poziom kontroli dostępu logicznego do danych i informacji oraz dostępu fizycznego do kluczowych elementów infrastruktury teleinformatycznej, umożliwiające jego odtworzenie wraz z historią modyfikacji i przetwarzania danych.
5. Urządzenia i systemy teleinformatyczne towarzystwa powinny być zabezpieczone przed utratą danych spowodowaną awarią, zakłóceniami lub zdarzeniami losowymi. W celu zapewnienia ciągłości obsługi i pracy systemów informatycznych towarzystwo, co najmniej raz dziennie, tworzy kopię bazy danych lub stosuje inne środki techniczne umożliwiające odtwo rzenie danych oraz podjęcie pracy systemów teleinformatycznych w przypadku awarii lub utraty części lub całości danych w podstawowych bazach danych. Kopie bazy danych przechowywane są w innej lokalizacji niż podstawowe centrum prze twarzania danych.
1. Miejsca, w których jest prowadzona działalność, powinny posiadać urządzenia telekomunikacyjne umożliwiające stały i bezpośredni kontakt z centralą towarzystwa, a także zapewniające sprawną obsługę klientów i uczestników funduszy.
2. Pomieszczenie, w którym jest prowadzona działalność, powinno posiadać wyodrębnione miejsce umożliwiające klientom złożenie zlecenia z zachowaniem poufności.
1. Towarzystwo ustanawia odpowiednie procedury regulujące funkcjonowanie procesów zarządzania ciągłością działania towarzystwa, uwzględniające szczególne uwarunkowania związane ze specyfiką jego działalności oraz środowi skiem teleinformatycznym i przetwarzanymi w nim danymi.
2. Towarzystwo identyfikuje w obrębie jego działalności procesy, które warunkują możliwość prowadzenia działalności przez towarzystwo (procesy kluczowe), oraz procesy, w przypadku których szybkie odzyskanie sprawności działania może mieć istotne znaczenie z punktu widzenia ciągłości działania towarzystwa (procesy krytyczne).
3. Towarzystwo identyfikując procesy uwzględnia w ramach tych procesów także czynności związane z działalnością prowadzoną przez towarzystwo powierzone do wykonywania podmiotom, o których mowa w art. 45a ust. 1 ustawy.
4. Towarzystwo wyznacza właściciela procesu dla każdego procesu oraz opracowuje dokumentację procesów kluczo wych i krytycznych.
5. Towarzystwo powinno posiadać system regularnego monitorowania procesów, umożliwiający ich skuteczną kontrolę i stały dostęp do informacji przetwarzanych w ramach tych procesów oraz zapewniający bieżący nadzór nad czynnościami wykonywanymi w ich ramach, w tym także nad czynnościami, których wykonanie zostało powierzone podmiotom, o któ rych mowa w art. 45a ust. 1 ustawy.
6. W ramach systemu regularnego monitorowania procesów, o którym mowa w ust. 5, towarzystwo zapewnia, aby spo sób realizacji procesów umożliwiał jednoznaczną identyfikację podmiotów, o których mowa w art. 45a ust. 1 ustawy, oraz pracowników towarzystwa i pracowników podmiotów, o których mowa w art. 45a ust. 1 ustawy, którzy wykonali poszcze gólne czynności w ramach procesów kluczowych i krytycznych oraz określenie czasu wykonania tych czynności.
7. Za prawidłowy przebieg procesu odpowiada właściciel procesu, w szczególności sprawuje on bieżący nadzór nad czynnościami wykonywanymi w ramach danego procesu.
8. W odniesieniu do procesów kluczowych i krytycznych towarzystwo powinno posiadać opracowane i wprowadzone:
1) plany utrzymania ciągłości działania zapewniające ciągłe i niezakłócone działanie towarzystwa oraz świadczenie usług na rzecz klientów,
2) plany awaryjne służące zapewnieniu możliwości prowadzenia bieżącej działalności towarzystwa i świadczenia usług oraz ograniczeniu strat w przypadku wystąpienia niekorzystnych zdarzeń wewnętrznych i zewnętrznych mogących poważnie zakłócić tę działalność
zapewniające nieprzerwane, należyte działanie towarzystwa w obrębie procesów kluczowych i procesów krytycznych.
9. W przypadku procesów kluczowych i krytycznych, w ramach których wykonywane są czynności, których wykonywanie zostało powierzone podmiotom, o których mowa w art. 45a ust. 1 ustawy, towarzystwo jest obowiązane do weryfikacji jakości i skuteczności planów ciągłości działania i planów awaryjnych tych podmiotów, w szczególności czy zapewniają one ciągłe i niezakłócone prowadzenie działalności w zakresie dotyczącym wykonywania czynności powierzonych przez towarzystwo.
10. W przypadku, o którym mowa w ust. 9, jeżeli jest to istotne dla prawidłowego wykonywania przez towarzystwo obowiązków określonych przepisami prawa lub ciągłości i stabilności prowadzenia przez towarzystwo działalności, plany utrzymania ciągłości działania i plany awaryjne towarzystwa, o których mowa w ust. 8, powinny przewidywać możliwość niezwłocznego wykonywania przez towarzystwo czynności powierzonych podmiotom, o których mowa w art. 45a ust. 1 ustawy, lub powierzenia wykonywania tych czynności innym podmiotom, o których mowa w art. 45a ust. 1 ustawy, na wy padek zaprzestania wykonywania czynności wykonywanych w ramach procesów kluczowych lub krytycznych przez pod mioty, którym wykonywanie tych czynności zostało powierzone.
11. Do procesów obejmujących wyłącznie czynności, o których mowa w art. 45a ust. 8 ustawy, niemających istotnego znaczenia dla prawidłowego wykonywania przez towarzystwo obowiązków określonych przepisami prawa, sytuacji finan sowej towarzystwa, ciągłości lub stabilności prowadzenia przez towarzystwo działalności oraz niebędących procesami klu czowymi albo krytycznymi, nie stosuje się przepisów ust. 3–7.
Pełna treść aktu: w sprawie sposobu, trybu oraz warunków prowadzenia działalności przez towarzystwa funduszy inwestycyjnych.