Rozdział 7. Dokumentowanie źródeł będących podstawą decyzji inwestycyjnych oraz przechowywanie i archiwizowanie dokumentów i innych nośników informacji związanych z działalnością funduszy inwestycyjnych i towarzystwa
Rozdział 7
Dokumentowanie źródeł będących podstawą decyzji inwestycyjnych oraz przechowywanie i archiwizowanie dokumentów i innych nośników informacji związanych z działalnością funduszy inwestycyjnych i towarzystwa
1. Towarzystwo dokumentuje źródła będące podstawą decyzji inwestycyjnych dotyczących funduszy, zbiorczego portfela papierów wartościowych, towarzystwa oraz portfeli klientów, dla których świadczy usługę zarządzania portfelami, w skład których wchodzi jeden lub większa liczba instrumentów finansowych, w szczególności przez:
1) określenie dokumentu strategii inwestycyjnej, o ile transakcja została zawarta w ramach tej strategii, lub
2) przechowywanie decyzji jednostek organizacyjnych towarzystwa, które biorą udział w procesie podejmowania decy zji inwestycyjnych, oraz innych dokumentów służących podjęciu takich decyzji, w szczególności analiz, danych o ra tingach, raportów, w tym sporządzonych przez towarzystwo lub na jego zlecenie.
2. Dokumenty, o których mowa w ust. 1 pkt 2, powinny być wystarczające do udokumentowania i uzasadnienia decyzji inwestycyjnych podjętych przez towarzystwo.
3. W przypadku transakcji, które nie zostały zawarte w ramach przyjętej strategii inwestycyjnej funduszu, strategii in westycyjnej zbiorczego portfela lub strategii inwestycyjnej portfela, dokumentowanie źródeł będących podstawą decyzji inwestycyjnej następuje w sposób wskazany w ust. 1 pkt 2.
4. Dokument strategii inwestycyjnej i jego zmiany są zatwierdzane przez upoważnioną jednostkę organizacyjną towa rzystwa, w sposób zgodny z procedurami wewnętrznymi, z wyłączeniem przypadku gdy dokument strategii inwestycyjnej został sporządzony na potrzeby świadczenia przez towarzystwo usługi zarządzania portfelami, w skład których wchodzi jeden lub większa liczba instrumentów finansowych, a dokument ten oraz jego zmiany są zatwierdzane przez klienta, na rzecz którego towarzystwo świadczy tę usługę.
§ 68. Dokumentowanie źródeł decyzji przy zleceniu zarządzania
Jeżeli towarzystwo zleciło zarządzanie portfelem inwestycyjnym funduszu lub jego częścią podmiotowi, o którym mowa w art. 45a ust. 1 ustawy, dokumentowanie źródeł będących podstawą decyzji inwestycyjnych prowadzone jest przez towarzystwo lub ten podmiot w sposób zapewniający stały dostęp towarzystwa do informacji, o których mowa w § 67 ust. 1.
1. Dokumenty powinny być przechowywane na takim nośniku informacji, na jakim zostały sporządzone lub otrzy mane przez towarzystwo, z tym że dokumenty sporządzone lub otrzymane za pomocą informatycznych nośników danych powinny być przechowywane na informatycznych nośnikach danych umożliwiających odczytanie treści informacji zawar tych w tych dokumentach przez cały okres ich przechowywania.
2. W przypadku gdy dokumenty stanowiące źródła będące podstawą jakiejkolwiek decyzji inwestycyjnej oraz pozostała dokumentacja związana z podejmowaniem decyzji inwestycyjnych są przetwarzane w strumieniach informacyjnych poczty elektronicznej, archiwizowaniu i przechowywaniu podlegają kompletne pliki magazynów poczty elektronicznej zawierają ce przedmiotową korespondencję.
3. Dokumenty oraz inne nośniki informacji zawierające dane, które towarzystwo ma obowiązek przechowywać i archi wizować, powinny być przechowywane w sposób zapewniający bezpieczeństwo informacji, uniemożliwiający dostęp do nich przez osoby nieupoważnione oraz umożliwiający kontrolę dostępu, zapewniającą możliwość śledzenia zmian i prze twarzania danych.
1. Sposób prowadzenia archiwum powinien zapewniać bezpieczeństwo przechowywania w nim dokumentów i innych nośników informacji.
2. Towarzystwo zapewnia należyte zabezpieczenie pomieszczeń, w których jest prowadzone archiwum, prowadzi ewi dencję korzystania z archiwum oraz wyznacza osobę odpowiedzialną za prowadzenie archiwum.
§ 71. Niezwłoczny wgląd do dokumentów i danych
Towarzystwo zapewnia osobom upoważnionym niezwłoczny wgląd do dokumentów oraz danych, o których mo wa w § 69 ust. 3.
Pełna treść aktu: w sprawie sposobu, trybu oraz warunków prowadzenia działalności przez towarzystwa funduszy inwestycyjnych.