Rozdział 3
Procedura certyfikacji
1. Podmiot certyfikujący w toku procedury certyfikacji współdziała z wykonawcą.
2. Procedura certyfikacji obejmuje sprawdzenie podmiotowych środków dowodowych oraz dokumentów, oświadczeń i informacji, w szczególności:
1) sprawdzenie informacji o wykonawcy w Krajowym Rejestrze Sądowym, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub w innych dostępnych rejestrach publicznych w rozumieniu art. 3 pkt 5 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2025 r. poz. 1703 oraz z 2026 r. poz. 160);
2) wystąpienie do Krajowego Rejestru Karnego o udzielenie informacji o wykonawcy lub urzędującym członku jego organu zarządzającego lub nadzorczego, wspólniku spółki w spółce jawnej lub partnerskiej albo komplementariuszu w spółce komandytowej lub komandytowo-akcyjnej lub prokurencie;
3) wystąpienie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w celu ustalenia, czy wykonawca nie zalega z opłaceniem podatków i opłat – w przypadku gdy wykonawca złożył oświadczenie, o którym mowa w art. 18 ust. 3 ustawy;
4) wystąpienie do właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub właściwego oddziału regionalnego lub właściwej placówki terenowej Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego w celu ustalenia, czy wykonawca nie zalega z opłaceniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne – w przypadku gdy wykonawca złożył oświadczenie, o którym mowa w art. 18 ust. 3 ustawy;
5) sprawdzenie w Biuletynie Zamówień Publicznych, o którym mowa w art. 267 Prawa zamówień publicznych, ogłoszenia o wykonaniu umowy w sprawie zamówienia publicznego w celu ustalenia w szczególności, czy wykonawca naruszył obowiązki zawodowe, o których mowa w art. 109 ust. 1 pkt 5 Prawa zamówień publicznych, należycie wykonał zobowiązania wynikające z zawartych umów w sprawie zamówienia publicznego lub umów koncesji lub posiada zdolności techniczne lub zawodowe, w szczególności niezbędne doświadczenie;
6) wystąpienie o udzielenie informacji dotyczących wykonawcy do biura informacji gospodarczej, o którym mowa w ustawie z dnia 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych (Dz. U. z 2025 r. poz. 85 oraz z 2026 r. poz. 176);
7) wystąpienie o informacje dotyczące wykonawcy do podmiotów, z którymi wykonawca podejmował współpracę bezpośrednio lub za pośrednictwem podmiotu trzeciego.
3. W przypadku gdy wykonawca nie złoży oświadczenia, o którym mowa w art. 18 ust. 3 ustawy, podmiot certyfikujący sprawdza informacje dotyczące niezalegania przez wykonawcę z opłacaniem podatków i opłat oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, na podstawie podmiotowych środków dowodowych przekazywanych przez wykonawcę, potwierdzających brak tych zaległości.
§ 7. Wyjaśnienia wątpliwości dotyczących dokumentów wykonawcy
W przypadku gdy podmiot certyfikujący w toku procedury certyfikacji poweźmie wątpliwości dotyczące otrzymanych od wykonawcy podmiotowych środków dowodowych oraz dokumentów, oświadczeń i informacji, lub pozyskanych samodzielnie na podstawie art. 20 ust. 4 ustawy podmiotowych środków dowodowych, zwraca się do wykonawcy o wyjaśnienie jego sytuacji podmiotowej, wyznaczając mu termin na przedstawienie wyjaśnień niekrótszy niż 5 dni roboczych od dnia zwrócenia się o wyjaśnienie, o ile umowa nie stanowi inaczej.
1. Podmiot certyfikujący powołuje zespół do przeprowadzenia procedury certyfikacji, zwany dalej „zespołem oceniającym”, w skład którego wchodzą osoby pozostające w stosunku pracy z podmiotem certyfikującym lub osoby zatrudnione przez ten podmiot na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia albo innej umowy o podobnym charakterze, które posiadają wiedzę i doświadczenie z zakresu zamówień publicznych.
2. Pracownicy oraz osoby wchodzące w skład zespołu oceniającego zapewniają zachowanie obiektywizmu, przejrzystości i rzetelności w toku procedury certyfikacji, a dodatkowo w okresie w którym wchodzą w skład zespołu oceniającego:
1) nie wystąpiły z wnioskiem o certyfikację;
2) nie pozostają z wykonawcą lub jego zastępcą prawnym, członkiem organu zarządzającego lub organu nadzorczego w związku małżeńskim, we wspólnym pożyciu, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia oraz nie są z nimi związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli;
3) w okresie 3 lat przed dniem wszczęcia procedury certyfikacji nie pozostawały w stosunku pracy lub innym stosunku cywilnoprawnym o podobnym charakterze z wykonawcą, nie otrzymywały od wykonawcy wynagrodzenia z innego tytułu, a także nie były członkami organu zarządzającego lub organu nadzorczego wykonawcy;
4) nie pozostają z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z prowadzoną procedurą certyfikacji z uwagi na posiadanie bezpośredniego lub pośredniego interesu finansowego, ekonomicznego lub osobistego w udzieleniu certyfikacji.
1. Po przeprowadzeniu procedury certyfikacji przez zespół oceniający podmiot certyfikujący podejmuje decyzję o udzieleniu certyfikacji albo odmowie jej udzielenia, oraz zawiadamia wykonawcę odpowiednio o:
1) udzieleniu certyfikacji, w tym o terminie zamieszczenia informacji o udzieleniu certyfikacji oraz certyfikatu wykonawcy zamówień publicznych w bazie certyfikacji,
2) odmowie udzielenia certyfikacji, w tym o terminie zamieszczenia informacji o odmowie udzielenia certyfikacji w bazie certyfikacji ‒ w formie pisemnej lub w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
2. Informacja, o której mowa w ust. 1 pkt 2, zawiera uzasadnienie faktyczne i prawne odmowy udzielenia certyfikacji oraz pouczenie o możliwości złożenia zastrzeżeń zgodnie z art. 23 ustawy.
§ 10. Rozpatrywanie zastrzeżeń przez odrębny zespół
W przypadku złożenia przez wykonawcę zastrzeżeń na odmowę udzielenia certyfikacji, podmiot certyfikujący powołuje zespół do ich rozpatrzenia, w skład którego wchodzą pracownicy lub osoby, o których mowa w § 8 ust. 1, które nie brały udziału w procedurze certyfikacji, której dotyczą zastrzeżenia. Przepis § 8 ust. 2 stosuje się.
§ 11. Dokumentowanie i przechowywanie czynności certyfikacji
Czynności podejmowane w toku procedury certyfikacji, w tym sposób weryfikacji wymagań dla osób powołanych do zespołu oceniającego, są dokumentowane w sposób zapewniający możliwość sprawdzenia przebiegu ich wykonania oraz ich treści, a także dokładnego ich odtworzenia, oraz przechowywane do końca okresów, o których mowa w art. 15 ust. 3 ustawy, w formie elektronicznej, w formie pisemnej lub w postaci elektronicznej.