§ 15. Oznaczanie dokumentów kopiowanych lub tłumaczonych
1. Na dokumencie nieelektronicznym wytworzonym w wyniku kopiowania lub tłumaczenia umieszcza się:
1) w przypadku kopii — na pierwszej stronie sygnaturę, o której mowa w § 5 ust. 1 pkt 1 lit. c;
2) w pozostałych przypadkach — odpowiednio oznaczenia, o których mowa w § 5;
3) na wszystkich stronach:
a) w przypadku kopiowania napis „Wydruk”, „Kopia”, „Odpis”, „Wyciąg” albo „Wypis”,
b) w przypadku tłumaczenia napis „Tłumaczenie z języka (nazwa języka)” oraz podpis, imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące osobę dokonującą tłumaczenia;
4) na ostatniej stronie w przypadku kopiowania dodatkowo potwierdzenie zgodności z oryginałem zawierające:
a) napis „Za zgodność”,
b) odcisk pieczęci z nazwą jednostki lub komórki organizacyjnej, w której wytworzono dokument,
c) podpis, imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące kierownika jednostki lub komórki organizacyjnej, w której dokonano kopiowania, albo osobę przez niego upoważnioną.
2. Wytworzenie dokumentu w wyniku kopiowania lub tłumaczenia dokumentu nieelektronicznego odnotowuje się na ostatniej stronie dokumentu kopiowanego lub tłumaczonego przez umieszczenie informacji o:
1) nazwie jednostki lub komórki organizacyjnej, w której wytworzono dokument;
2) liczbie egzemplarzy dokumentu wytworzonego;
3) dacie wytworzenia dokumentu;
4) numerze, pod jakim wytworzony dokument został zarejestrowany.
3. Informacje, o których mowa w ust. 2 pkt 1—3, umieszcza się przed wytworzeniem dokumentu w wyniku kopiowania lub tłumaczenia, natomiast numer, pod jakim został on zarejestrowany, umieszcza się po wytworzeniu.
4. W przypadku kopiowania lub tłumaczenia dokumentu elektronicznego informacje, o których mowa w ust. 2 pkt 1—4, umieszcza się w jego metryce.
16761 —5. W metryce dokumentu elektronicznego wytworzonego w wyniku kopiowania lub tłumaczenia umieszcza się:
1) informacje, o których mowa w § 6;
2) odpowiednio informację: „Odwzorowanie cyfrowe”, „Kopia”, „Odpis”, „Wyciąg”, „Wypis” albo „Tłumaczenie z języka (nazwa języka)”;
3) imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące osobę dokonującą kopiowania albo tłumaczenia.
6. W przypadku dokumentu o klauzuli „zastrzeżone” dopuszcza się odstąpienie od umieszczenia oznaczeń, o których mowa w ust. 1 pkt 3 i 4, ust. 2 i 4 oraz ust. 5 pkt 2 i 3.
7. W przypadku wytwarzania dokumentów w wyniku kopiowania lub tłumaczenia materiałów archiwalnych zgromadzonych w archiwach państwowych albo archiwach wyodrębnionych nie dokonuje się czynności, o których mowa w ust. 2, z tym że do materiałów archiwalnych dołącza się kartę informacyjną, na której każdorazowo umieszcza się informację o wytworzeniu dokumentów w wyniku kopiowania lub tłumaczenia, z uwzględnieniem informacji, o których mowa w ust. 2.
Tekst przepisu: akt wydany przez Prezesa Rady Ministrów, Dziennik Ustaw z 2011 r. poz. 1692.Indeks rzeczowy, tytuł redakcyjny i interpretacja przepisu: Kancelarium.