Rozdział 3. Sposób sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych
Rozdział 3
Sposób sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych
1. Pisma wnoszone za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej sporządza się w formacie danych XML na podstawie wzorów dokumentów elektronicznych umieszczonych w centralnym repozytorium lub lokalnym repozytorium.
2. Załączniki dodawane do pism zapisuje się w formatach danych i w sposób uwzględniający przepisy wydane na podstawie art. 18 ustawy.
3. We wzorach dokumentów elektronicznych jest określony zakres użytkowy i sposób wizualizacji dokumentów elektronicznych tworzonych na ich podstawie.
§ 18. Zawartość wzoru dokumentu elektronicznego
Wzór dokumentu elektronicznego przekazywany do centralnego repozytorium zawiera:
1) określenie struktury pism tworzonych na podstawie tego wzoru zdefiniowane w formacie danych XSD;
2) ustalenie sposobu wizualizacji pism tworzonych na podstawie tego wzoru zdefiniowane w formacie danych XSL;
3) metadane opisujące wzór dokumentu elektronicznego określające w szczególności:
a) twórcę wzoru — rozumianego jako podmiot odpowiedzialny za ten wzór, w tym zgodność wzoru z przepisami prawa,
b) podstawę prawną — w przypadku gdy istnieje przepis prawa wymagający złożenia pisma w określonej formie lub według określonego wzoru,
c) tytuł wzoru — wskazujący w sposób zwięzły zakres użytkowy dokumentów, które mają być tworzone na podstawie wzoru,
d) opis — wskazujący zakres stosowania wzoru
określone w formacie danych XML.
§ 19. Zamieszczanie ogólnego wzoru elektronicznego w repozytorium
Minister zamieszcza w centralnym repozytorium ogólny wzór elektroniczny przeznaczony do tworzenia pism w postaci elektronicznej wnoszonych za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej lub doręczanych przez podmioty publiczne za poświadczeniem doręczenia, w przypadkach gdy łącznie spełnione są następujące warunki:
1) w przepisach odrębnych nie został określony organ właściwy do określenia wzoru;
2) podmiot publiczny, do którego kierowane jest podanie, żądanie, wyjaśnienie lub inna czynność w postaci elektronicznej, nie określił wzoru dokumentu elektronicznego umożliwiającego załatwienie danej sprawy w tym podmiocie;
3) przepisy prawa nie wskazują jednoznacznie, że jedynym skutecznym sposobem przekazania informacji jest jej doręczenie na piśmie w postaci papierowej.
1. W ogólnym wzorze elektronicznym, o którym mowa w § 19, w szczególności są wyodrębnione następujące elementy struktury pisma:
1) rodzaj pisma w zależności od potrzeb, w tym: wniosek, zawiadomienie, decyzja, postanowienie, skarga, stanowiącego dookreślenie typu dokumentu elektronicznego, o którym mowa w NES;
2) tytuł odnoszący się do treści pisma, o którym mowa w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206, poz. 1517);
3) odbiorca lub odbiorcy pisma — w sposób umożliwiający automatyczne wyodrębnienie następujących cech informacyjnych, jeżeli zostały one podane:
a) nazwa oraz numer REGON podmiotu niebędącego osobą fizyczną, jeżeli odbiorcą nie jest osoba fizyczna,
b) nazwisko i imiona oraz numer PESEL osoby fizycznej, jeżeli odbiorcą jest osoba fizyczna,
c) adres podmiotu, o którym mowa w lit. a lub b, w tym:
kod pocztowy,
miejscowość,
ulicę,
budynek,
lokal;
4) twórca lub twórcy pisma — podmiot odpowiedzialny za treść pisma — w sposób umożliwiający automatyczne wyodrębnienie cech informacyjnych, o których mowa w pkt 3, jeżeli zostały one podane.
12153 —2. Ogólny wzór elektroniczny umożliwia formato-wanie tekstu pisma, w tym co najmniej wstawianie nowych akapitów.
§ 21. Elementy struktury pism tworzonych na podstawie wzoru
Ustalona struktura pisma, o której mowa w § 18 pkt 1, zapewnia, że pisma powstałe na podstawie danego wzoru zawierają:
1) jednoznacznie oznaczone niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych, o których mowa w NES;
2) niepowtarzalny identyfikator wzoru, na podstawie którego zostały stworzone.
1. W przypadku gdy podpisany i doręczony do podmiotu publicznego lub przez podmiot publiczny dokument elektroniczny jest pismem przeznaczo-nym do przeczytania przez człowieka, dokument ten powinien być możliwy do zwizualizowania bez potrzeby korzystania z centralnego repozytorium lub lokalnego repozytorium.
2. Wizualizacja nie musi być identyczna ze wzorem nieelektronicznym, ale musi zawierać dane w układzie niepozostawiającym wątpliwości co do treści i kontekstu zapisanych informacji, w sposób zgodny z tym wzorem.
§ 23. Nieodpłatna weryfikacja pism i poświadczeń odbioru
Podmiot publiczny umożliwia nieodpłatnie:
1) weryfikację zgodności pisma wnoszonego do tego podmiotu lub przez ten podmiot doręczanego, ze wzorem dokumentu elektronicznego oraz weryfikację podpisu osoby, która podpisała pismo;
2) weryfikację autentyczności urzędowych poświadczeń odbioru i prezentację czasu ich podpisania.
§ 24. Identyfikator wzoru w dokumencie elektronicznym
Formularz elektroniczny wpisuje do każdego dokumentu elektronicznego niepowtarzalny identyfikator wzoru, na podstawie którego dokument został stworzony.