Rozdział 8. Warunki i tryb przechowywania, niszczenia oraz przekazywania archiwom państwowym akt spraw sądowych
Rozdział 8
Warunki i tryb przechowywania, niszczenia oraz przekazywania archiwom państwowym akt spraw sądowych
§ 24. Przechowywanie akt zakończonych spraw
Akta zakończonych spraw sądowych przechowuje się w archiwach zakładowych przez okresy wymienione w rozporządzeniu, stosując właściwe zabezpieczenia przed dostępem osób postronnych, a także spełniając wymogi bezpieczeństwa przed utratą i zniszczeniem.
1. Elektroniczne repertorium lub inne urządzenie ewidencyjne, łącznie z metadanymi, przechowuje się w sposób zapewniający bezpieczeństwo i integralność ich treści oraz możliwość wyodrębnienia metadanych.
2. Przez metadane rozumie się zestaw logicznie powiązanych z elektronicznym repertorium lub innym urządzeniem ewidencyjnym i usystematyzowanych informacji opisujących to repertorium lub urządzenie, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowywanie oraz zarządzanie nim.
3. Metadanymi będącymi niezbędnymi elementami struktury elektronicznego repertorium lub innego urządzenia ewidencyjnego są:
1) identyfikator - jednoznaczny znacznik elektronicznego repertorium lub innego urządzenia ewidencyjnego, który umożliwia jego identyfikację;
2) twórca - dane identyfikujące podmiot odpowiedzialny za treść elektronicznego repertorium lub innego urządzenia ewidencyjnego, w szczególności nazwa sądu, wydziału lub sekcji, o ile występuje;
3) tytuł - nazwa nadana elektronicznemu repertorium lub innemu urządzeniu ewidencyjnemu, a w przypadku zmiany - ujawniająca jej dokonanie;
4) data - rok, którego dotyczy elektroniczne repertorium lub inne urządzenie ewidencyjne;
5) format - nazwa formatu albo formatów danych zastosowanych przy tworzeniu elektronicznego repertorium lub innego urządzenia ewidencyjnego;
6) dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić elektroniczne repertorium lub inne urządzenie ewidencyjne;
7) typ - określenie podstawowego typu elektronicznego repertorium lub innego urządzenia ewidencyjnego (w szczególności tekst) na podstawie listy typów Dublin Core Metadata Initiative;
8) relacja - określenie bezpośredniego powiązania elektronicznego repertorium lub innego urządzenia ewidencyjnego z innym dokumentem i rodzaju tego powiązania;
9) grupowanie - wskazanie przynależności elektronicznego repertorium lub innego urządzenia ewidencyjnego do zbioru dokumentów;
10) kwalifikacja - kategoria archiwalna, do jakiej należy elektroniczne repertorium lub inne urządzenie ewidencyjne;
11) język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne określenie języka, o ile nie występuje w normie;
12) opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści elektronicznego repertorium lub innego urządzenia ewidencyjnego;
13) uprawnienia - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania elektronicznym repertorium lub innym urządzeniem ewidencyjnym.
§ 24b. System teleinformatyczny jako archiwum
System teleinformatyczny obsługujący postępowanie sądowe spełnia funkcję archiwum zakładowego w odniesieniu do akt spraw prowadzonych w tym systemie oraz tytułów wykonawczych obejmujących orzeczenia wydane w postępowaniach prowadzonych w tym systemie.
1. Akta spraw rozpoznawanych w elektronicznym postępowaniu upominawczym, które na skutek wniesienia sprzeciwu, odmowy wydania nakazu zapłaty lub uchylenia nakazu zostały przekazane do sądu właściwego innego niż sąd prowadzący elektroniczne postępowanie upominawcze, są przechowywane w tym sądzie.
2. Pomocnicze zbiory dokumentów dotyczące spraw sądowych przekazanych z elektronicznego postępowania upominawczego do innego postępowania, które wobec braku żądania właściwego sądu nie zostały włączone do akt, podlegają przekazaniu do archiwum zakładowego po upływie roku od przekazania sprawy do innego sądu.
1. Okresy przechowywania akt w sądzie liczy się od początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym ukończono czynności sądowe związane z wykonaniem orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie.
2. Jeżeli nie zachodzi potrzeba wykonywania czynności wymienionych w ust. 1, okres przechowywania akt liczy się od uprawomocnienia się orzeczenia lub zarządzenia.
3. W przypadkach, o których mowa w § 24c ust. 1, okres przechowywania akt w sądzie prowadzącym elektroniczne postępowanie upominawcze liczy się od dnia uprawomocnienia się postanowienia o przekazaniu sprawy.
4. Przepis ust. 3 stosuje się odpowiednio do pomocniczych zbiorów dokumentów, o których mowa w § 24c ust. 2.
1. Po zakończeniu postępowania sądowego przewodniczący rozprawy lub posiedzenia zalicza akta do odpowiedniej kategorii i wskazuje okres ich przechowywania.
1a. Prezes sądu może wyznaczyć do czynności, o których mowa w ust. 1, referendarza sądowego lub asystenta sędziego, a w wyjątkowych przypadkach - kierownika sekretariatu.
2. Zaliczenia do kategorii A akt wymienionych w § 7, 10, 13, 17 i 20 dokonuje co 5 lat sędzia, referendarz sądowy lub asystent sędziego wyznaczony do tej czynności przez prezesa sądu.
3. Akta spraw o uznanie i wykonanie orzeczeń sądów zagranicznych oraz ugód zawartych przed takimi sądami kwalifikuje się, biorąc pod uwagę przedmiot orzeczenia sądu zagranicznego lub ugody zawartej przed takim sądem.
1. Zarządzenie o przekazaniu akt do właściwego archiwum lub do zniszczenia wydaje prezes sądu.
2. Przed przekazaniem akt do zniszczenia prezes sądu powołuje komisję w celu przeprowadzenia czynności związanych z brakowaniem akt. Komisji przewodniczy sędzia, referendarz sądowy lub asystent sędziego wyznaczony do tej czynności przez prezesa sądu.
3. Komisja może w uzasadnionych wypadkach dokonać zmiany kwalifikacji akt kategorii B na kategorię A lub przedłużyć ustalony pierwotnie czas przechowywania akt kategorii B. Komisja nie może natomiast dokonać zmiany kwalifikacji akt zaliczonych do kategorii A.
4. Z przeprowadzonych prac komisja sporządza protokół i przedstawia prezesowi do zatwierdzenia.
5. Protokół, o którym mowa w ust. 4, zalicza się do kategorii A.
§ 28. Przekazywanie akt nieukończonych spraw
Akta spraw, w których nie ukończono wszystkich czynności związanych z wykonaniem orzeczenia, nie mogą być przekazane archiwom państwowym lub do zniszczenia.
1. Przekazanie akt do zniszczenia następuje po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego.
2. Potwierdzenia odbioru z pomocniczego zbioru dokumentów w sprawach rozpoznawanych w elektronicznym postępowaniu upominawczym są przekazywane do zniszczenia bez zgody, o której mowa w ust. 1, po prawomocnym zakończeniu postępowania przez sąd prowadzący elektroniczne postępowanie upominawcze lub po upływie roku od przekazania sprawy przez ten sąd, chyba że zostały włączone do akt sprawy.
3. Jeżeli sporządzono protokół posiedzenia jawnego za pomocą urządzenia rejestrującego obraz i dźwięk, dopuszcza się zniszczenie zapisu obrazu bez zgody, o której mowa w ust. 1, po uprawomocnieniu się orzeczenia kończącego postępowanie w sprawie, a w przypadku sprawy, w której przysługuje skarga kasacyjna, po upływie terminu do jej wniesienia, natomiast jeśli skarga została złożona - po zakończeniu postępowania wywołanego jej wniesieniem. W takim przypadku pozostawia się w systemie teleinformatycznym wyłącznie zapis dźwięku.
4. Do zniszczenia zapisu obrazu przepisy § 27 stosuje się odpowiednio.
5. Jeżeli akta sprawy zaliczono do kategorii A, przepisów ust. 3 i 4 nie stosuje się.
Pełna treść aktu: w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia.