Rozdział 2. Szczegółowe warunki, jakim…

Rozdział 2

Szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać księga

§ 3. Podmioty obowiązane do prowadzenia księgi według wzoru

Osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, o których mowa w art. 24a ust. 1 i 2 ustawy o podatku dochodowym, zwane dalej „podatnikami”, prowadzą księgę, według wzoru ustalonego w załączniku do rozporządzenia.

§ 4. Rzetelność i niewadliwość księgi oraz warunki ich zachowania

1. Podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy.

2. Za niewadliwą uznaje się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia, według ustalonego wzoru księgi i zgodnie z objaśnieniami do wzoru księgi.

3. Księgę uznaje się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

4. Księgę uznaje się za rzetelną i niewadliwą również wtedy, gdy:

1) niewpisane lub błędnie wpisane przychody nie przekraczają łącznie 0,5 % przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym organ podatkowy stwierdził te błędy, lub

2) brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiły podatnikowi prowadzenie księgi, lub

3) błędy spowodowały zwiększenie wysokości podstawy obliczenia podatku, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów (surowców) podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny, lub

4) podatnik uzupełnił zapisy lub poprawił błędne zapisy w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez organ podatkowy lub w terminie, w którym podatnikowi przysługuje uprawnienie do złożenia deklaracji lub korekty deklaracji na podstawie art. 62 ust. 4 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2025 r. poz. 1131), lub

5) błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające wymaganiom, o których mowa w § 6 ust. 3.

5. Przepisy ust. 4 stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia braku zapisów lub błędnych zapisów dotyczących kosztów uzyskania przychodu.

§ 5. Broszurowanie i numerowanie kart księgi bez programów komputerowych

W przypadku prowadzenia księgi bez użycia programów komputerowych podatnik jest obowiązany zbroszurować księgę i kolejno ponumerować jej karty.

§ 6. Zasady dokonywania zapisów i poprawiania dowodów księgowych

1. Zapisy w księdze są dokonywane w języku polskim i w walucie polskiej.

2. Stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez:

1) wpisanie nowej treści zapisu, a w przypadku prowadzenia księgi bez użycia programów komputerowych – skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty jej dokonania lub

2) wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów; zapisy zmniejszające przychody lub koszty są dokonywane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.

3. Podstawą dokonywania zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

2) dowody określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej następujące dane:

a) datę wystawienia dowodu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,

b) wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury – wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,

c) wskazanie wysokości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,

d) podpis osoby sporządzającej dowód, lub

3) inne dowody, wymienione w § 7 i § 8, potwierdzające dokonanie zdarzenia gospodarczego zgodnie z jego rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej następujące dane:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w zdarzeniu gospodarczym, którego dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania zdarzenia gospodarczego, którego dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania zdarzenia gospodarczego odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot zdarzenia gospodarczego i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot zdarzenia jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania zdarzeń gospodarczych

oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

4. Dowód księgowy jest sporządzany w języku polskim. Treść dowodu powinna być pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest używanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie jest podane wartościowe określenie zdarzenia gospodarczego tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.

5. Zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów, o którym mowa w art. 22p ustawy o podatku dochodowym, dokonuje się poprzez wpisanie wysokości zmniejszenia ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.

6. Błędy w dowodach księgowych można poprawiać wyłącznie przez skreślenie niewłaściwie napisanej liczby lub innej treści, w sposób pozwalający odczytać liczbę lub inną treść pierwotną, i wpisanie liczby lub innej treści właściwej. Poprawka dokonana w dowodzie księgowym jest potwierdzana datą i podpisem osoby dokonującej poprawki.

7. Zasad, o których mowa w ust. 6, nie stosuje się do dowodów księgowych, dla których ustalono odrębnymi przepisami zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek, oraz do dowodów obcych. Dowody obce mogą być poprawione przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego (noty). Dowody własne zewnętrzne przesłane uprzednio kontrahentowi mogą być poprawione tylko przez wystawienie dowodu korygującego (noty).

§ 7. Dodatkowe rodzaje dowodów księgowych

Za dowody księgowe uznaje się również:

1) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego zdarzenia gospodarczego, wynikającego z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

2) dowody opłat pocztowych i bankowych;

3) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dowody zawierające dane, o których mowa w § 6 ust. 3 pkt 3.

§ 8. Dowody wewnętrzne i ich zakres zastosowania

1. Na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych wydatków (kosztów) mogą być sporządzone dowody zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot zdarzeń gospodarczych i wysokość wydatku (kosztu).

2. Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie:

1) zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;

2) zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);

3) wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;

4) kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;

5) zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;

6) wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;

7) opłat sądowych i notarialnych;

8) wydatków związanych z parkowaniem samochodu, w przypadku gdy są one potwierdzone dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 6 ust. 3 pkt 3; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

3. Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.

4. Wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa lub olejów mogą być dokumentowane paragonami fiskalnymi lub dowodami kasowymi. Paragon fiskalny lub dowód kasowy powinien zawierać następujące dane: datę, oznaczenie jednostki wydającej dokument, ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu fiskalnego lub dowodu kasowego wpisuje się imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy), adres oraz rodzaj (nazwę) dokonanego zakupu.

5. Oznaczenie „ex”, zamieszczone w ust. 2 pkt 2, wskazuje, że zakres wymienionych wyrobów jest węższy niż określony w podanym grupowaniu Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU).

§ 9. Opis dostawy materiałów i towarów przed otrzymaniem faktury

1. Jeżeli materiał (surowiec) podstawowy lub pomocniczy lub towar handlowy, którego zakup – zgodnie z przepisami rozporządzenia – jest dokumentowany fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału (surowca) podstawowego lub pomocniczego lub towaru handlowego, podając imię, nazwisko (nazwę firmy) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału (surowca) podstawowego lub pomocniczego lub towaru handlowego i dokonać zapisu w księdze na podstawie opisu. Opis jest potwierdzany datą i podpisem osoby, która przyjęła dostawę, oraz przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą w postaci papierowej. Jeżeli nie jest to faktura w postaci papierowej, podatnik uzupełnia opis o numer tej faktury, a w przypadku faktury wystawionej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur – o numer identyfikujący tę fakturę w tym systemie. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej na fakturze jest wpisywana do księgi w dniu otrzymania faktury. Jeżeli podatnik otrzymał fakturę przed dniem dokonania zapisu w księdze, opis dołącza do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokonuje na podstawie otrzymanej faktury.

2. Podatnik może nie sporządzać opisu, o którym mowa w ust. 1, jeżeli zakup jest udokumentowany specyfikacją dostawcy, pod warunkiem że specyfikacja spełnia wymagania określone dla opisu. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio.

3. Zapisów w księdze na podstawie dowodów księgowych, o których mowa w ust. 1 i 2, dokonuje się z uwzględnieniem zasad określonych w ustawie o podatku dochodowym.

§ 10. Ujmowanie wydatków w księdze według zasad potrącania kosztów

Wydatki poniesione na zakup materiałów (surowców) podstawowych i towarów handlowych oraz pozostałe wydatki są wpisywane do księgi według zasad potrącania kosztów uzyskania przychodów określonych w ustawie o podatku dochodowym.

§ 11. Dokumentowanie i terminy zapisów przychodów ze sprzedaży

1. Zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży są dokonywane na podstawie:

1) wystawionych faktur;

2) raportów fiskalnych, o których mowa w § 12 – w przypadku sprzedaży ujętej w ewidencji prowadzonej przy użyciu kas rejestrujących, o której mowa w przepisach ustawy o VAT;

3) wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie jest wykazana wysokość tych przychodów za dany dzień, albo prowadzonego zestawienia sprzedaży (ewidencji sprzedaży) – w przypadku przychodów, które nie są dokumentowane fakturami lub raportami fiskalnymi.

2. Zapisów na podstawie dowodów, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2, dokonuje się najpóźniej do 20. dnia każdego miesiąca następującego po miesiącu uzyskania tych przychodów.

3. Zapisów w księdze na podstawie:

1) dowodów wewnętrznych – dokonuje się raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, albo

2) zestawienia sprzedaży (ewidencji sprzedaży) – dokonuje się do 20. dnia każdego miesiąca następującego po miesiącu uzyskania tych przychodów, w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca.

§ 12. Zapisy i korekty na podstawie raportów fiskalnych

1. Podatnik, który prowadzi ewidencję sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących, o której mowa w przepisach ustawy o VAT, dokonuje zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych, z zastrzeżeniem ust. 2, skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu.

2. Podatnik, o którym mowa w ust. 1, może dokonywać zapisów w księdze na koniec każdego miesiąca, na podstawie danych wynikających z raportów fiskalnych okresowych (miesięcznych) skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu.

3. Podatnicy, o których mowa w ust. 1 i 2, nie wpisują do księgi kwot wynikających z faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży uprzednio ujętej w ewidencji prowadzonej przy użyciu kas rejestrujących, o której mowa w przepisach ustawy o VAT.

4. Korekty danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych lub okresowych (miesięcznych), o którym mowa w ust. 1 i 2, dokonuje się na podstawie:

1) odrębnych ewidencji;

2) dowodu wewnętrznego – w przypadku korekt, które nie podlegają ujęciu w odrębnych ewidencjach.

5. Dowód wewnętrzny, o którym mowa w ust. 4 pkt 2, stanowi podstawę dokonania zapisu w księdze ze znakiem (-). Dowód ten powinien zawierać co najmniej następujące dane: numer dowodu, datę wystawienia, oznaczenie raportu fiskalnego, którego dotyczy korekta, przyczynę korekty oraz wysokość korekty, która pomniejsza wysokość przychodu wynikającą z raportu fiskalnego.

§ 13. Wykazywanie przychodów z podatkiem od towarów i usług

Podatnicy, o których mowa w art. 84 ustawy o VAT, mogą wykazywać przychody w księdze oraz w zestawieniu sprzedaży (ewidencji sprzedaży) łącznie z podatkiem od towarów i usług, z tym że na koniec miesiąca przychód pomniejsza się o należny podatek od towarów i usług.

§ 14. Zapisy pozostałych przychodów na podstawie dowodów

Zapisy w księdze dotyczące pozostałych przychodów są dokonywane na podstawie dowodów potwierdzających te przychody, najpóźniej do 20. dnia każdego miesiąca następującego po miesiącu uzyskania tych przychodów.

§ 15. Zapisy wydatków i kosztów na podstawie dowodów

Zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 6–9.

Pełna treść aktu: w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.