Rozdział 6. Dokumenty będące podstawą…

Rozdział 6

Dokumenty będące podstawą wprowadzenia danych do ewidencji wojskowej

§ 61. Podstawy zmian w ewidencji żołnierzy zawodowych

Podstawę dokonywania zmian w ewidencji wojskowej w odniesieniu do żołnierzy zawodowych w czasie pokoju stanowią:

1) decyzje (rozkazy personalne) oraz wyciągi z rozkazów dziennych dowódców jednostek wojskowych w zakresie posiadanych przez nich kompetencji kadrowych i finansowych;

2) wnioski o powołanie do zawodowej służby wojskowej;

3) wnioski w sprawach kadrowych wynikające z przepisów prawa;

4) dokumenty potwierdzające uzyskanie wykształcenia, tytułu zawodowego, stopnia naukowego i stopnia w zakresie sztuki oraz tytułu profesora, specjalizacji zawodowej lub innych uprawnień, w tym prawa wykonywania danego zawodu, albo ukończenie kursu, praktyki, stażu lub szkolenia;

5) protokoły i świadectwa (certyfikaty) wydane przez resortowe komisje egzaminacyjne, dokumentujące znajomość języków obcych;

6) opinie służbowe oraz odwołania od tych opinii;

7) dokumenty upoważniające do dostępu do informacji niejawnych i odbyciu wymaganego szkolenia z zakresu ochrony informacji niejawnych oraz decyzje o odmowie wydania lub cofnięciu poświadczenia bezpieczeństwa;

8) orzeczenia wojskowych komisji lekarskich;

9) świadectwo służby;

10) wtórnik karty ewidencyjnej;

11) dokumenty stanowiące podstawę do zwolnienia żołnierza ze służby wojskowej lub skreślenia z ewidencji;

12) dokumenty wydane przez sądy, urzędy stanu cywilnego i inne organy administracji publicznej, dotyczące w szczególności stanu cywilnego, stanu rodzinnego, nazwiska lub imienia;

13) dokumenty wydane przez pracodawcę lub inne uprawnione organy, potwierdzające przebieg pracy zawodowej;

14) opinie szkoły, pracodawcy, dowódcy jednostki wojskowej i szefa WCR wystawione w związku z powołaniem do zawodowej służby wojskowej;

15) dokumenty potwierdzające złożenie przysięgi wojskowej;

16) wnioski o zezwolenie na przynależność do stowarzyszeń lub innych organizacji zagranicznych lub międzynarodowych oraz decyzje w tych sprawach;

17) powiadomienia dowódcy jednostki wojskowej o:

a) przynależności do stowarzyszenia lub innej organizacji krajowej,

b) pobieraniu nauki oraz wnioski o udzielenie pomocy w związku z pobieraniem nauki;

18) oświadczenia o wyrażeniu zgody na wyznaczenie na stanowisko służbowe w Służbie Kontrwywiadu Wojskowego, Służbie Wywiadu Wojskowego, instytucji krajowej lub instytucji zagranicznej;

19) oświadczenia o odmowie pełnienia zawodowej służby wojskowej na równorzędnym lub wyższym stanowisku służbowym;

20) wypowiedzenia stosunku służbowego zawodowej służby wojskowej przez żołnierza zawodowego;

21) wnioski o wycofanie wypowiedzenia stosunku służbowego zawodowej służby wojskowej oraz stanowisko właściwego organu w tej sprawie;

22) wnioski o skrócenie okresu wypowiedzenia stosunku służbowego zawodowej służby wojskowej;

23) dokumenty personalno-finansowe związane ze zwolnieniem z zawodowej służby wojskowej;

24) wyciąg z rozkazu dziennego dowódcy jednostki wojskowej o przybyciu do jednostki wojskowej oraz o objęciu obowiązków służbowych;

25) umowy zawarte z żołnierzem zawodowym, który:

a) został skierowany przez organ wojskowy na studia, naukę, kurs, staż naukowy lub specjalizację w kraju lub za granicą,

b) uzyskał pomoc w związku z pobieraniem nauki;

26) fotografie żołnierza zawodowego;

27) decyzje dowódcy jednostki wojskowej dotyczące niewyrażenia zgody na wyjazd za granicę w celach niezwiązanych z zawodową służbą wojskową;

28) akta spraw administracyjnych, których przedmiotem są dane, o których mowa w art. 71 ustawy, wraz z ich metrykami;

29) dokumenty potwierdzające status weterana;

30) dokumenty poświadczające przebieg służby poza granicami kraju;

31) zakresy obowiązków na zajmowanych stanowiskach służbowych;

32) tłumaczenia dokumentów obcojęzycznych znajdujących się w teczce wykonane przez tłumaczy przysięgłych;

33) protokoły i notatki z indywidualnych rozmów kadrowych;

34) dokumenty powodujące skutki kadrowe i finansowe;

35) wnioski o wyrażenie zgody na dalsze pełnienie zawodowej służby wojskowej po osiągnięciu wieku 60 lat;

36) oświadczenia o nieprowadzeniu przeciwko osobie postępowania karnego, karnoskarbowego, dyscyplinarnego lub z tytułu odpowiedzialności zawodowej;

37) informacja żołnierza, że występuje lub nie występuje stosunek podległości, o którym mowa w art. 223 ustawy;

38) potwierdzające posiadany stopień służbowy i zajmowane stanowisko w przypadku, o którym mowa w art. 138 ustawy;

39) informacje z Krajowego Rejestru Karnego;

40) orzeczenia i zawiadomienia organów ścigania, odpisy prawomocnych wyroków sądowych lub sentencje wyroków, postanowienia sądowe o zatarciu skazania oraz ostateczne orzeczenia wydane w postępowaniu sądowym, administracyjnym lub dyscyplinarnym oraz odpowiedzialności zawodowej;

41) dokumenty dotyczące uzyskiwanych wyników oraz wypełniania przez żołnierza obowiązku poddania się sprawdzianowi sprawności fizycznej;

42) meldunki o zmianie miejsca zamieszkania i zameldowania oraz danych kontaktowych żołnierza, o których mowa w § 37 ust. 1;

43) powiadomienia dowódcy jednostki wojskowej o zamiarze wyjazdu i pobytu za granicą w celach niezwiązanych z zawodową służbą wojskową;

44) decyzje związane z udzieleniem zezwolenia na wykonywanie pracy zarobkowej lub prowadzenie działalności gospodarczej;

45) postanowienia i decyzje o nadaniu orderów i odznaczeń państwowych, medali resortowych oraz wyciągi z tych postanowień i decyzji;

46) orzeczenia z profilaktycznych badań lekarskich.

§ 62. Podstawy zmian w ewidencji prowadzonej przez szefa WCR

Podstawą dokonywania zmian w ewidencji wojskowej prowadzonej przez szefa WCR są:

1) dane pozyskane z Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL);

2) dane pozyskane z centralnej ewidencji kierowców;

3) dane pozyskane z Krajowego Rejestru Karnego;

4) orzeczenia i zawiadomienia powiatowych i wojewódzkich komisji lekarskich;

5) orzeczenia i zawiadomienia wojskowych komisji lekarskich;

6) rejestry osób objętych rejestracją oraz zawiadomienia wójtów (burmistrzów, prezydentów miast), oraz zawiadomienia innych organów administracji publicznej;

7) zawiadomienia dowódców jednostek wojskowych, kierowników podmiotów lub formacji uzbrojonych niewchodzących w skład Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej, w których jest lub była pełniona służba zastępcza, oraz jednostek organizacyjnych przewidzianych do militaryzacji i jednostek zmilitaryzowanych;

8) zawiadomienia pracodawców;

9) zawiadomienia rektorów oraz dyrektorów szkół o osobach, które odpowiednio kończą studia na kierunkach lub naukę w zawodach, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 60 ust. 7 ustawy;

10) zawiadomienia i orzeczenia sądów, zaświadczenia prokuratorów, dyrektorów zakładów karnych i aresztów śledczych;

11) zawiadomienia lub oświadczenia osób objętych ewidencją wojskową oraz członków ich rodzin i innych osób objętych ewidencją wojskową;

12) zawiadomienia organu udzielającego zgody obywatelowi polskiemu na służbę w obcym wojsku lub obcej organizacji wojskowej;

13) zawiadomienia i orzeczenia innych podmiotów zobowiązanych z mocy przepisów prawa do przekazywania szefom WCR danych o osobach podlegających obowiązkowi obrony;

14) decyzje, rozkazy personalne i rozkazy wydawane przez dowódców jednostek wojskowych;

15) wyciągi z postanowień (decyzji) o nadaniu orderów i odznaczeń państwowych;

16) opinie i oceny służbowe;

17) informacja o zrzeczeniu się obywatelstwa polskiego.

§ 63. Przekazywanie danych z rejestrów do szefów WCR

Dane z rejestrów, o których mowa w § 62 pkt 1–3, pozyskuje Szef CWCR i przekazuje je w drodze teletransmisji lub na zewnętrznym informatycznym nośniku danych szefom WCR.

§ 64. Równoczesne założenie ewidencji przez szefa WCR i Szefa CWCR

Założenie ewidencji wojskowej przez szefa WCR oznacza jednocześnie założenie ewidencji przez Szefa CWCR.

§ 65. Przechowywanie, niszczenie i przekazywanie dokumentów ewidencyjnych

1. Dokumenty, o których mowa w § 62 pkt 4–17, przechowuje się w WCR przez okres 10 lat od dnia ich otrzymania.

2. Dokumenty, o których mowa w § 62 pkt 4–17, niszczy się protokolarnie w terminie do końca roku kalendarzowego, w którym upłynął okres ich przechowywania.

3. W przypadku zmiany przynależności ewidencyjnej osoby objętej ewidencją wojskową przekazanie uwierzytelnionych kopii dokumentów aktualizujących dotyczących tej osoby do właściwego szefa WCR następuje na żądanie tego szefa.

§ 66. Dokumentacja ewidencji pracowników resortu obrony narodowej

1. Podstawą dokonywania wpisów w ewidencji wojskowej w zakresie pracowników resortu obrony narodowej są:

1) dokumenty znajdujące się w dokumentacji pracowniczej prowadzonej zgodnie z rozporządzeniem ministra właściwego do spraw pracy wydanym na podstawie art. 298 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465);

2) inne dane, informacje i dokumenty konieczne do zgromadzenia danych, w szczególności:

a) wypełniona karta ewidencyjna – kwestionariusz osobowy pracownika resortu obrony narodowej,

b) dodatkowe dokumenty potwierdzające inne kwalifikacje, umiejętności i osiągnięcia zawodowe niż wymagane do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku.

2. Wzór karty ewidencyjnej – kwestionariusza osobowego pracownika resortu obrony narodowej, zawierający dane wynikające z art. 71 ust. 2 ustawy, jest określony w załączniku nr 14 do rozporządzenia.

3. Dokumenty będące podstawą dokonania wpisu, z wyłączeniem dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 1, gromadzi się i przechowuje w zbiorze dokumentów w postaci papierowej, prowadzonym z wyodrębnieniem każdej osoby, w kolejności alfabetycznej według nazwiska.

Pełna treść aktu: w sprawie prowadzenia ewidencji wojskowej.