§ 3. Ewidencja środków w dokumentacji papierowej i elektronicznej
1. Ewidencja środków odurzających, substancji psychotropowych, ich preparatów, prekursorów kategorii 1, środków zastępczych lub nowych substancji psychoaktywnych jest prowadzona na bieżąco, w sposób pozwalający na określenie stanu magazynowego na dany dzień, w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji przychodu i rozchodu.
2. W przypadku dokumentacji, o której mowa w ust. 1, prowadzonej w postaci papierowej:
1) strony są numerowane i stanowią chronologicznie uporządkowaną całość;
2) wpisy są dokonywane w sposób czytelny i w porządku chronologicznym;
3) wpisów nie poprawia się, z wyjątkiem błędów powstałych wskutek oczywistej pomyłki pisarskiej lub rachunkowej;
4) wpisy poprawia się przez skreślenie dotychczasowego wpisu i dokonanie nowego w taki sposób, aby był czytelny wpis poprawiany, dodatkowo zamieszcza się przy nim adnotację o przyczynie błędu oraz datę i oznaczenie osoby dokonującej adnotacji;
5) wpis opatruje się datą i oznaczeniem osoby dokonującej wpisu.
3. W przypadku dokumentacji, o której mowa w ust. 1, prowadzonej w postaci elektronicznej, system teleinformatyczny zapewnia:
1) zabezpieczenie dokumentacji przed uszkodzeniem lub utratą;
2) integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
3) stały dostęp do dokumentacji dla osób uprawnionych oraz zabezpieczenie przed dostępem osób nieuprawnionych;
4) identyfikację osoby dokonującej wpisu oraz osoby dokonującej zmian wpisu oraz dokumentowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentach i metadanych;
5) udostępnienie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej dokumentacji albo części dokumentacji, w formacie XML i PDF;
6) eksport całości danych w formacie XML w sposób zapewniający możliwość odtworzenia tej dokumentacji w innym systemie teleinformatycznym;
7) funkcjonalność wydruku dokumentacji pozwalającą na wygenerowanie papierowych wydruków – na żądanie uprawnionych podmiotów lub organów.
4. Utrwalenie dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej polega na zastosowaniu odpowiednich do ilości danych i zastosowanej technologii rozwiązań technicznych zapewniających przechowywanie, używalność i wiarygodność dokumentacji znajdującej się w systemie informatycznym co najmniej do upływu okresu przechowywania dokumentacji.
Tekst przepisu: akt wydany przez Ministra Zdrowia, Dziennik Ustaw z 2016 r. poz. 845.Indeks rzeczowy, tytuł redakcyjny i interpretacja przepisu: Kancelarium.