Rozdział 5. Uznawanie stacji pilotowych i ośrodków szkolenia pilotów morskich, zmiana zakresu, odnawianie, zawieszanie i cofanie tego uznania oraz przeprowadzanie audytów tych stacji i ośrodków
Rozdział 5
Uznawanie stacji pilotowych i ośrodków szkolenia pilotów morskich, zmiana zakresu, odnawianie, zawieszanie i cofanie tego uznania oraz przeprowadzanie audytów tych stacji i ośrodków
1. Stacja pilotowa lub ośrodek szkolenia pilotów morskich zostają uznane w zakresie szkolenia pilotów morskich, jeżeli:
1) szkolenia są prowadzone:
a) na podstawie programów szkoleń kandydatów na pilotów morskich i programów szkolenia pilotów morskich określonych w załącznikach nr 7, 14, 18 i 19 do rozporządzenia,
b) przez odpowiednio wykwalifikowaną kadrę dydaktyczną zgodnie z minimalnymi wymaganiami dotyczącymi kwalifikacji kadry prowadzącej zajęcia dydaktyczne określonymi w załączniku nr 25 do rozporządzenia,
c) w pomieszczeniach i z użyciem sprzętu spełniających wymagania dotyczące pomieszczeń i sprzętu określone w załączniku nr 26 do rozporządzenia;
2) zapewniają:
a) prawidłowy przebieg szkolenia w celu osiągnięcia zakładanych efektów szkolenia, w szczególności uwzględniający sprawdzenie nabytej wiedzy po zakończeniu każdego etapu szkolenia,
b) prawidłowy przebieg praktyki pilotowej zgodny z harmonogramem praktyk pilotowych;
3) posiadają system zarządzania jakością potwierdzony odpowiednim certyfikatem i obejmujący procesy dotyczące szkoleń i praktyk pilotowych, w szczególności:
a) przygotowania i realizacji programów szkoleń,
b) przygotowania i organizowania praktyk pilotowych,
c) zasad oceniania kompetencji nabywanych w trakcie szkolenia oraz kryteriów zaliczania poszczególnych form realizacji szkolenia,
d) dokumentowania, monitorowania i oceniania prowadzonych szkoleń i praktyk pilotowych
przy czym w nowo tworzonych stacjach pilotowych lub ośrodkach szkolenia pilotów morskich system zarządzania jakością powinien być potwierdzony certyfikatem uzyskanym w okresie roku od rozpoczęcia działalności szkoleniowej.
2. Stacja pilotowa lub ośrodek szkolenia pilotów morskich zostają uznane wyłącznie w zakresie szkolenia na symulatorze dla pilotów morskich, jeżeli spełnią wymagania określone w ust. 1, z wyłączeniem wymagań określonych w ust. 1 pkt 2 lit. b i pkt 3 lit. b.
3. Do zmiany zakresu uznania i odnowienia ważności uznania stosuje się wymagania określone w ust. 1 i 2.
1. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w szkoleniu kandydatów na pilotów morskich lub pilotów morskich:
1) niestanowiących zagrożenia dla zakładanych efektów szkolenia – audytor wiodący stwierdza niezgodność, wystawiając kartę niezgodności;
2) stanowiących zagrożenie dla zakładanych efektów szkolenia – audytor wiodący stwierdza niezgodność dużą, wystawiając kartę niezgodności dużej.
2. Zawieszenie uznania może dotyczyć części lub całości prowadzonej działalności szkoleniowej w zależności od obszaru oddziaływania stwierdzonej niezgodności na proces szkolenia.
3. Wystawienie co najmniej jednej karty niezgodności dużej lub zamknięcie przez audytora wiodącego kart niezgodności w przypadkach określonych w ust. 4 pkt 2 skutkuje zawieszeniem uznania na okres, o którym mowa w art. 107a ust. 5a ustawy. Termin zawieszenia uznania liczy się od dnia wydania decyzji o zawieszeniu uznania przez ministra.
4. Zawieszenie części prowadzonej działalności szkoleniowej, jednoznaczne z zawieszeniem prawa do prowadzenia szkolenia, następuje, gdy w trakcie audytu:
1) stwierdzono niezgodność dużą dotyczącą wyposażenia lub treści realizowanego programu szkolenia, uniemożliwiającą przeprowadzenie szkolenia w całości zgodnie z programem szkolenia;
2) audytor wiodący zamknął karty niezgodności w przypadku:
a) braku akceptacji podjętych przez stację pilotową lub ośrodek szkolenia pilotów morskich działań korygujących zawartych w sprawozdaniu, o którym mowa w § 30 ust. 1,
b) nieotrzymania informacji o podjętych działaniach korygujących w terminie, o którym mowa w § 31 ust. 1.
5. Zawieszenie całości prowadzonej działalności szkoleniowej następuje w przypadku, gdy w trakcie audytu stwierdzono:
1) ponownie niezgodność, o której mowa w ust. 4 pkt 1;
2) niezapewnienie warunków bezpieczeństwa uczestnikom szkoleń;
3) przeprowadzanie fikcyjnych szkoleń.
6. W okresie zawieszenia prowadzonej działalności szkoleniowej nie mogą być rozpoczynane nowe szkolenia objęte zawieszeniem, a dokończenie już trwających szkoleń jest możliwe jedynie pod warunkiem przedstawienia doraźnego rozwiązania umożliwiającego ich dokończenie zgodnie z programem szkolenia.
1. Od dnia cofnięcia uznania w przypadkach określonych w art. 107a ust. 5b ustawy stacja pilotowa lub ośrodek szkolenia pilotów morskich nie może rozpocząć nowego szkolenia, a dokończenie już trwających szkoleń jest możliwe pod ścisłym nadzorem ministra.
2. Ponowne ubieganie się o uznanie może nastąpić po upływie roku od dnia cofnięcia uznania.
§ 23. Audyt w celu uznania, zmiany lub odnowienia uznania
W celu uznania, zmiany zakresu uznania albo odnowienia ważności uznania stacji pilotowej lub ośrodka szkolenia pilotów morskich przeprowadza się audyt.
1. Audyt, o którym mowa w § 23, zwany dalej „audytem”, jest przeprowadzany na wniosek szefa stacji pilotowej lub kierownika ośrodka szkolenia pilotów morskich.
2. Wniosek o przeprowadzenie audytu, który zawiera określenie zakresu audytu, składa się do ministra.
3. Wniosek o przeprowadzenie audytu w celu odnowienia uznania stacji pilotowej lub ośrodka szkolenia pilotów morskich składa się niepóźniej niż 3 miesiące przed upływem okresu uznania.
1. Do wniosku o przeprowadzenie audytu dołącza się:
1) kopię regulaminu funkcjonowania stacji pilotowej albo statutu ośrodka szkolenia pilotów morskich;
2) kopię aktu o utworzeniu stacji pilotowej albo aktu założycielskiego ośrodka szkolenia pilotów morskich;
3) kopię zaświadczenia o wpisie ośrodka szkolenia pilotów morskich do ewidencji szkół i placówek niepublicznych zakładanych przez osoby prawne lub fizyczne, prowadzonej przez jednostkę samorządu terytorialnego;
4) kopię dokumentu potwierdzającego wdrożenie i funkcjonowanie systemu zarządzania jakością w zakresie działalności szkoleniowej;
5) opis posiadanej bazy szkoleniowej oraz wykaz pomieszczeń i sprzętu służących do szkolenia pilotów morskich;
6) opis wewnętrznego systemu kontroli realizacji programów szkolenia;
7) informację dotyczącą kadry obejmującą: imię, nazwisko, zakres i poziom kwalifikacji, w tym kwalifikacji morskich jej członków, oraz wskazanie poszczególnych zajęć prowadzonych przez tę kadrę;
8) programy szkolenia pilotów morskich realizowane w stacji pilotowej lub ośrodku szkolenia pilotów morskich, w tym:
a) opis metod sprawdzania wiedzy, umiejętności i kompetencji,
b) spis posiadanych pomocy szkoleniowych niezbędnych do szkolenia pilotów morskich;
9) opis warunków prowadzenia i zaliczania praktyki pilotowej;
10) kopię dowodu wniesienia opłaty za przeprowadzenie audytu.
2. Wymagania, o którym mowa w ust. 1 pkt 4, nie stosuje się do nowo tworzonych stacji pilotowych lub ośrodków szkolenia pilotów morskich.
3. Do wniosku o przeprowadzenie audytu w celu uznania stacji pilotowej lub ośrodka szkolenia pilotów morskich w zakresie szkolenia na symulatorze dla pilotów morskich dołącza się dokumenty, o których mowa w ust. 1 pkt 1–8 i 10.
§ 26. Wyznaczenie zespołu audytującego i zakres audytu
Po otrzymaniu wniosku o przeprowadzenie audytu minister wyznacza spośród osób wpisanych na listę audytorów, o której mowa w art. 76 ust. 1 ustawy, zespół audytujący, który przeprowadza audyt w zakresie określonym w tym wniosku.
1. Audyt w celu uznania lub zmiany zakresu uznania stacji pilotowej lub ośrodka szkolenia pilotów morskich przeprowadza się w terminie 3 miesięcy od dnia złożenia wniosku.
2. Audyt w celu odnowienia ważności uznania stacji pilotowej lub ośrodka szkolenia pilotów morskich przeprowadza się niepóźniej niż przed upływem okresu uznania.
§ 28. Zakres audytu stacji pilotowej i ośrodka szkolenia
Audytowi stacji pilotowej lub ośrodka szkolenia pilotów morskich podlega:
1) organizacja i realizacja procesu szkolenia;
2) dokumentacja dotycząca szkoleń i wydanych zaświadczeń;
3) zgodność kwalifikacji kadry stacji pilotowej lub ośrodka szkolenia pilotów morskich, w tym kwalifikacji morskich, z minimalnymi wymaganiami dotyczącymi kwalifikacji kadry prowadzącej zajęcia dydaktyczne.
§ 29. Czynności zespołu audytującego w ramach audytu
W ramach audytu zespół audytujący:
1) weryfikuje wniosek o przeprowadzenie audytu i dołączoną do tego wniosku dokumentację;
2) przeprowadza czynności audytowe w stacji pilotowej lub ośrodku szkolenia pilotów morskich obejmujące weryfikację zgodności dokumentacji przedstawionej przez stację lub ośrodek ze stanem faktycznym;
3) weryfikuje działania podjęte w związku z wykonaniem zaleceń wynikających z kart niezgodności, o których mowa w § 31 ust. 1.
1. Zespół audytujący po przeprowadzeniu czynności audytowych, o których mowa w § 29 pkt 2, sporządza, w dwóch egzemplarzach, sprawozdanie w postaci papierowej.
2. Audytor wiodący przekazuje jeden egzemplarz sprawozdania, o którym mowa w ust. 1, szefowi stacji pilotowej lub kierownikowi ośrodka szkolenia pilotów morskich, a drugi egzemplarz sprawozdania ‒ ministrowi.
3. W zależności od wyników przeprowadzonego audytu audytor wiodący, przekazując ministrowi egzemplarz sprawozdania, o którym mowa w ust. 1, składa wniosek odpowiednio o udzielenie albo nieudzielenie uznania, zmianę zakresu uznania, odnowienie ważności uznania, zawieszenie uznania albo cofnięcie uznania stacji pilotowej lub ośrodka szkolenia pilotów morskich.
1. W przypadku stwierdzenia niezgodności lub niezgodności dużej audytor wiodący sporządza, w dwóch egzemplarzach, karty niezgodności, odrębnie dla niezgodności i niezgodności dużej, określając w nich szczegóły niezgodności oraz termin przekazania informacji o podjętych działaniach korygujących; jeden egzemplarz karty niezgodności audytor wiodący przekazuje szefowi stacji pilotowej lub kierownikowi ośrodka szkolenia pilotów morskich wraz ze sprawozdaniem, o którym mowa w § 30 ust. 1. Drugi egzemplarz karty niezgodności audytor wiodący przekazuje ministrowi.
2. Audytor wiodący po zamknięciu ostatniej z kart niezgodności przekazuje ministrowi egzemplarz sprawozdania, o którym mowa w § 30 ust. 1, wraz z zamkniętymi kartami niezgodności oraz wnioskiem o:
1) udzielenie uznania, zmianę zakresu uznania albo odnowienie ważności uznania stacji pilotowej lub ośrodka szkolenia pilotów morskich albo
2) zawieszenie części prowadzonej działalności szkoleniowej stacji pilotowej lub ośrodka szkolenia pilotów morskich w przypadku, o którym mowa w § 21 ust. 4 pkt 2.
3. W przypadku stwierdzenia niezgodności dużej audytor wiodący przekazuje ministrowi egzemplarz sprawozdania, o którym mowa w § 30 ust. 1, wraz z kopią niezamkniętej karty niezgodności dużej oraz wnioskiem o zawieszenie części lub całości prowadzonej działalności szkoleniowej stacji pilotowej lub ośrodka szkolenia pilotów morskich.
1. Szef stacji pilotowej lub kierownik ośrodka szkolenia pilotów morskich informuje na piśmie audytora wiodącego w terminie, o którym mowa w § 31 ust. 1, o podjętych działaniach korygujących oraz terminie usunięcia niezgodności lub niezgodności dużej.
2. Audytor wiodący po otrzymaniu informacji, o których mowa w ust. 1, analizuje karty niezgodności, a w przypadku akceptacji podjętych działań korygujących – zamyka wystawione karty, dokonując na nich stosownej adnotacji, oraz informuje szefa stacji pilotowej lub kierownika ośrodka szkolenia pilotów morskich o zamknięciu poszczególnych kart.
3. Audytor wiodący po zamknięciu ostatniej karty niezgodności dużej przekazuje ministrowi zamknięte karty niezgodności dużej wraz z:
1) informacją o zrealizowaniu przez stację pilotową lub ośrodek szkolenia pilotów morskich zaleceń wynikających z wystawionych kart niezgodności dużej oraz wnioskiem o uchylenie wydanej uprzednio decyzji o zawieszeniu uznania stacji pilotowej lub ośrodka szkolenia pilotów morskich – jeżeli zamknięcie ostatniej karty niezgodności dużej nastąpiło przed upływem terminu ważności decyzji o zawieszeniu uznania albo
2) informacją o niezrealizowaniu przez stację pilotową lub ośrodek szkolenia pilotów morskich zaleceń wynikających z wystawionych kart niezgodności dużej oraz wnioskiem o cofnięcie uznania na skutek niedotrzymania warunków określonych w decyzji o zawieszeniu uznania.
§ 33. Wzory sprawozdania z audytu i karty niezgodności
Wzór sprawozdania z audytu stacji pilotowej lub ośrodka szkolenia pilotów morskich oraz wzór karty niezgodności są określone w załączniku nr 27 do rozporządzenia.
§ 34. Wzór certyfikatu uznania w zakresie szkolenia pilotów
Wzór certyfikatu uznania stacji pilotowej lub ośrodka szkolenia pilotów morskich w zakresie szkolenia pilotów morskich jest określony w załączniku nr 28 do rozporządzenia.
Pełna treść aktu: w sprawie pilotażu morskiego.