Rozdział 5. Tryb wyłączania materiałów i…

Rozdział 5

Tryb wyłączania materiałów i zbiorów danych z zasobu oraz sposób ich przekazywania do właściwych archiwów państwowych

1. Organ prowadzący zasób w celu wyłączania materiałów zasobu z przyczyn określonych w art. 40 ust. 4 ustawy powołuje komisję w składzie co najmniej trzyosobowym spośród pracowników wykonujących zadania tego organu w zakresie geodezji i kartografii, która nie rzadziej niż raz w roku przeprowadza ocenę przydatności materiałów zasobu.

2. Wyniki oceny przydatności materiałów zasobu komisja utrwala w formie protokołu, który zawiera:

1) skład komisji;

2) wykaz materiałów zasobu, które w ocenie komisji utraciły przydatność użytkową;

3) miejsce i datę sporządzenia protokołu;

4) podpisy członków komisji.

3. Wykaz, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, zawiera:

1) identyfikator ewidencyjny materiału zasobu;

2) nazwę lub opis materiału zasobu;

3) oznaczenie kategorii archiwalnej materiału zasobu;

4) uzasadnienie utraty przydatności użytkowej materiału zasobu.

4. Podstawą do wyłączenia materiałów zasobu z zasobu jest akceptacja protokołu, o którym mowa w ust. 2, przez osobę reprezentującą organ prowadzący zasób.

5. Materiał wyłączony z zasobu osoba reprezentująca organ prowadzący zasób opatruje adnotacją o jego wyłączeniu z zasobu oraz datą wyłączenia.

§ 15.

Przekazanie do właściwego archiwum państwowego materiałów wyłączonych z zasobu odbywa się zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 40 ust. 5 pkt 2 ustawy.

§ 16.

Kopie materiałów zasobu, które zostały wyłączone z zasobu i stanowią dokumentację niearchiwalną, która może podlegać brakowaniu, mogą zostać przekazane nieodpłatnie podmiotom realizującym zadania publiczne lub podmiotom pożytku publicznego albo innym podmiotom prowadzącym działalność kulturalną lub edukacyjną.

Pełna treść aktu: w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego.