Rozdział 3
Akta
1. Niezwłocznie po wpływie sprawy komornik zakłada akta, do których dołącza wszelkie pisma dotyczące tej sprawy.
2. W przypadku spraw, o których mowa w art. 3 ust. 3 pkt 1 i 2 ustawy, tytuł wykonawczy lub tytuł zabezpieczenia złożony w postaci papierowej dołącza się do akt w sposób uniemożliwiający jego przypadkową utratę albo uszkodzenie.
3. Przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio do postanowień o zabezpieczeniu spadku albo sporządzeniu spisu inwentarza w sprawach o wykonanie tych postanowień.
4. Pisma wnoszone w toku postępowania dołącza się do akt według kolejności wpływu. Przy ustalaniu dokładnej kolejności wpływu pism przepisy § 8 ust. 1 stosuje się odpowiednio.
1. Wzór strony tytułowej akt stanowi załącznik nr 14 do rozporządzenia.
2. W razie przyłączenia się wierzyciela do egzekucji w trybie art. 927 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego, w repertorium w rubryce „Uwagi” wpisuje się sygnaturę akt sprawy, w której po raz pierwszy dokonano zajęcia, a obok tej sygnatury w nawiasie wpisuje się numery ksiąg wieczystych, w których nastąpiło zajęcie. To samo dotyczy sprawy, w której doszło do przyłączenia się wierzyciela do zajęcia kilku nieruchomości zajętych w różnych sprawach. Sygnatury te wraz z oznaczeniem nieruchomości umieszcza się w prawym dolnym rogu okładki akt. Dalsze pisma dotyczące wyłącznie egzekucji z danej nieruchomości dołącza się do akt sprawy, w której dokonano pierwszego zajęcia. Jeżeli pismo dotyczy również innych czynności niż egzekucja z nieruchomości, pismo dołącza się do akt właściwej sprawy, a do akt sprawy, w której dokonano pierwszego zajęcia nieruchomości, dołącza się kopię pisma.
1. Akta spraw prowadzonych w postaci papierowej powinny być połączone w sposób zapewniający trwałość, kompletność i integralność, a karty w nich – ponumerowane według kolejności wpływu lub wysłania pism.
2. O zmianie numeracji kart należy uczynić wzmiankę z podaniem przyczyny zmiany. Wzmiankę tę zamieszcza się na karcie, której numerację zmieniono, a gdy zmiana dotyczy numeracji kilku kolejnych kart – na pierwszej z nich.
3. Akta, których zawartość nie przekracza 200 kart, stanowią jeden tom. Na ostatniej stronie poświadcza się liczbę kart zawartych w tomie.
4. W przypadku przekroczenia liczby 200 kart należy założyć następny tom akt, zachowując ciągłość numeracji kart. Na okładkach oznacza się cyfrą rzymską kolejne numery poszczególnych tomów.
5. Po zakończeniu postępowania na stronie tytułowej akt zamieszcza się klasyfikację archiwalną akt, którą podpisuje komornik. Na wewnętrznej stronie tytułowej okładki akt wpisuje się liczbę kart zawartych w aktach.
1. Zwrotne potwierdzenie odbioru dołącza się do akt, nadając mu właściwy numer karty. Na doręczonym piśmie zamieszcza się adnotację ze wskazaniem numeru karty, na której znajduje się potwierdzenie odbioru. W razie wysłania w jednej przesyłce kilku pism, na wszystkich pismach zamieszcza się adnotację ze wskazaniem numeru karty akt, a w razie potrzeby – także sygnatury akt sprawy, do której dołączono oryginał poświadczenia odbioru.
2. Dla akt prowadzonych w postaci elektronicznej, jeżeli doręczenie następuje za pośrednictwem poczty, wydruk pierwszej strony pisma łączy się w sposób trwały ze zwrotnym poświadczeniem odbioru i pozostawia się je w pomocniczym zbiorze dokumentów.
1. Jeżeli zachodzi potrzeba udostępnienia lub przekazania akt w postaci papierowej podmiotom uprawnionym, należy je uprzednio skompletować w sposób zgodny z przepisami poprzedzającymi.
2. Udostępniając sądowi akta prowadzone w postaci papierowej, komornik załącza ponadto do akt aktualny wykaz stron i uczestników postępowania ze wskazaniem ich pełnomocników oraz adresów, z jednoczesnym określeniem numerów kart, na których znajdują się dokumenty stanowiące podstawę ustalenia tych danych.
3. Jeżeli udostępnienie sądowi akt prowadzonych w postaci papierowej następuje w związku z prowadzoną egzekucją z nieruchomości, w wykazie, o którym mowa w ust. 2, komornik wskazuje nie tylko strony danej sprawy, lecz również wszystkich wierzycieli, którzy przyłączyli się do egzekucji w trybie art. 927 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego, pozostałych uczestników, a także podmioty, które zgłosiły swój udział w postępowaniu, mimo że ich należności nie podlegają uwzględnieniu w podziale, a także pełnomocników lub przedstawicieli ustawowych tych osób, wraz z adresami, z jednoczesnym wskazaniem sygnatur wszystkich podlegających przyłączeniu spraw i numerów kart, na których znajdują się dokumenty stanowiące podstawę ustalenia powyższych danych.
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 4, jeżeli przekazanie następuje w związku z koniecznością wyznaczenia terminu licytacji nieruchomości, komornik w wykazie wskazuje dodatkowo numery kart, na których znajduje się wniosek o wszczęcie egzekucji z tej nieruchomości (o ile nie został on zawarty we wniosku wszczynającym postępowanie egzekucyjne), wezwania do zapłaty w trybie art. 923 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego, wniosek o wyznaczenie terminu opisu i oszacowania, zawiadomienia stron o terminie opisu i oszacowania oraz ogłoszenia w tym przedmiocie, protokół opisu i oszacowania. Przekazując akta sądowi bezpośrednio przed licytacją, komornik w miarę możliwości zamieszcza w tym wykazie także numery kart, na których znajdują się obwieszczenie o licytacji i dowody jego doręczenia uczestnikom postępowania.
5. Jeżeli udostępnienie sądowi akt prowadzonych w postaci papierowej następuje w związku ze złożoną skargą na czynność komornika, w wykazie wskazuje się dodatkowo numer karty, na której znajduje się skarga, oraz w miarę możliwości numer karty, na której znajdują się informacje dotyczące czynności, której skarga dotyczy.
6. Przepis ust. 5 stosuje się odpowiednio do udostępnienia sądowi akt w związku ze złożonym wnioskiem o obniżenie opłaty egzekucyjnej albo wnioskiem o wyłączenie komornika.
1. W razie wniesienia pisma za pośrednictwem operatora pocztowego, w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 2188), do akt sprawy dołącza się kopertę lub jej część, w sposób pozwalający ustalić datę nadania pisma w placówce operatora pocztowego. W razie przesłania w jednej kopercie pism dotyczących więcej niż jednej sprawy, kopertę lub jej część zamieszcza się w jednych aktach, a w aktach pozostałych spraw zamieszcza się przy pismach kopię koperty lub jej części z adnotacją o sygnaturze sprawy, w której zamieszczono oryginał koperty, z jednoczesnym wskazaniem numeru karty.
2. Jeżeli to samo pismo dotyczy kilku spraw, sporządza się jego kopię i zamieszcza przy niej adnotację o sygnaturze sprawy, w której zamieszczono oryginał, z jednoczesnym wskazaniem numeru karty.
3. Do akt sprawy dołącza się cyfrowe odwzorowania: protokołów, postanowień, zarządzeń i innych pism komornika, odpisów wysyłanych pism i zwrotne potwierdzenia odbioru doręczeń.
4. Do akt sprawy dołącza się cyfrowe odwzorowania korespondencji sądowej dotyczącej tej sprawy, w tym nadesłanych odpisów orzeczeń sądu oraz kopert, w których ta korespondencja została nadesłana. Jeżeli pismo przychodzące dotyczy więcej niż jednej sprawy, przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio.
5. Przepis ust. 4 stosuje się do zarządzeń organów nadzoru administracyjnego, o ile mają na celu zapewnienie prawidłowego biegu konkretnej sprawie. Kopię takiego pisma komornik umieszcza w teczce, o której mowa w § 7 ust. 1 pkt 3.
6. Zamieszczone w aktach oryginały pism komornika zawierają odręczny podpis komornika lub osoby przez niego upoważnionej, sporządzony w sposób pozwalający zidentyfikować osobę podpisującą.
7. Odpisy pism wysyłanych z kancelarii w postaci papierowej zaopatruje się każdorazowo w odcisk pieczęci okrągłej komornika. Odpisy postanowień lub zawiadomień o czynnościach egzekucyjnych powinny być odręcznie podpisane przez komornika albo osobę przez niego upoważnioną, zaś odpisy pozostałych pism mogą zostać poświadczone za zgodność przez upoważnionego pracownika kancelarii, a ponadto zawierać adnotację „odpis”.
8. Jeżeli protokół czynności dotyczy kilku spraw, oryginał dołącza się do akt sprawy, w której najwcześniej wszczęto egzekucję z danego składnika majątku, a do pozostałych akt dołącza się kopię protokołu, wskazując sygnaturę i kartę akt sprawy, w której znajduje się oryginał.
9. W odniesieniu do akt spraw prowadzonych w systemie teleinformatycznym, dołączenie do akt dokumentów, o których mowa w ustępach poprzedzających, następuje przez zamieszczenie ich odwzorowań cyfrowych w systemie teleinformatycznym.
10. W odniesieniu do akt spraw prowadzonych w systemie teleinformatycznym, dokumenty wytworzone w postaci papierowej podlegają dołączeniu do pomocniczego zbioru dokumentów. Przepisy ust. 1–7 stosuje się odpowiednio do pomocniczego zbioru dokumentów.
1. Dla każdej sprawy komornik prowadzi oddzielną kartę rozliczeniową, która składa się z trzech części oznaczonych literami: „A”, „B” i „C”. Kartę tę zakłada się wraz z aktami sprawy, ustalając jednocześnie wartość roszczenia egzekwowanego lub roszczenia podlegającego zabezpieczeniu.
2. Część „A” stanowi pierwszą kartę akt sprawy. Części „B” i „C” łączy się trwale z częścią „A”.
3. Przesyłając akta prowadzone w postaci papierowej na wezwanie sądu lub innego uprawnionego organu, komornik załącza do akt sprawy aktualny wydruk części „B” i „C” karty rozliczeniowej, odzwierciedlający wszystkie przeprowadzone operacje finansowe.
4. Przepis ust. 3 stosuje się odpowiednio w razie udostępnienia akt stronie lub innemu uprawnionemu podmiotowi.
5. Na karcie rozliczeniowej odnotowuje się każdą pobraną lub wydaną kwotę w dniu pobrania lub wydania. Kartę prowadzi się na bieżąco.
6. Wzór karty rozliczeniowej stanowi załącznik nr 15 do rozporządzenia.
§ 26. Przekazanie akt właściwemu organowi egzekucyjnemu
Jeżeli komornik stwierdzi swą niewłaściwość, przekazuje akta właściwemu organowi egzekucyjnemu po uprawomocnieniu się postanowienia o przekazaniu sprawy wraz z oryginałem postanowienia i dowodem jego doręczenia stronom.
1. W razie odmowy wszczęcia postępowania oryginał tytułu wykonawczego lub tytułu zabezpieczenia oraz oryginał wniosku i załączone do niego dokumenty zwraca się wierzycielowi wraz z odpisem postanowienia, w którym odmówiono wszczęcia postępowania.
2. W razie zwrotu wniosku komornik zwraca oryginał wniosku oraz załączone do niego dokumenty, w tym ewentualnie tytuł wykonawczy lub tytuł zabezpieczenia, wraz z zarządzeniem o zwrocie wniosku.
3. W razie umorzenia postępowania komornik zwraca oryginał tytułu wykonawczego dopiero po stwierdzeniu prawomocności postanowienia o umorzeniu postępowania.
4. W przypadkach, o których mowa w ust. 1–3, komornik pozostawia w aktach sprawy sporządzoną przez siebie kopię tytułu wykonawczego, o ile został złożony przez wierzyciela, a w przypadkach, o których mowa w ust. 1 i 2, także kopię wniosku. Kopie załączników sporządza się, o ile mogą być one niezbędne do ustalenia, czy odmowa wszczęcia postępowania albo zwrot wniosku były zasadne.
5. W razie umorzenia postępowania egzekucyjnego, w którym doszło do częściowego zaspokojenia wierzyciela, komornik, zwracając tytuł wykonawczy sporządzony w postaci papierowej, nanosi na nim wzmiankę o wyniku egzekucji, której wzór stanowi załącznik nr 16 do rozporządzenia. Ponadto komornik w sposób trwały łączy z tytułem wykonawczym poświadczony przez siebie aktualny odpis karty rozliczeniowej.
§ 28. Wydawanie papierowych akt poza kancelarię
Komornik wydaje akta prowadzone w postaci papierowej poza kancelarię komorniczą wyłącznie na wezwanie sądu lub organu uprawnionego na podstawie odrębnych przepisów.
1. Przesyłając akta sądowi lub organowi uprawnionemu na podstawie odrębnych przepisów, komornik zakłada akta zastępcze. Akta zastępcze zawierają: sporządzony przez komornika odpis tytułu wykonawczego, aktualną kopię karty przeglądowej, pismo wzywające do przedstawienia akt, odpis pisma, przy którym przesłano akta, oraz dalszą korespondencję w sprawie. Akta zastępcze prowadzi się aż do zwrotu akt sprawy.
2. Od chwili założenia akt zastępczych do ich prowadzenia akt zastępczych stosuje się przepisy o aktach sprawy.
3. Akta zastępcze dołącza się w całości do akt sprawy.
1. Dla każdej sprawy prowadzi się kartę udostępnień akt sprawy, którą łączy się w sposób trwały z drugą stroną okładki pierwszego tomu sprawy.
2. Wzór karty udostępnień akt sprawy stanowi załącznik nr 17 do rozporządzenia.
1. W razie konieczności jednoczesnego podjęcia przez kilka osób czynności terenowych poza siedzibą kancelarii w tej samej sprawie komornik sporządza, w niezbędnej liczbie, poświadczone za zgodność z oryginałem odpisy tytułu wykonawczego i innych dokumentów z akt sprawy w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia czynności. W razie zażądania przez dłużnika przedstawienia tytułu wykonawczego w oryginale komornik umożliwia dłużnikowi niezwłoczne zapoznanie się z treścią tego tytułu w siedzibie kancelarii.
2. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio w razie konieczności prowadzenia czynności terenowych w sprawach, w których akta wraz z oryginałem tytułu wykonawczego przesłano na żądanie sądu lub innego upoważnionego organu. W takim przypadku komornik informuje dłużnika o tym, gdzie znajdują się akta wraz z oryginałem tytułu wykonawczego.
Pełna treść aktu: w sprawie określenia szczegółowych zasad prowadzenia biurowości, rachunkowości i ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych.