Rozdział 5. Uznawanie ośrodków szkoleniowych…

Rozdział 5

Uznawanie ośrodków szkoleniowych

Ośrodek szkoleniowy uznaje się w zakresie szkolenia członków załóg jachtów komercyjnych, jeżeli spełnia następujące kryteria:

1) posiada wyznaczoną osobę odpowiedzialną za proces szkolenia i egzaminowania;

2) szkolenia kwalifikacyjne są prowadzone:

a) zgodnie z programami szkoleń opracowanymi przez ośrodek na podstawie ramowych programów szkolenia i wymagań egzaminacyjnych dla poszczególnych dokumentów kwalifikacyjnych, stanowiących załącznik nr 4 do rozporządzenia, przy czym w przypadku gdy szkolenia są prowadzone w języku angielskim, programy te są opracowywane w języku angielskim,

b) przez odpowiednio wykwalifikowaną kadrę zgodnie z § 46,

c) w odpowiednio wyposażonych salach i na sprzęcie wymaganym do właściwego przeprowadzenia szkolenia zgodnie z § 47;

3) zapewnia:

a) prawidłowy przebieg szkolenia w celu osiągnięcia zakładanych efektów szkolenia, w szczególności uwzględniający sprawdzenie nabytej wiedzy po zakończeniu każdego etapu szkolenia,

b) prawidłowy sposób zaliczania praktyki nadzorowanej i wystawiania zaświadczenia o zaliczeniu książki praktyk - jeżeli ma ona zastosowanie,

c) sprawdzenie spełnienia warunków wstępnych do przyjęcia kandydatów na szkolenia,

d) pełną informację w swoich siedzibach oraz na swoich stronach internetowych na temat warunków organizacji i przeprowadzenia szkolenia,

e) prawidłowy przebieg zaliczenia szkolenia, w tym zaliczenia części praktycznej szkolenia, zgodnie z wymaganiami egzaminacyjnymi;

4) posiada system zarządzania jakością potwierdzony odpowiednim certyfikatem i obejmujący procesy dotyczące szkoleń, w szczególności: - przy czym w nowo tworzonych ośrodkach szkoleniowych system zarządzania jakością powinien być potwierdzony certyfikatem w okresie roku od rozpoczęcia działalności szkoleniowej.

a) przygotowania i realizacji programów szkoleń,

b) rekrutacji, oceniania i szkolenia kadry dydaktycznej,

c) przygotowania i organizowania praktyk morskich oraz ich nadzorowania i zaliczania książki praktyk - jeżeli mają one zastosowanie,

d) zasad oceniania poziomu osiąganych kompetencji oraz kryteria zaliczania,

e) dokumentowania, monitorowania i oceniania prowadzonych szkoleń,

f) kontroli jakości szkoleń,

g) realizacji zaliczenia części praktycznej szkolenia - jeśli ma ona zastosowanie

§ 36.

1. Wniosek o przeprowadzenie audytu, o którym mowa w art. 75 ust. 1 ustawy, składa kierownik ośrodka szkoleniowego do ministra właściwego do spraw gospodarki morskiej.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, wraz z wymaganymi dokumentami może być sporządzony w języku angielskim w przypadku ośrodków szkoleniowych znajdujących się poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

3. Wniosek o przeprowadzenie audytu, o którym mowa w art. 75 ust. 1 pkt 3 ustawy , składa się na 3 miesiące przed:

1) połową okresu ważności uznania, jeżeli proces szkolenia trwa co najmniej 2 lata;

2) datą rocznicową, jeżeli proces szkolenia trwa nie dłużej niż 2 lata.

4. Wniosek o przeprowadzenie audytu, o którym mowa w art. 75 ust. 1 pkt 4 ustawy , składa się nie później niż 3 miesiące przed upływem terminu ważności aktualnego uznania.

§ 37.

1. Audyty, o których mowa w art. 75 ust. 1 pkt 1-3 ustawy , przeprowadza się w terminie 2 miesięcy od dnia złożenia kompletnego wniosku.

2. Audyt, o którym mowa w art. 75 ust. 1 pkt 4 ustawy , przeprowadza się przed upływem terminu ważności aktualnego uznania.

3. Przeprowadzenie audytu, o którym mowa w art. 75 ust. 2 ustawy , nie wymaga wcześniejszego powiadomienia kierownika ośrodka.

4. Audyt, o którym mowa w art. 75 ust. 1 pkt 2 ustawy , może być przeprowadzony z audytem, o którym mowa w art. 75 ust. 1 pkt 3 ustawy , albo z audytem, o którym mowa w art. 75 ust. 1 pkt 4 ustawy.

§ 38.

1. Do wniosku o przeprowadzenie audytu, o którym mowa w art. 75 ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy , należy dołączyć:

1) kopię statutu ośrodka szkoleniowego;

2) kopię aktu założycielskiego ośrodka szkoleniowego;

3) kopię zaświadczenia o wpisie do ewidencji szkół i placówek niepublicznych prowadzonej przez jednostkę samorządu terytorialnego - w przypadku placówek niepublicznych zakładanych przez osoby prawne i fizyczne;

4) kopię dokumentu potwierdzającego wpis ośrodka szkoleniowego do rejestru jednostek szkoleniowych zgodnie z przepisami państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub państwa trzeciego, w którym został utworzony, o ile taki rejestr jest prowadzony;

5) wykaz działalności szkoleniowej w zakresie dotyczącym uznania;

6) kopię ważnego certyfikatu systemu zarządzania jakością w zakresie działalności szkoleniowej objętej uznaniem, wraz z opisem procesów, o których mowa w § 35 pkt 4;

7) opis wewnętrznego systemu zapewnienia jakości szkolenia;

8) informację dotyczącą kadry dydaktycznej ośrodka szkoleniowego obejmującą imiona, nazwiska, zakres i poziom kwalifikacji, w tym kwalifikacji zawodowych potwierdzonych dokumentem, o którym mowa w art. 63 pkt 1 , 2 i 5 ustawy , i kwalifikacji żeglarskich, oraz wskazanie zajęć prowadzonych przez tę kadrę;

9) programy szkolenia dotyczące szkoleń zgłoszonych do uznania lub prowadzonych w zakresie uznania zawierające w szczególności:

a) szczegółowe zagadnienia i treści tematyczne wraz z celami szkolenia określającymi poziom kompetencji, które powinny być osiągnięte przez uczestnika szkolenia,

b) opis metod sprawdzania wiedzy, umiejętności i oceny kompetencji,

c) opis metod nadzorowania i zaliczania książek praktyk będących integralną częścią szkolenia,

d) spis posiadanych pomocy dydaktycznych niezbędnych do szkolenia w zakresie objętym uznaniem;

10) wzory zaświadczeń ukończenia szkoleń;

11) opis bazy szkoleniowej oraz wykaz wyposażenia posiadanego przez ośrodek szkoleniowy prowadzący szkolenie;

12) opis warunków przeprowadzania zaliczenia części praktycznej objętej zakresem szkolenia;

13) kopię dowodu wpłaty za przeprowadzenie audytu.

2. Do wniosku o przeprowadzenie audytu, o którym mowa w art. 75 ust. 1 pkt 2 ustawy , należy dołączyć dokumenty, o których mowa w ust. 1 pkt 5-9 i 11-13, oraz pozostałe dokumenty wskazane w ust. 1, jeżeli wprowadzono w nich zmiany.

3. Do wniosku o przeprowadzenie audytu, o którym mowa w art. 75 ust. 1 pkt 3 ustawy , należy dołączyć dokumenty, o których mowa w ust. 1, jeżeli wprowadzono w nich zmiany.

4. W przypadku szkoleń prowadzonych w języku angielskim do wniosku o przeprowadzenie audytu, o którym mowa w art. 75 ust. 1 ustawy , należy dołączyć dokumenty, o których mowa w ust. 1 pkt 9 i 10, sporządzone w języku angielskim.

§ 39.

Audytowi przeprowadzanemu w ośrodku szkoleniowym w zakresie uznania podlegają:

1) działalność ośrodka szkoleniowego oraz organizacja procesu szkolenia zgodnie z uprawnieniami posiadanymi przez ośrodek;

2) dokumentacja szkolenia prowadzonego w ośrodku szkoleniowym;

3) zgodność kwalifikacji kadry dydaktycznej ośrodka szkoleniowego, w tym kwalifikacji zawodowych potwierdzonych dokumentem, o którym mowa w art. 63 pkt 1 , 2 i 5 ustawy , i żeglarskich, z minimalnymi wymaganymi kwalifikacjami do prowadzenia poszczególnych zajęć;

4) zasady przeprowadzania i wyniki okresowych ocen pracy kadry dydaktycznej ośrodka szkoleniowego;

5) zakres oraz działanie systemu zarządzania jakością obejmujące proces szkolenia w odniesieniu do przepisów rozporządzenia, ustawy i Konwencji STCW.

§ 40.

1. Wniosek o przeprowadzenie audytu, o którym mowa w art. 75 ust. 1 ustawy , wraz z załączonymi dokumentami, o których mowa w § 38, składa się w postaci papierowej lub elektronicznej.

2. Wniosek o przeprowadzenie audytu, o którym mowa w art. 75 ust. 1 ustawy , w postaci elektronicznej i dokumenty, o których mowa w § 38, w postaci kopii elektronicznych kierownik ośrodka opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

3. Do wniosków o przeprowadzenie audytu, o którym mowa w art. 75 ust. 1 ustawy , w postaci papierowej można dołączyć dokumenty, o których mowa w § 38, zapisane na elektronicznym nośniku danych.

§ 41.

1. W ramach audytu zespół audytujący:

1) weryfikuje wniosek o przeprowadzenie audytu, o którym mowa w art. 75 ust. 1 ustawy , wraz z załączonymi dokumentami;

2) przeprowadza czynności audytowe w ośrodku szkoleniowym obejmujące weryfikację zgodności przedstawionej przez ośrodek dokumentacji ze stanem faktycznym;

3) weryfikuje podjęte działania korygujące wynikające ze sporządzonych kart niezgodności, o których mowa w § 42 ust. 4.

2. W ramach audytu, o którym mowa w art. 75 ust. 2 ustawy , zespół audytujący przeprowadza czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 2, w zakresie, jaki stanowi przedmiot tego audytu.

§ 42.

1. Zespół audytujący, po przeprowadzonych czynnościach audytowych, o których mowa w § 41 ust. 1 pkt 2, sporządza sprawozdanie w postaci papierowej w dwóch egzemplarzach.

2. Audytor wiodący przekazuje sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, kierownikowi ośrodka szkoleniowego. Drugi egzemplarz sprawozdania przekazuje ministrowi właściwemu do spraw gospodarki morskiej.

3. Audytor wiodący wnioskuje do ministra właściwego do spraw gospodarki morskiej o udzielenie albo nieudzielenie uznania, zmianę zakresu uznania, potwierdzenie uznania lub odnowienie ważności uznania, zawieszenie uznania albo cofnięcie uznania w zależności od wyników audytu.

4. W przypadku stwierdzenia niezgodności lub niezgodności dużej audytor wiodący sporządza dodatkowo w dwóch egzemplarzach karty niezgodności, odrębnie dla niezgodności albo niezgodności dużej, określając w nich szczegóły niezgodności albo niezgodności dużej oraz termin przekazania informacji o podjętych działaniach korygujących; jeden egzemplarz kart niezgodności przekazuje kierownikowi ośrodka szkoleniowego wraz ze sprawozdaniem, o którym mowa w ust. 1.

5. Niezgodność stwierdza się, jeżeli wynik audytu wykaże odstępstwo od wymagań Konwencji STCW lub ustawy w zakresie szkolenia członków załóg jachtów komercyjnych niestanowiące zagrożenia dla zakładanych efektów szkolenia.

6. Niezgodność dużą stwierdza się, jeżeli wynik audytu wykaże odstępstwo od wymagań Konwencji STCW lub ustawy w zakresie szkolenia członków załóg jachtów komercyjnych stanowiące zagrożenie dla zakładanych efektów szkolenia.

7. W przypadku wystawienia karty niezgodności dla niezgodności audytor wiodący, dopiero po zamknięciu ostatniej karty niezgodności dla niezgodności, przekazuje ministrowi właściwemu do spraw gospodarki morskiej sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, wraz z zamkniętymi kartami niezgodności dla niezgodności.

8. W przypadku stwierdzenia niezgodności dużej audytor wiodący niezwłocznie przekazuje ministrowi właściwemu do spraw gospodarki morskiej wraz ze sprawozdaniem, o którym mowa w ust. 1, kopie niezamkniętych kart niezgodności dla niezgodności dużej, a w przypadku audytów, o których mowa w art. 75 ust. 1 pkt 3 i 4 oraz ust. 2 ustawy , również wniosek o zawieszenie uznania.

§ 43.

1. Kierownik ośrodka szkoleniowego informuje na piśmie audytora wiodącego w terminie, o którym mowa w § 42 ust. 4, o podjętych działaniach korygujących oraz terminie usunięcia niezgodności lub niezgodności dużej.

2. Audytor wiodący po otrzymaniu informacji, o której mowa w ust. 1, analizuje karty niezgodności dla niezgodności lub niezgodności dużej, a w przypadku akceptacji podjętych przez ośrodek szkoleniowy działań korygujących zamyka wystawione karty niezgodności, dokonując stosownej adnotacji na tych kartach, oraz informuje kierownika ośrodka szkoleniowego o zamknięciu poszczególnych kart niezgodności.

3. Audytor wiodący, po zamknięciu ostatniej karty niezgodności dla niezgodności dużej, przekazuje do ministra właściwego do spraw gospodarki morskiej zamknięte karty niezgodności dla niezgodności dużej wraz z informacją odnośnie zrealizowania przez ośrodek szkoleniowy zaleceń wynikających z wystawionych kart niezgodności dla niezgodności dużej, a w przypadku akceptacji podjętych przez ośrodek szkoleniowy działań korygujących - również wniosek o uchylenie zawieszenia uznania, jeżeli zamknięcie ostatniej karty niezgodności dla niezgodności dużej nastąpiło przed upływem terminu zawieszenia uznania.

4. Audytor wiodący zamyka także karty niezgodności w przypadku:

1) braku akceptacji podjętych przez ośrodek szkoleniowy działań korygujących zawartych w informacji, o której mowa w ust. 1;

2) nieotrzymania informacji o podjętych działaniach korygujących w terminie, o którym mowa w § 42 ust. 4.

5. W przypadkach, o których mowa w ust. 4, audytor wiodący informuje kierownika ośrodka szkoleniowego o zamknięciu kart niezgodności.

§ 44.

Wzór sprawozdania oraz wzór karty niezgodności określa załącznik nr 6 do rozporządzenia.

§ 45.

1. Minister właściwy do spraw gospodarki morskiej, uwzględniając wniosek audytora wiodącego po przeprowadzonym audycie:

1) wydaje certyfikat uznania, w przypadku uznania lub odnowienia uznania ośrodka szkoleniowego;

2) wydaje certyfikat zmiany zakresu uznania, w przypadku zmiany zakresu uznania ośrodka szkoleniowego.

2. Minister właściwy do spraw gospodarki morskiej, uwzględniając wniosek audytora wiodącego po przeprowadzonym audycie, wydaje decyzję o zawieszeniu albo cofnięciu uznania ośrodka szkoleniowego, o której mowa w art. 75 ust. 6 ustawy.

3. Minister właściwy do spraw gospodarki morskiej, uwzględniając wniosek audytora wiodącego po przeprowadzonym audycie, informuje pisemnie kierownika ośrodka szkoleniowego o uzyskaniu potwierdzenia uznania.

4. Wzór certyfikatu uznania określa załącznik nr 7 do rozporządzenia.

5. Wzór certyfikatu zmiany zakresu uznania określa załącznik nr 8 do rozporządzenia.

Pełna treść aktu: w sprawie kwalifikacji i przeszkolenia członków załóg jachtów komercyjnych oraz warunków ich uzyskiwania.