§ 4. Nadawanie i odbieranie uprawnień przez oprogramowanie
1. Nadawanie oraz odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur jest dokonywane za pomocą oprogramowania interfejsowego w sposób określony w specyfikacji tego oprogramowania, po weryfikacji posiadanych uprawnień.
2. Nadanie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga podania:
1) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika;
2) w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną, któremu jest nadawane lub odbierane uprawnienie:
a) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podmiotu,
b) nazwy podmiotu,
c) danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej podmiotu, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256 – w przypadku gdy ten certyfikat nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP);
3) w przypadku osoby fizycznej, której jest nadawane lub odbierane uprawnienie:
a) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) osoby fizycznej lub numeru PESEL osoby fizycznej, a w przypadku niepodania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL – daty urodzenia osoby fizycznej,
b) imienia i nazwiska osoby fizycznej,
c) numeru i serii dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby fizycznej wraz z krajem jego wydania – w przypadku nieposiadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL,
d) danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego osoby fizycznej, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256 – w przypadku gdy ten certyfikat nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL;
4) rodzaju uprawnienia;
5) w przypadku gdy podatnik ustanowił przedstawiciela podatkowego, o którym mowa w art. 18a ustawy – informacji o nadaniu lub odebraniu uprawnienia temu przedstawicielowi.
3. Nadanie oraz odebranie uprawnienia, o którym mowa w ust. § 3 ust. 1 pkt 3, jeżeli nabywca towarów lub usług nie posługuje się numerem identyfikacji podatkowej (NIP) na potrzeby danej czynności, a posiada numer, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. b ustawy, wymaga podania:
1) numeru, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. b ustawy, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim Unii Europejskiej, oraz
2) nazwy nabywcy towarów lub usług i jego adresu oraz:
a) w przypadku gdy nabywca towarów lub usług jest osobą fizyczną – danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego osoby fizycznej, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256 oraz danych, o których mowa w ust. 2 pkt 3 lit. a–c, albo
b) w przypadku gdy nabywca towarów lub usług nie jest osobą fizyczną:
danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej tego nabywcy, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256, albo
danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej podmiotu, do którego ten certyfikat należy, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256 oraz nazwy i adresu podmiotu, do którego ten certyfikat należy – jeżeli ten certyfikat należy do podmiotu innego niż nabywca towarów lub usług.
4. Nadanie oraz odebranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur przez rolnika ryczałtowego wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art. 116 ust. 3 ustawy. Oświadczenie to składa się za pomocą oprogramowania interfejsowego.
5. Nadanie oraz odebranie uprawnień do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur przez nabywcę produktów rolnych lub usług rolniczych wskazanego przez rolnika ryczałtowego wymaga podania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i nazwy nabywcy produktów rolnych lub usług rolniczych oraz numeru identyfikacji podatkowej (NIP) rolnika ryczałtowego.
6. Nadawanie oraz odebranie uprawnień podmiotowi upoważnionemu do wystawiania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych wymaga podania nazwy podmiotu lub imienia i nazwiska osoby fizycznej oraz ich unikalnego identyfikatora w sieci Peppol.
7. Nadanie oraz odebranie uprawnień do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez osobę fizyczną wskazaną przez podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy, wymaga podania:
1) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podmiotu, o którym mowa w art. 106c pkt 2 ustawy, lub urzędu obsługującego podmiot, o którym mowa w art. 106c pkt 1 ustawy, oraz
2) danych, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b i pkt 3 lit. b–d, oraz w przypadku niepodania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL – daty urodzenia osoby fizycznej.
8. Nadanie oraz odebranie uprawnień osobom fizycznym, o których mowa w § 3 ust. 2 pkt 3 lit. b, d i e oraz ust. 3 pkt 2, wymaga podania danych, o których mowa w ust. 2 pkt 1, 3 i 4, oraz odpowiednio:
1) numeru identyfikacji podatkowej (NIP):
a) samorządowej jednostki budżetowej, samorządowego zakładu budżetowego, urzędu gminy, starostwa powiatowego lub urzędu marszałkowskiego,
b) członka grupy VAT;
2) unikalnego identyfikatora zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika.
9. Przez unikalny identyfikator zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika, o którym mowa w ust. 8 pkt 2, rozumie się identyfikator utworzony zgodnie z zasadami określonymi w specyfikacji oprogramowania interfejsowego, zawierający numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika i ciąg znaków numerycznych.
Tekst przepisu: akt wydany przez Ministra Finansów i Gospodarki, Dziennik Ustaw z 2025 r. poz. 1815.Indeks rzeczowy, tytuł redakcyjny i interpretacja przepisu: Kancelarium.