§ 6.
1. Kierownik jednostki zawiadamia dyrektora właściwego archiwum państwowego o rozpoczęciu procesu przygotowania materiałów archiwalnych do ich przekazania, podając dane o:
1) nazwie organu lub jednostki organizacyjnej, która materiały archiwalne wytworzyła i zgromadziła;
2) zmianach nazwy organu lub jednostki organizacyjnej wraz z okresem działania pod daną nazwą;
3) zmianach struktury organizacyjnej jednostki organizacyjnej;
4) podstawie prawnej utworzenia organu lub jednostki organizacyjnej;
5) podstawie prawnej ustania działalności organu lub jednostki organizacyjnej;
6) właściwości rzeczowej i miejscowej organu lub jednostki organizacyjnej;
7) systemie kancelaryjnym stosowanym w organie lub jednostce organizacyjnej;
8) systemie wykonywania czynności kancelaryjnych, w tym wskazanie, czy był to system elektronicznego zarządzania dokumentacją;
9) składzie chronologicznym, w którym były gromadzone materiały archiwalne, i jego rozmiarze;
10) składzie informatycznych nośników danych, w którym były gromadzone materiały archiwalne, i jego rozmiarze;
11) wyrażonym datami rocznymi okresie, z którego pochodzą materiały archiwalne;
12) rodzajach materiałów archiwalnych;
13) rozmiarze materiałów archiwalnych wyrażonym we właściwy dla danego rodzaju materiałów archiwalnych sposób, w szczególności w jednostkach archiwalnych, jednostkach inwentarzowych, metrach bieżących;
14) stanie zachowania materiałów archiwalnych, w tym o podejmowanych dotychczas działaniach w zakresie profilaktyki konserwatorskiej lub konserwacji właściwej;
15) stopniu zewidencjonowania lub uporządkowania materiałów archiwalnych.
2. W przypadku niemożliwości podania danych, o których mowa w ust. 1, kierownik jednostki udziela stosownych pisemnych wyjaśnień.
3. Danych, o których mowa w ust. 1, nie podaje się podczas kolejnego przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego, jeżeli od ostatniego przekazania nie uległy one zmianie.
Tekst przepisu: akt wydany przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Dziennik Ustaw z 2019 r. poz. 246.Indeks rzeczowy, tytuł redakcyjny i interpretacja przepisu: Kancelarium.