Rozdział 2. Sposób prowadzenia ewidencji i…

Rozdział 2

Sposób prowadzenia ewidencji i dokumentacji

§ 2. Sposób prowadzenia ewidencji i dokumentacji; wpisy do dokumentacji

1. Ewidencje, o których mowa w art. 138a ust. 1 , art. 138b , art. 138c i art. 138e-138l ustawy , i dokumentacje, o których mowa w art. 138d ust. 1 i art. 138o ustawy , zwane w niniejszym rozdziale łącznie "dokumentacją", są prowadzone w sposób ciągły, odpowiednio dla prowadzonej działalności, a także poszczególnych rodzajów wyrobów akcyzowych oraz podlegających wpisaniu czynności lub stanów faktycznych związanych z wyrobami akcyzowymi, znakami akcyzy lub dokumentami handlowymi towarzyszącymi przemieszczaniu wyrobów akcyzowych.

2. Dokumentacja powinna umożliwiać identyfikację podmiotu obowiązanego do jej prowadzenia i miejsca prowadzenia działalności, której ta dokumentacja dotyczy.

3. Wpisów do dokumentacji dokonuje się w porządku chronologicznym, niezwłocznie po zakończeniu czynności lub zaistnieniu stanu faktycznego podlegających wpisaniu, nie później jednak niż następnego dnia roboczego.

4. W przypadku:

1) zużycia energii elektrycznej, użycia wyrobów gazowych albo wyrobów węglowych - wpisów do dokumentacji prowadzonej odpowiednio przez podatnika zużywającego energię elektryczną, o którym mowa w art. 9 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy, pośredniczący podmiot gazowy albo pośredniczący podmiot węglowy dokonuje się nie rzadziej niż raz w miesiącu;

2) informacji dotyczących zużywanych wyrobów zwolnionych od podatku akcyzowego, zwanego dalej "akcyzą", ze względu na ich przeznaczenie, których ilość jest ustalana na podstawie współczynnikowo określonego poziomu ich zużycia przez poszczególne urządzenia, wskazanego w dokumentacji prowadzonej przez podmiot zużywający - wpisów do ewidencji, o której mowa w art. 138f ustawy , prowadzonej przez podmiot zużywający, dokonuje się raz w miesiącu, po zweryfikowaniu ilości podczas dokładnej i rzeczywistej kontroli zużycia.

5. W ewidencji, o której mowa w art. 138a ust. 1 ustawy , dotyczącej wyrobów akcyzowych objętych procedurą zawieszenia poboru akcyzy, innych niż wyroby energetyczne magazynowane w jednym zbiorniku z wyrobami o innych statusach, podstawę dokonania wpisów dotyczących ilości przeładowywanych w składzie podatkowym wyrobów akcyzowych w jednostkach miary właściwych dla ustalenia podstawy opodatkowania może stanowić ilość wyrobów akcyzowych wskazana w dokumencie, na podstawie którego wyroby akcyzowe są przemieszczane i zostały wprowadzone do składu podatkowego. W przypadku gdy były nałożone zamknięcia urzędowe, ilość wskazana w dokumencie, na podstawie którego wyroby akcyzowe są przemieszczane i zostały wprowadzone do składu podatkowego, może stanowić podstawę dokonania wpisów, jeżeli przed przeładunkiem nie doszło do uszkodzenia, usunięcia lub zniszczenia tych zamknięć, z wyłączeniem przypadków ich usunięcia lub zniszczenia przez naczelnika urzędu celno-skarbowego lub za jego zgodą.

§ 3. Sposób wykazania w ewidencji ilości energii elektrycznej sprzedanej nabywcom końcowym lub podmiotom…

W ewidencji, o której mowa w art. 138h ust. 1 pkt 1 ustawy , ilość energii elektrycznej, o której mowa w art. 138h ust. 5 pkt 2 i 3 ustawy , wynikająca z faktur, jest ujmowana zgodnie z datą dokonania lub zakończenia dostawy wykazaną na fakturze.

§ 4. Ewidencja banderol podatkowych

1. Ewidencja, o której mowa w art. 138l ustawy , zwana dalej "ewidencją banderol podatkowych", jest prowadzona odrębnie dla każdej serii podatkowych znaków akcyzy, zwanych dalej "banderolami podatkowymi".

2. W ewidencji banderol podatkowych jako wydanie wpisuje się także otrzymanie nowych banderol podatkowych w zamian za banderole podatkowe utracone, uszkodzone albo zniszczone w procesie oznaczania wyrobów akcyzowych w ramach dopuszczalnej normy strat.

3. Podstawę dokonania odpowiednich wpisów do ewidencji banderol podatkowych stanowi rozliczenie z przekazanych banderol podatkowych, o którym mowa w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 132 ust. 5 ustawy.

§ 5. Wpis do dokumentacji ustalonego stanu rzeczywistego zapasów wyrobów akcyzowych

Ustalony stan rzeczywisty zapasów wyrobów akcyzowych, po porównaniu ze stanem ewidencyjnym, podlega wpisaniu do dokumentacji i jest przyjmowany jako stan początkowy na następny okres.

§ 6. Przeszycie kart dokumentacji; opatrzenie przeszycia plombą

1. W przypadku prowadzenia dokumentacji w postaci papierowej przed rozpoczęciem jej wypełniania karty dokumentacji przeszywa się, a strony numeruje. Właściwy naczelnik urzędu celno-skarbowego opatruje przeszycie plombą przy użyciu plombownicy stosowanej do plombowania dokumentacji prowadzonych przez organ Krajowej Administracji Skarbowej, a na ostatniej stronie dokumentacji wpisuje liczbę jej stron i składa podpis.

2. Przeszycia kart dokumentacji oraz opatrzenia przeszycia plombą właściwego naczelnika urzędu celno-skarbowego przy użyciu plombownicy stosowanej do plombowania dokumentacji prowadzonych przez organ Krajowej Administracji Skarbowej nie stosuje się w przypadku dokumentacji, o których mowa w § 36 pkt 1 oraz § 39 pkt 1 i 2, które przed rozpoczęciem wypełniania właściwy naczelnik urzędu celno-skarbowego rejestruje i opatruje pieczęcią.

3. Wpisów do dokumentacji w postaci papierowej dokonuje się w sposób trwały i wyraźny. Zmian i poprawek dokonuje się w taki sposób, aby przekreślona pierwotna treść pozostała czytelna. Każdą zmianę lub poprawkę potwierdza się podpisem osoby dokonującej zmiany lub poprawki z podaniem daty jej dokonania oraz w razie potrzeby opisuje w rubryce "uwagi".

§ 7. Sposób prowadzenia dokumentacji w postaci papierowej

1. Dokumentację w postaci papierowej prowadzi się według zestawień danych określonych w § 10-22, § 24-27, § 29-35, § 38, § 41 i § 42.

2. Podmiot prowadzący dokumentację w postaci papierowej, z wyłączeniem dokumentacji, o której mowa w § 36 pkt 1 oraz § 39 pkt 1 i 2, dokonuje jej zamknięcia i podsumowania za każdy miesiąc w terminie 3 dni roboczych od ostatniego dnia miesiąca, którego dotyczy dokumentacja.

3. Podmiot prowadzący ewidencję, o której mowa w art. 138h-138j ustawy , w postaci papierowej, dokonuje jej zamknięcia i podsumowania za każdy miesiąc w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy ewidencja.

4. W przypadku zastąpienia ewidencji, o których mowa w art. 138a ust. 1 , art. 138b , art. 138c i art. 138e-138l ustawy , prowadzonych w postaci papierowej, dokumentacją prowadzoną na podstawie przepisów o rachunkowości podmiot prowadzący dokumentację dokonuje jej zamknięcia i podsumowania za każdy miesiąc w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy dokumentacja.

5. Stan ewidencyjny ustalony w wyniku zamknięcia i podsumowania dokumentacji, o których mowa w ust. 2-4, przenosi się na następny miesiąc jako stan początkowy.

§ 8. Sposób prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej

1. Do prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej może być wykorzystywany więcej niż jeden program komputerowy.

2. Dokumentacja w postaci elektronicznej jest prowadzona zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia tej dokumentacji i w taki sposób, aby:

1) umożliwiała wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz zapewniała ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;

2) umożliwiała dokonywanie zmian lub poprawek, identyfikację osoby dokonującej zmiany lub poprawki oraz daty jej dokonania;

3) umożliwiała wygenerowanie i wydruk w porządku chronologicznym:

a) wpisów do dokumentacji,

b) zestawień danych określonych w § 10-22, § 24-27, § 29-35, § 38, § 41 i § 42 oraz podsumowanie ilości odpowiednio wyrobów akcyzowych, w tym suszu tytoniowego, oraz banderol podatkowych,

c) raportów, o których mowa w § 9;

4) uniemożliwiała usuwanie wpisów.

3. Podmiot prowadzący dokumentację w postaci elektronicznej przechowuje kopię dokumentacji zapisaną na informatycznym nośniku danych, w sposób zapewniający ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą, lub w formie wydruku sporządzonego za okresy jednodniowe.

§ 9. Przekazanie naczelnikowi urzędu celno-skarbowego lub urzędu skarbowego raportu z dokumentacji

Podmiot prowadzący dokumentację w postaci elektronicznej przekazuje na żądanie właściwego naczelnika urzędu celno-skarbowego lub naczelnika urzędu skarbowego raport z dokumentacji we wskazanym zakresie i za wskazane miesiące, w terminie 14 dni od dnia doręczenia żądania.

Pełna treść aktu: w sprawie ewidencji, dokumentacji i protokołów dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy.