Zbiór danych

„Zbiór danych” to uporządkowana całość informacji, w której znajdują się dane osobowe, a ich wyszukiwanie lub przeglądanie jest możliwe na podstawie ustalonych wcześniej kryteriów. Nie chodzi więc o przypadkowy zestaw pojedynczych informacji, lecz o taki układ danych, który pozwala je identyfikować, porządkować i wykorzystywać według określonego klucza. Kryterium dostępu może być na przykład określona cecha osoby, rodzaj informacji albo inny sposób organizacji przyjęty przez podmiot przetwarzający dane.

Definicja pochodzi z ustawy „Ochrona danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości”. Jej znaczenie polega na wyznaczeniu, jakie uporządkowane zasoby informacji należy traktować jako zbiory danych w ramach regulacji dotyczących ochrony danych osobowych. Ma to znaczenie przy ocenie sposobu gromadzenia, porządkowania, udostępniania i zabezpieczania informacji wykorzystywanych w działaniach związanych z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Pozwala także odróżnić zbiór danych od luźnych, nieuporządkowanych informacji, których nie można udostępniać według określonych zasad.

Ustawa nie uzależnia uznania danego zasobu za zbiór danych od jego formy organizacyjnej ani miejsca przechowywania. Zbiór może funkcjonować jako jedna centralna baza, ale może też być podzielony między różne jednostki, systemy lub lokalizacje. Może być również rozproszony funkcjonalnie, gdy poszczególne części wykonują różne zadania, albo geograficznie, gdy dane znajdują się w różnych miejscach. Najważniejsze pozostaje to, że tworzą uporządkowany zasób danych osobowych dostępnych według przyjętych kryteriów.

Pojęcie to występuje także w innych dziedzinach prawa. Odnosi się między innymi do ewidencji pojazdów i ich właścicieli, systemów informacji o gospodarowaniu wodami, ewidencji urządzeń melioracyjnych, zasobów geodezyjnych i kartograficznych oraz danych wykorzystywanych w ochronie środowiska i planowaniu przestrzennym. W tych obszarach zbiory danych służą przede wszystkim ewidencjonowaniu informacji, ich aktualizacji, wymianie między organami oraz zapewnieniu zgodności i współdziałania różnych systemów.