Zakres użytkowy dokumentu elektronicznego

Zakres użytkowy dokumentu elektronicznego to ta część informacji zapisanych w takim dokumencie, która jest potrzebna do załatwienia określonego rodzaju sprawy za pomocą usługi elektronicznej. Pojęcie to zostało zdefiniowane w ustawie „Informatyzacja działalności podmiotów realizujących zadania publiczne”.

Na zakres użytkowy składają się trzy podstawowe elementy:

• dane znajdujące się w dokumencie elektronicznym,
• ich niezbędność do załatwienia sprawy określonego rodzaju,
• możliwość wykorzystania ich za pośrednictwem usługi udostępnionej na ePUAP albo w innym systemie teleinformatycznym.

Nie chodzi więc o całą zawartość dokumentu elektronicznego, lecz o informacje, które są rzeczywiście potrzebne do obsługi konkretnej sprawy w środowisku teleinformatycznym. Zakres jest związany zarówno z treścią dokumentu, jak i z celem, któremu ta treść ma służyć. Te same dane mogą mieć znaczenie użytkowe w jednej sprawie, a w innej nie być potrzebne.

W praktyce pojęcie pomaga określić, jakie informacje powinny zostać przekazane lub udostępnione, aby elektroniczna usługa mogła służyć do załatwienia danej kategorii spraw. Ma znaczenie przy projektowaniu i opisywaniu dokumentów elektronicznych, a także przy ustalaniu, jakie dane powinny być obsługiwane przez usługę działającą na ePUAP lub w innym systemie teleinformatycznym. Pozwala tym samym odróżnić informacje potrzebne do realizacji sprawy od pozostałych danych zawartych w dokumencie. W rozumieniu ustawy jest to zatem funkcjonalny zakres danych, wyznaczony przez konkretny rodzaj sprawy i sposób jej elektronicznej obsługi.