Wpis

W ustawie o udziale Rzeczypospolitej Polskiej w Systemie Informacyjnym Schengen oraz Wizowym Systemie Informacyjnym „wpis” oznacza czynność techniczną związaną z obsługą danych w tych systemach. Nie chodzi wyłącznie o samo umieszczenie informacji w rejestrze, lecz także o jej późniejszą zmianę albo usunięcie.

Przedmiotem wpisu są dane, które pozwalają właściwym organom rozpoznać konkretną osobę lub przedmiot. Informacje te mają jednocześnie umożliwiać podjęcie określonego działania, którego potrzeba wynika ze zidentyfikowania tej osoby lub przedmiotu. Wpis obejmuje zatem trzy podstawowe rodzaje operacji:

• wprowadzenie danych do Systemu Informacyjnego Schengen lub Wizowego Systemu Informacyjnego,
• zmianę wcześniej zapisanych danych,
• usunięcie danych z odpowiedniego systemu.

Znaczenie wpisu polega na tym, że stanowi on sposób przekazania i aktualizowania informacji wykorzystywanych przez uprawnione organy. Dzięki niemu dane mogą być dostępne w systemie w formie pozwalającej na identyfikację oraz wykonanie wnioskowanego działania. Aktualność wpisu ma znaczenie praktyczne, ponieważ nieprawidłowe lub nieaktualne informacje mogą nie odpowiadać rzeczywistemu stanowi sprawy. Usunięcie wpisu oznacza natomiast wycofanie danych z systemu, a nie tylko ich oznaczenie jako nieaktualnych.

W tym ujęciu wpis jest pojęciem szerszym niż tradycyjna adnotacja lub pojedynczy zapis. Obejmuje cały proces operowania określonymi danymi w systemie, od ich wprowadzenia, przez modyfikowanie, aż po usunięcie. Definicja ustawowa akcentuje więc zarówno techniczny charakter tej czynności, jak i jej cel, którym jest umożliwienie właściwym organom rozpoznania osoby lub przedmiotu i podjęcia przewidzianego działania.

Słowo „wpis” występuje także w innych ustawach, w których ma znaczenie zależne od rodzaju prowadzonego rejestru lub ewidencji. Dotyczy to między innymi ksiąg wieczystych, ewidencji gruntów, rejestrów podmiotów i działalności oraz dokumentacji obiektów budowlanych. W tych regulacjach wpis może służyć ujawnieniu określonego stanu prawnego, zdarzenia albo danych podmiotu. Zawsze należy więc odczytywać jego znaczenie w kontekście konkretnego przepisu.