Użytkownik instytucjonalny

„Użytkownik instytucjonalny” to, w rozumieniu ustawy o udziale Rzeczypospolitej Polskiej w Systemie Informacyjnym Schengen oraz Wizowym Systemie Informacyjnym, nie osoba fizyczna, lecz określony organ działający w ramach systemu publicznego. Chodzi o organ, który ma przyznane uprawnienie do korzystania z Krajowego Systemu Informatycznego, a także do współdziałania z tym systemem. Dostęp ten nie odbywa się bezpośrednio w dowolny sposób, lecz za pośrednictwem własnego systemu teleinformatycznego organu.

Pojęcie obejmuje więc kilka istotnych elementów:

• podmiotem musi być organ, a nie dowolna osoba lub jednostka;
• organ musi być uprawniony do dostępu do Krajowego Systemu Informatycznego;
• uprawnienie obejmuje również współpracę z tym systemem;
• komunikacja z Krajowym Systemem Informatycznym odbywa się przez system teleinformatyczny należący do danego organu lub pozostający w jego dyspozycji.

Sama możliwość technicznego połączenia z systemem nie wystarcza. Konieczne jest zarówno posiadanie odpowiedniego kanału teleinformatycznego, jak i istnienie uprawnienia do dostępu oraz współpracy. Definicja łączy zatem aspekt organizacyjny, czyli status organu, aspekt prawny, czyli przyznane uprawnienie, oraz aspekt techniczny, czyli korzystanie z własnego systemu teleinformatycznego.

W ustawie pojęcie to służy określeniu kategorii organów, które mogą uczestniczyć w wymianie informacji związanej z Krajowym Systemem Informatycznym w ramach udziału Polski w Systemie Informacyjnym Schengen oraz Wizowym Systemie Informacyjnym. Ma ono znaczenie praktyczne, ponieważ wskazuje, kto może być traktowany jako uprawniony uczestnik tej infrastruktury i w jaki sposób powinien uzyskiwać dostęp do systemu. Pozwala także odróżnić użytkownika instytucjonalnego od innych podmiotów, które mogą korzystać z rozwiązań informatycznych, lecz nie mają statusu organu uprawnionego do współpracy z Krajowym Systemem Informatycznym.