Art. 14 Kodeksu postępowania administracyjnego (KPA) reguluje formy prowadzenia i załatwiania spraw administracyjnych, kładąc nacisk na różnorodność form komunikacji i dokumentacji, które mogą być stosowane w postępowaniu administracyjnym. Poniżej przedstawiam szczegółowy komentarz do poszczególnych ustępów tego artykułu.

#### Ustęp 1
Sprawy administracyjne należy prowadzić i załatwiać na piśmie, które może być utrwalone w postaci papierowej lub elektronicznej. W przypadku dokumentów papierowych wymagane jest opatrywanie ich własnoręcznym podpisem. Natomiast dokumenty elektroniczne muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej. W przypadku użycia pieczęci elektronicznej, konieczne jest wskazanie osoby, która opatruje pismo pieczęcią.

#### Ustęp 1a
Dopuszcza się załatwianie spraw z wykorzystaniem pism generowanych automatycznie, które są opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej. W takich przypadkach nie jest wymagane opatrywanie pisma podpisem pracownika organu administracji publicznej. Jest to istotne uproszczenie, które ma na celu przyspieszenie i zautomatyzowanie procesów administracyjnych.

#### Ustęp 1b
Sprawy mogą być również załatwiane z wykorzystaniem usług online, które są udostępniane przez organy administracji publicznej. Warunkiem jest uwierzytelnienie strony lub innego uczestnika postępowania zgodnie z przepisami ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Uwierzytelnienie to może odbywać się na różne sposoby, w tym za pomocą profilu zaufanego lub innych metod określonych w przepisach.

#### Ustęp 2
Pisma kierowane do organów administracji publicznej mogą być sporządzane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W odniesieniu do ich podpisywania i opatrywania pieczęciami stosuje się te same zasady, które zostały określone w ustępie 1a i 1b.

#### Ustęp 3
Sprawy mogą być załatwiane ustnie, telefonicznie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej (zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną) lub innych środków łączności, jeżeli przemawia za tym interes strony i nie stoi temu na przeszkodzie przepis prawny. Ważne jest, aby treść oraz istotne motywy takiego załatwienia sprawy były utrwalone w aktach w formie protokołu lub podpisanej przez stronę adnotacji.

### Podsumowanie
Art. 14 KPA wprowadza elastyczność w zakresie formy prowadzenia i załatwiania spraw administracyjnych, co jest odpowiedzią na rozwój technologii i potrzebę usprawnienia procesów administracyjnych. Przepisy te mają na celu zapewnienie efektywności, transparentności i bezpieczeństwa w komunikacji między obywatelami a organami administracji publicznej. Wprowadzenie możliwości korzystania z dokumentów elektronicznych oraz usług online znacząco przyczynia się do modernizacji administracji publicznej, ułatwiając obywatelom dostęp do usług administracyjnych.

Kodeks postępowania administracyjnego

Art. 73 Kodeksu postępowania administracyjnego (k.p.a.) reguluje prawo strony do wglądu w akta sprawy administracyjnej oraz do sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Przepis ten jest kluczowy dla zapewnienia transparentności postępowania administracyjnego oraz dla realizacji prawa do obrony i rzetelnego procesu.

#### Prawo wglądu w akta sprawy

1. **Zakres prawa wglądu**:
   - Strona ma prawo wglądu w akta sprawy zarówno w trakcie trwania postępowania, jak i po jego zakończeniu. Oznacza to, że strona może zapoznać się z dokumentami zgromadzonymi w sprawie na każdym etapie postępowania, co jest istotne dla przygotowania się do obrony swoich interesów.

2. **Forma realizacji prawa**:
   - Czynności związane z wglądem w akta sprawy, sporządzaniem notatek, kopii lub odpisów muszą być dokonywane w lokalu organu administracji publicznej i w obecności pracownika tego organu. Taki wymóg ma na celu zabezpieczenie integralności akt oraz zapewnienie, że dokumenty nie zostaną uszkodzone lub zagubione.

3. **Ochrona danych osobowych**:
   - W przypadku, gdy wgląd w akta sprawy dotyczy sytuacji opisanej w art. 236 § 2 k.p.a. (skargi na działalność organów administracji publicznej), dane osobowe osoby składającej skargę są pomijane. Jest to zgodne z zasadą ochrony danych osobowych i prywatności osób składających skargi.

#### Uwierzytelnienie odpisów i kopii

4. **Uwierzytelnienie dokumentów**:
   - Strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy, jeżeli jest to uzasadnione ważnym interesem strony. Uwierzytelnienie dokumentów może być konieczne np. w celu przedstawienia ich w innym postępowaniu administracyjnym lub sądowym.

#### System teleinformatyczny

5. **Dostęp w systemie teleinformatycznym**:
   - Organ administracji publicznej może umożliwić stronie dokonanie czynności, o których mowa w § 1, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Warunkiem jest uwierzytelnienie strony zgodnie z przepisami ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Taka możliwość jest krokiem w kierunku cyfryzacji administracji publicznej i ułatwia dostęp do akt sprawy, szczególnie w dobie rosnącej liczby spraw załatwianych drogą elektroniczną.

#### Podsumowanie

Art. 73 k.p.a. jest wyrazem zasady jawności postępowania administracyjnego i ma na celu zapewnienie stronom pełnego dostępu do informacji zgromadzonych w ich sprawach. Przepis ten równocześnie chroni integralność akt oraz dane osobowe osób składających skargi. Możliwość realizacji prawa wglądu w akta za pośrednictwem systemu teleinformatycznego jest nowoczesnym rozwiązaniem, które może znacząco ułatwić stronom dostęp do dokumentów i przyspieszyć procedury administracyjne.

Uwierzytelnienie strony

Uwierzytelnienie strony w przepisach

Kodeks postępowania administracyjnego2 przepisy