Ustrukturyzowana faktura elektroniczna

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna to szczególny rodzaj faktury elektronicznej, przygotowany w taki sposób, aby można było przesłać ją za pośrednictwem platformy wykorzystywanej do elektronicznego fakturowania. Pojęcie to zostało zdefiniowane w ustawie „Elektroniczne fakturowanie w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym”.

Aby dokument miał taki status, muszą być spełnione łącznie dwa podstawowe warunki. Po pierwsze, musi to być faktura elektroniczna w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług. Po drugie, musi spełniać wymagania pozwalające na jej przesłanie przez platformę. Oznacza to, że znaczenie ma nie tylko elektroniczna postać faktury, lecz także sposób jej przygotowania i uporządkowania, zapewniający zgodność z wymaganiami technicznymi lub organizacyjnymi dotyczącymi przekazywania dokumentu.

W tej ustawie pojęcie służy określeniu faktur, które mogą być obsługiwane w ramach elektronicznego fakturowania w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym. Dzięki ustrukturyzowaniu faktura może zostać przekazana za pośrednictwem właściwej platformy, a następnie odebrana i przetwarzana w sposób przewidziany dla tego systemu.

W praktyce ustrukturyzowana faktura elektroniczna różni się od dokumentu, który jedynie został zapisany lub wysłany w formie elektronicznej. Plik elektroniczny nie jest automatycznie fakturą ustrukturyzowaną. Konieczne jest także spełnienie wymagań umożliwiających jego przesłanie przez platformę. Pojęcie wskazuje więc zarówno na charakter faktury jako dokumentu elektronicznego, jak i na jej dostosowanie do obiegu za pośrednictwem określonego narzędzia. Ma to praktyczne znaczenie dla prawidłowego przekazywania faktur w relacjach objętych zakresem ustawy oraz dla sprawnej obsługi takich dokumentów przez ich odbiorców.