Art. 14 Kodeksu postępowania administracyjnego (KPA) reguluje formy prowadzenia i załatwiania spraw administracyjnych, kładąc nacisk na różnorodność form komunikacji i dokumentacji, które mogą być stosowane w postępowaniu administracyjnym. Poniżej przedstawiam szczegółowy komentarz do poszczególnych ustępów tego artykułu.

#### Ustęp 1
Sprawy administracyjne należy prowadzić i załatwiać na piśmie, które może być utrwalone w postaci papierowej lub elektronicznej. W przypadku dokumentów papierowych wymagane jest opatrywanie ich własnoręcznym podpisem. Natomiast dokumenty elektroniczne muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej. W przypadku użycia pieczęci elektronicznej, konieczne jest wskazanie osoby, która opatruje pismo pieczęcią.

#### Ustęp 1a
Dopuszcza się załatwianie spraw z wykorzystaniem pism generowanych automatycznie, które są opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej. W takich przypadkach nie jest wymagane opatrywanie pisma podpisem pracownika organu administracji publicznej. Jest to istotne uproszczenie, które ma na celu przyspieszenie i zautomatyzowanie procesów administracyjnych.

#### Ustęp 1b
Sprawy mogą być również załatwiane z wykorzystaniem usług online, które są udostępniane przez organy administracji publicznej. Warunkiem jest uwierzytelnienie strony lub innego uczestnika postępowania zgodnie z przepisami ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Uwierzytelnienie to może odbywać się na różne sposoby, w tym za pomocą profilu zaufanego lub innych metod określonych w przepisach.

#### Ustęp 2
Pisma kierowane do organów administracji publicznej mogą być sporządzane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W odniesieniu do ich podpisywania i opatrywania pieczęciami stosuje się te same zasady, które zostały określone w ustępie 1a i 1b.

#### Ustęp 3
Sprawy mogą być załatwiane ustnie, telefonicznie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej (zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną) lub innych środków łączności, jeżeli przemawia za tym interes strony i nie stoi temu na przeszkodzie przepis prawny. Ważne jest, aby treść oraz istotne motywy takiego załatwienia sprawy były utrwalone w aktach w formie protokołu lub podpisanej przez stronę adnotacji.

### Podsumowanie
Art. 14 KPA wprowadza elastyczność w zakresie formy prowadzenia i załatwiania spraw administracyjnych, co jest odpowiedzią na rozwój technologii i potrzebę usprawnienia procesów administracyjnych. Przepisy te mają na celu zapewnienie efektywności, transparentności i bezpieczeństwa w komunikacji między obywatelami a organami administracji publicznej. Wprowadzenie możliwości korzystania z dokumentów elektronicznych oraz usług online znacząco przyczynia się do modernizacji administracji publicznej, ułatwiając obywatelom dostęp do usług administracyjnych.

Kodeks postępowania administracyjnego

Art. 126 Ordynacji podatkowej reguluje sposób załatwiania spraw podatkowych oraz wymogi dotyczące formy i podpisów na pismach kierowanych do organów podatkowych. Przepis ten jest kluczowy dla zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów w administracji podatkowej oraz dla zachowania bezpieczeństwa i autentyczności korespondencji.

### Forma pism
Zgodnie z art. 126, sprawy podatkowe mogą być załatwiane na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Wybór formy zależy od przepisów szczególnych, które mogą stanowić inaczej.

### Podpisy na pismach
1. **Pisma papierowe**: Muszą być opatrzone własnoręcznym podpisem osoby uprawnionej.
2. **Pisma elektroniczne**: Muszą być opatrzone jednym z następujących rodzajów podpisów:
   - Kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
   - Podpisem zaufanym,
   - Podpisem osobistym,
   - Kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu podatkowego, z wyraźnym wskazaniem osoby opatrującej pismo pieczęcią.

### Automatyczne generowanie pism
Przepis dopuszcza również możliwość załatwiania spraw podatkowych za pomocą pism generowanych automatycznie, które są opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu podatkowego. W takim przypadku nie ma konieczności opatrywania pisma podpisem pracownika urzędu obsługującego ten organ.

### Usługi online
Sprawy podatkowe mogą być również załatwiane z wykorzystaniem usług online udostępnianych przez organy podatkowe, pod warunkiem uwierzytelnienia w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

### Pisma kierowane do organów podatkowych
Pisma te mogą być sporządzane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W odniesieniu do podpisów i pieczęci stosuje się te same zasady, które obowiązują dla pism wychodzących z organów podatkowych.

### Komentarz
Art. 126 Ordynacji podatkowej jest istotnym elementem regulacji dotyczących komunikacji między podatnikami a organami podatkowymi. Przepis ten wprowadza elastyczność w zakresie formy pism, co jest szczególnie ważne w dobie cyfryzacji administracji publicznej. Jednocześnie zapewnia odpowiednie mechanizmy uwierzytelniania, które mają na celu ochronę przed fałszerstwami i nadużyciami. Warto również zwrócić uwagę na możliwość automatycznego generowania pism, co może znacząco przyspieszyć procesy administracyjne i zwiększyć efektywność działania organów podatkowych.

Podsumowując, art. 126 Ordynacji podatkowej stanowi kompleksową regulację, która uwzględnia zarówno tradycyjne, jak i nowoczesne formy komunikacji, zapewniając jednocześnie odpowiednie mechanizmy bezpieczeństwa i autentyczności dokumentów.

Usługa online

Usługa online w przepisach

Kodeks postępowania administracyjnego1 przepis

Ordynacja podatkowa2 przepisy