Urzędowe poświadczenie odbioru

Urzędowe poświadczenie odbioru to zestaw danych elektronicznych powiązanych z dokumentem elektronicznym, który został doręczony podmiotowi publicznemu albo wysłany przez taki podmiot. Pojęcie to zostało zdefiniowane w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Poświadczenie ma potwierdzać istotne informacje związane z elektronicznym doręczeniem oraz umożliwiać rozpoznanie późniejszych zmian w samych danych.

Urzędowe poświadczenie odbioru obejmuje w szczególności:

• pełną nazwę podmiotu publicznego, któremu doręczono dokument albo który dokument doręcza,
• przy dokumencie doręczanym podmiotowi publicznemu, datę i godzinę wprowadzenia dokumentu do jego systemu teleinformatycznego albo przeniesienia go do tego systemu,
• przy dokumencie doręczanym przez podmiot publiczny, datę i godzinę podpisania poświadczenia przez adresata z wykorzystaniem mechanizmów wskazanych w art. 20a ust. 1 albo 2,
• datę i godzinę wytworzenia samego urzędowego poświadczenia odbioru.

Znaczenie poszczególnych informacji zależy więc od kierunku doręczenia. Gdy dokument trafia do podmiotu publicznego, poświadczenie wskazuje moment jego wprowadzenia lub przeniesienia do systemu teleinformatycznego. Gdy dokument wysyła podmiot publiczny, odnotowuje się moment, w którym adresat podpisał poświadczenie, a także moment jego wytworzenia. W obu przypadkach można ustalić, jaki podmiot uczestniczył w doręczeniu i kiedy nastąpiły najważniejsze czynności.

W praktyce urzędowe poświadczenie odbioru porządkuje i utrwala przebieg elektronicznego doręczenia. Pozwala powiązać określone dane z konkretnym dokumentem, ustalić czas jego obsługi po stronie podmiotu publicznego albo czas potwierdzenia odbioru przez adresata oraz sprawdzić, czy dane poświadczenia nie zostały później zmienione w sposób niewykrywalny. Dzięki temu stanowi istotny element dokumentacji elektronicznej prowadzonej w związku z realizacją zadań publicznych.