Systemy informacyjne administracji publicznej

„Systemy informacyjne administracji publicznej” to ustawowo określona kategoria systemów, za pomocą których podmioty publiczne i inne wskazane podmioty zajmują się informacjami. Chodzi o rozwiązania służące nie tylko samemu przechowywaniu danych, lecz całemu procesowi pracy z informacją: jej zbieraniu, gromadzeniu oraz przetwarzaniu.

Zakres tego pojęcia wyznaczają dwa podstawowe elementy. Po pierwsze, system musi być związany z wykonywaniem tych czynności informacyjnych. Po drugie, musi być prowadzony przez jeden z podmiotów wymienionych w ustawie. Są to:

• organy administracji publicznej,
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych,
• Narodowy Fundusz Zdrowia,
• Komisja Nadzoru Finansowego,
• organy rejestrowe,
• inne państwowe lub samorządowe osoby prawne,
• inne podmioty prowadzące rejestry urzędowe.

Definicja nie ogranicza się więc do systemów używanych przez urzędy w ścisłym znaczeniu. Obejmuje także systemy prowadzone przez określone instytucje publiczne, osoby prawne oraz podmioty odpowiedzialne za rejestry urzędowe. Istotne jest ich przeznaczenie i związek z informacjami gromadzonymi w ramach zadań publicznych, a nie sama forma techniczna systemu.

W ustawie o statystyce publicznej pojęcie wskazuje źródła informacji, które mogą mieć znaczenie dla tworzenia i funkcjonowania statystyki publicznej. Dzięki temu dane pozostające w istniejących systemach i rejestrach mogą być wykorzystywane do ustalania obrazu zjawisk i procesów objętych statystyką, obok informacji pozyskiwanych w inny sposób. Praktyczne znaczenie definicji polega na określeniu, jakie systemy i jacy administratorzy informacji mieszczą się w tej kategorii. Ułatwia to wskazanie podmiotów oraz zasobów, które mogą być istotne dla realizacji zadań statystycznych.