System zarządzania

System zarządzania to uporządkowany model organizacji pracy zakładu ubezpieczeń lub zakładu reasekuracji, który ma zapewniać, że działalność jest prowadzona prawidłowo i z zachowaniem ostrożności. Pojęcie to zostało zdefiniowane w ustawie „Działalność ubezpieczeniowa i reasekuracyjna” i odnosi się do całego zestawu wzajemnie powiązanych funkcji, a nie tylko do pojedynczej procedury, komórki organizacyjnej czy narzędzia informatycznego.

W skład systemu wchodzą cztery podstawowe elementy:

• funkcja zarządzania ryzykiem, służąca rozpoznawaniu i nadzorowaniu zagrożeń związanych z działalnością zakładu;
• funkcja zgodności z przepisami, której zadaniem jest wspieranie przestrzegania obowiązujących regulacji;
• funkcja audytu wewnętrznego, zapewniająca ocenę sposobu działania organizacji i stosowanych w niej mechanizmów;
• funkcja aktuarialna, związana z wykorzystaniem wiedzy aktuarialnej w obszarach właściwych dla działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej.

Znaczenie systemu zarządzania polega na połączeniu tych funkcji w jeden spójny układ. Każda z nich obejmuje inny aspekt działania zakładu, ale razem mają ograniczać ryzyko nieprawidłowości, wspierać zgodność działalności z prawem oraz sprzyjać podejmowaniu decyzji z uwzględnieniem bezpieczeństwa i stabilności zakładu. W praktyce system wyznacza ramy organizacyjne dla kontroli, oceny zagrożeń, weryfikowania sposobu działania i korzystania ze specjalistycznej wiedzy.

Pojęcie „system zarządzania” występuje także w innych regulacjach, między innymi w przepisach dotyczących ochrony środowiska. W tym szerszym kontekście wiąże się z organizacją działań i procedur służących prawidłowemu wykonywaniu obowiązków, takich jak zapewnienie odpowiednich pomiarów środowiskowych oraz przygotowanie i aktualizowanie programu zapobiegania poważnym awariom. Jego szczegółowe znaczenie zależy jednak od dziedziny prawa i przepisu, w którym zostało użyte.