Przepis dotyczy systemu EZD, czyli elektronicznego zarządzania dokumentacją. Jeżeli brakowana jest elektroniczna dokumentacja niearchiwalna albo jej metadane, można w tym samym czasie wybrakować także odpowiadające im materiały znajdujące się w składzie chronologicznym lub w składzie informatycznych nośników danych. Nie trzeba wtedy sporządzać dla tych odpowiedników osobnego spisu. Ułatwia to przeprowadzenie brakowania, gdy dokumenty występują w kilku postaciach.

w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych

Przepis określa dodatkowy obowiązek przy przekazywaniu elektronicznych materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego. Razem z plikami lub opisującymi je metadanymi trzeba przekazać także odpowiadające im dokumenty albo dane przechowywane w składzie chronologicznym lub na informatycznych nośnikach danych. Należy również przygotować spisy przekazywanych materiałów. Przekazanie obejmuje więc zarówno zapis elektroniczny, jak i jego odpowiednik oraz uporządkowaną informację o całości.

Skład chronologiczny

Skład chronologiczny w przepisach

w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych2 przepisy