Rejestry urzędowe

„Rejestry urzędowe” to, w ujęciu ustawy o statystyce publicznej, oficjalne zbiory informacji prowadzone przez uprawnione podmioty na podstawie przepisów prawa. Pojęcie obejmuje przede wszystkim rejestry publiczne rozumiane zgodnie z przepisami o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Obejmuje także inne rejestry i ewidencje, jeżeli ich prowadzenie wynika z ustawy albo z aktu wykonawczego wydanego na jej podstawie.

O zakwalifikowaniu danego zbioru do tej kategorii decydują więc dwa podstawowe elementy. Po pierwsze, rejestr lub ewidencja musi mieć podstawę prawną i być prowadzona w ramach wykonywania zadań publicznych. Po drugie, zawarte w nim informacje muszą dotyczyć określonych przez ustawę obszarów. Chodzi w szczególności o:

• podmioty gospodarki narodowej oraz ich działalność,
• osoby fizyczne, a także informacje o ich życiu i sytuacji,
• zjawiska, zdarzenia i obiekty.

Nie jest to zatem określenie każdego zbioru danych znajdującego się w urzędzie. Znaczenie mają zarówno sposób utworzenia i prowadzenia zbioru, jak i rodzaj gromadzonych informacji. Rejestr może mieć postać elektroniczną lub inną, jeżeli spełnia wymagania wynikające z właściwych przepisów.

W ustawie o statystyce publicznej rejestry urzędowe są ważnym źródłem informacji wykorzystywanych przy gromadzeniu, porządkowaniu i opracowywaniu danych statystycznych. Pozwalają korzystać z informacji już zebranych przez administrację publiczną i inne uprawnione podmioty, a tym samym wspierają opisywanie sytuacji społecznej, gospodarczej i innych zjawisk objętych statystyką publiczną. W praktyce mogą służyć między innymi do ustalania, jakich podmiotów, osób, zdarzeń lub obiektów dotyczą dane, oraz do uzupełniania i porównywania informacji statystycznych. Pojęcie wyznacza więc zakres oficjalnych źródeł danych, które mogą mieć znaczenie dla realizacji zadań statystyki publicznej.