Protokół kontroli

Protokół kontroli to urzędowy dokument, w którym organ lub inny uprawniony podmiot utrwala przebieg i wyniki przeprowadzonej kontroli. Termin ten nie oznacza jednego, jednolicie uregulowanego dokumentu, ponieważ jego treść, forma i skutki zależą od rodzaju kontroli oraz przepisów właściwej ustawy. Protokół służy przede wszystkim udokumentowaniu czynności kontrolnych, ustaleń faktycznych i dowodów zebranych w ich toku.

Protokół kontroli może zawierać w szczególności:

• oznaczenie kontrolowanego, kontrolujących oraz przedmiotu i zakresu kontroli,
• opis przebiegu czynności i stwierdzonego stanu faktycznego,
• informacje o okazanych dokumentach, wyjaśnieniach i innych dowodach,
• ocenę stwierdzonych nieprawidłowości, jeżeli przewidują ją przepisy,
• pouczenia o prawach i obowiązkach kontrolowanego,
• załączniki, w tym kopie dokumentów, wyniki badań lub materiały utrwalone elektronicznie.

W wielu postępowaniach protokół jest przedstawiany kontrolowanemu do podpisu. Przepisy mogą przyznawać mu prawo zgłoszenia zastrzeżeń, wyjaśnień albo stanowiska na piśmie. Odmowa podpisania zazwyczaj nie uniemożliwia zakończenia kontroli, lecz jest odnotowywana w dokumencie i może wywoływać skutki określone w przepisach szczególnych. Sam protokół nie zawsze jest rozstrzygnięciem w sprawie, ale może stanowić podstawę do podjęcia dalszych czynności, na przykład wszczęcia postępowania, wydania nakazu usunięcia nieprawidłowości albo zastosowania sankcji.

Protokół kontroli występuje między innymi w kontroli podatkowej, budowlanej, geodezyjnej, drogowej kontroli technicznej pojazdów, kontroli działalności gospodarczej oraz kontroli prowadzonej w zakładach karnych i aresztach śledczych. W prawie budowlanym protokoły mogą być częścią dokumentacji obiektu i podlegać dołączeniu do książki obiektu budowlanego. W kontroli podatkowej dokumentuje się w nim między innymi ustalenia dotyczące kontrolowanego, ocenę prawną i dowody. W niektórych dziedzinach przebieg lub wyniki kontroli mogą być utrwalane również za pomocą obrazu, dźwięku albo na informatycznych nośnikach danych.