Postępowanie o udzielenie zamówienia

Postępowanie o udzielenie zamówienia to sformalizowany proces, w którym zamawiający prowadzi działania zmierzające do wyłonienia wykonawcy zamówienia publicznego albo do uzgodnienia treści przyszłej umowy. Pojęcie to zostało zdefiniowane w ustawie „Prawo zamówień publicznych” i obejmuje nie pojedynczą czynność, lecz cały uporządkowany ciąg czynności podejmowanych w określonym celu.

Postępowanie rozpoczyna się w sposób wskazany w przepisach, w szczególności przez przekazanie lub zamieszczenie ogłoszenia, przekazanie zaproszenia do negocjacji albo zaproszenia do składania ofert. Jego podstawą są warunki zamówienia ustalone przez zamawiającego. Wyznaczają one ramy, w których uczestnicy składają oferty lub prowadzą negocjacje, a zamawiający dokonuje kolejnych czynności prowadzących do rozstrzygnięcia.

Najważniejsze elementy tego pojęcia to:

• wszczęcie postępowania w określony sposób,
• uporządkowany przebieg obejmujący kolejne czynności,
• oparcie tych czynności na warunkach zamówienia ustalonych przez zamawiającego,
• dążenie do wyboru najkorzystniejszej oferty albo do wynegocjowania postanowień umowy,
• zakończenie przez zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego albo unieważnienie postępowania.

Definicja wyraźnie rozdziela samo postępowanie od zawarcia umowy. Umowa może być następstwem prawidłowo przeprowadzonego postępowania, ale jej zawarcie nie jest już czynnością wykonywaną w ramach tego postępowania. Ma to znaczenie praktyczne przy ustalaniu, kiedy kończą się czynności związane z wyborem oferty lub negocjacjami oraz jaki skutek wywołuje unieważnienie.

Pojęcie służy więc do określenia zakresu procedury udzielania zamówienia, jej początku, celu i sposobu zakończenia. Jest używane także w innych przepisach dotyczących zamówień publicznych. Przykładowo, w regulacjach dotyczących inwestycji w zakresie obiektów energetyki jądrowej wiąże się z możliwością przeprowadzenia aukcji elektronicznej po złożeniu co najmniej dwóch ofert niepodlegających odrzuceniu, a w przepisach o certyfikacji wykonawców wpływa na ocenę sytuacji, w której wykonawca nie może powoływać się na certyfikację ani posługiwać się certyfikatem.