Posiedzenie rady

Posiedzenie rady to zorganizowane spotkanie członków kolegialnego organu, zwołane w celu omówienia określonych spraw, podjęcia uchwał, wydania opinii albo wykonania innych czynności należących do właściwości rady. Termin ten nie oznacza jednej, jednolicie uregulowanej instytucji. Szczegółowe zasady odbywania posiedzeń wynikają z ustawy, statutu, umowy spółki, regulaminu albo innych przepisów dotyczących danego organu.

Najważniejsze cechy posiedzenia to w szczególności:

• zwołanie przez przewodniczącego, sekretarza albo inną uprawnioną osobę, niekiedy także na wniosek określonej liczby członków;
• wskazanie terminu, miejsca, porządku obrad oraz sposobu udziału w posiedzeniu;
• możliwość uczestnictwa bezpośredniego albo przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość, jeżeli przepisy to dopuszczają;
• rozpatrywanie spraw ujętych w porządku obrad i podejmowanie decyzji w formie głosowania;
• wymaganie obecności określonej liczby członków, czyli kworum, oraz zachowania przewidzianej większości głosów;
• sporządzenie protokołu, który dokumentuje przebieg posiedzenia, zgłoszone wnioski, wyniki głosowań i podjęte uchwały.

W niektórych regulacjach dopuszcza się odbycie posiedzenia bez formalnego zawiadomienia, gdy wszyscy członkowie wyrażą na to zgodę. Możliwe jest także podjęcie sprawy niewskazanej wcześniej w porządku obrad, jeżeli właściwe przepisy lub zgoda uczestników na to pozwalają. Skutki naruszenia zasad zwołania, kworum lub głosowania zależą od przepisów regulujących konkretną radę.

Posiedzenia występują między innymi w prawie spółek, gdzie rada nadzorcza wykonuje czynności kontrolne i podejmuje uchwały, w samorządzie zawodowym, w organach administracji publicznej oraz w radach powołanych do wydawania opinii. Przepisy mogą również określać częstotliwość posiedzeń, obowiązki przewodniczącego, sposób sporządzania i podpisywania protokołu, a także zasady zwrotu kosztów podróży i wypłaty należności członkom lub zaproszonym specjalistom. Posiedzenie jest więc podstawową formą bieżącego działania rady i sposobem formalnego dokumentowania jej rozstrzygnięć.