Podpis

Podpis to oznaczenie umieszczone na dokumencie lub innym utrwalonym oświadczeniu, które pozwala przypisać jego treść określonej osobie i potwierdza jej udział w dokonaniu czynności. W prawie polskim podpis pełni przede wszystkim funkcję identyfikacyjną, poświadcza autorstwo lub złożenie oświadczenia oraz może wyrażać zgodę na jego treść.

Najczęściej podpis ma postać własnoręcznego, czytelnego albo zwyczajowo używanego znaku graficznego. W określonych przypadkach może zostać zastąpiony podpisem elektronicznym. Szczególne znaczenie ma kwalifikowany podpis elektroniczny, który w zakresie określonym przepisami może być równoważny podpisowi własnoręcznemu. Samo wpisanie imienia i nazwiska, użycie parafy lub umieszczenie obrazu podpisu nie zawsze wywołuje takie same skutki prawne jak podpis wymagany przez ustawę.

Znaczenie podpisu zależy od rodzaju czynności:

• może być warunkiem skuteczności lub ważności dokumentu albo czynności prawnej,
• może potwierdzać sporządzenie dokumentu przez określoną osobę, jej uprawnienia zawodowe albo udział w czynności,
• może służyć do ustalenia osoby składającej oświadczenie w postępowaniu sądowym, administracyjnym lub karnym,
• może wskazywać, że dokument został podpisany przez przedstawiciela albo przez kilka osób działających łącznie.

Wymóg podpisu występuje między innymi w dokumentach urzędowych, pismach procesowych, dokumentacji medycznej i zawodowej, operatach szacunkowych, dokumentach spółek, dokumentach geodezyjnych oraz papierach wartościowych. W niektórych sytuacjach przepisy wymagają podpisów wszystkich osób uczestniczących w sporządzeniu dokumentu, a w innych wystarcza podpis jednej osoby pełniącej określoną funkcję. Podpis może być także elementem aktu urzędowego albo dokumentu wyrażającego poparcie dla określonej inicjatywy.

Jeżeli osoba nie może podpisać dokumentu, nie zna języka lub alfabetu albo nie może samodzielnie odczytać jego treści, przepisy mogą przewidywać szczególny sposób dokonania czynności i obowiązek odnotowania przyczyny braku podpisu. Brak wymaganego podpisu może powodować bezskuteczność, nieważność lub konieczność uzupełnienia dokumentu, zależnie od rodzaju czynności i właściwych przepisów.