Podanie lub deklaracja odwzorowane cyfrowo

„Podanie lub deklaracja odwzorowane cyfrowo” to pojęcie używane w ustawie „Ordynacja podatkowa” na określenie elektronicznego zapisu dokumentu, który pierwotnie został złożony w formie innej niż elektroniczna. Chodzi więc o cyfrową kopię podania albo deklaracji przekazanych w jednostkach organizacyjnych administracji skarbowej w postaci papierowej lub innej tradycyjnej, a nie o dokument od początku sporządzony i złożony jako elektroniczny.

Aby dany zapis mieścił się w tym pojęciu, muszą być spełnione określone przesłanki:

• musi dotyczyć podania albo deklaracji złożonych wcześniej w jednostkach organizacyjnych administracji skarbowej;
• musi mieć postać dokumentu elektronicznego, będącego kopią takiego dokumentu;
• musi zostać wprowadzony do systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej;
• sposób wprowadzenia musi zapewniać niezaprzeczalność i integralność odwzorowanych danych.

Ostatni warunek ma szczególne znaczenie. Niezaprzeczalność oznacza, że sposób utrwalenia i powiązania danych z dokumentem powinien pozwalać na wiarygodne przypisanie ich do odwzorowywanego podania lub deklaracji. Integralność odnosi się natomiast do zachowania kompletności i niezmienności danych, tak aby cyfrowa kopia odpowiadała dokumentowi, który został złożony w postaci nieelektronicznej.

Pojęcie służy zatem określeniu, kiedy dokument papierowy lub sporządzony w innej tradycyjnej formie uzyskuje swoje cyfrowe odwzorowanie ujęte w systemie teleinformatycznym administracji skarbowej. Ma to praktyczne znaczenie dla porządkowania i obsługi dokumentacji podatkowej, ponieważ informacje z dokumentów składanych poza systemem mogą zostać utrwalone w postaci elektronicznej przy zachowaniu cech pozwalających uznać je za rzetelne odwzorowanie danych. Nie każda kopia podania lub deklaracji jest więc takim odwzorowaniem. Decydujące są jej elektroniczna postać, źródło dokumentu, wprowadzenie do wskazanego systemu oraz zabezpieczenie danych przed podważeniem ich pochodzenia i zmianą.