Pisemność

Pisemność w rozumieniu ustawy „Prawo zamówień publicznych” oznacza sposób przedstawienia informacji w formie, która może zostać odczytana, a następnie powielona. Nie ogranicza się zatem do dokumentu sporządzonego na papierze. Obejmuje również informacje zapisane lub przekazane elektronicznie, jeżeli ich treść została wyrażona za pomocą elementów możliwych do odczytania i odtworzenia.

Istotą pisemności są następujące elementy:

• informacja musi zostać wyrażona w określonej formie,
• do jej zapisu mogą służyć wyrazy, cyfry albo inne znaki pisarskie,
• zapis powinien być czytelny dla odbiorcy,
• jego treść powinna nadawać się do powielenia,
• dopuszczalne jest przekazanie informacji przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Tak rozumiana pisemność służy utrwaleniu treści komunikatów związanych z zamówieniami publicznymi. Pozwala ustalić, jakie informacje zostały przekazane, w jakiej postaci mogły zostać odczytane oraz czy można je ponownie przedstawić w tej samej treści. Ma to znaczenie dla przejrzystości postępowania i dla zachowania jego dokumentacji.

Definicja podkreśla, że o pisemności decyduje nie nośnik informacji, lecz jej możliwa do odczytania i powielenia postać. Informacja elektroniczna może więc spełniać ten warunek na równi z zapisem papierowym, pod warunkiem że została przedstawiona za pomocą wyrazów, cyfr lub innych znaków pisarskich. W praktyce pojęcie to wyznacza sposób utrwalania i przekazywania informacji w ramach stosowania ustawy, a także pozwala odróżnić komunikat zapisany od treści przekazanej wyłącznie w formie, której nie można odczytać lub powielić.