Organ zatwierdzający

Organ zatwierdzający to podmiot uprawniony do formalnego zatwierdzenia sprawozdania finansowego jednostki. Definicja tego pojęcia znajduje się w ustawie „Rachunkowość” i służy ustaleniu, kto ma kompetencję do podjęcia decyzji kończącej etap oceny oraz zatwierdzania sprawozdania.

O tym, kto pełni tę funkcję, nie decyduje wyłącznie nazwa organu ani jego udział w prowadzeniu rachunkowości. Uprawnienie musi wynikać z jednej z podstaw wskazanych w ustawie:

• przepisów prawa obowiązujących daną jednostkę,
• jej statutu,
• umowy,
• prawa własności.

Organ zatwierdzający powinien więc być wskazany na podstawie regulacji dotyczących konkretnej jednostki i jej organizacji. Może to być organ określony w przepisach albo dokumentach ustrojowych, a w niektórych sytuacjach także właściciel uprawniony do działania z tytułu własności. Nie chodzi przy tym o samo sporządzenie sprawozdania, prowadzenie ksiąg czy dokonanie jego badania, lecz o kompetencję do jego formalnego zatwierdzenia.

Szczególne znaczenie definicja ma dla jednostek, które nie mają typowego organu zatwierdzającego. W przypadku spółki osobowej, z wyjątkiem spółki komandytowo-akcyjnej, oraz spółki cywilnej za taki organ uznaje się wspólników. Oznacza to, że to wspólnicy wykonują funkcję zatwierdzającą, zgodnie z zasadami właściwymi dla danej formy działalności.

W praktyce prawidłowe ustalenie organu zatwierdzającego pozwala przypisać odpowiedzialność za końcową decyzję dotyczącą sprawozdania finansowego i odróżnić ją od innych czynności związanych z rachunkowością. Ma to znaczenie przy ocenie, czy sprawozdanie zostało zatwierdzone przez właściwy podmiot. W innych przepisach prawa pojęcie organu zatwierdzającego lub podobne konstrukcje zatwierdzania mogą występować także w sprawach proceduralnych, między innymi dotyczących postępowań karnych skarbowych oraz działań podejmowanych w sferze finansów publicznych. W takich przypadkach zakres uprawnień wynika z regulacji właściwych dla danej sprawy.