Ograniczenie przetwarzania

Ograniczenie przetwarzania oznacza takie oznaczenie przechowywanych danych osobowych, które ma ograniczyć możliwość ich dalszego wykorzystywania. Nie chodzi więc o usunięcie danych ani o zaprzestanie ich przechowywania. Dane nadal pozostają zachowane, ale zostają wyróżnione w sposób wskazujący, że ich przyszłe przetwarzanie powinno być zawężone.

Pojęcie to, zdefiniowane w ustawie „Ochrona danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości”, obejmuje trzy podstawowe elementy:

• przedmiot, czyli przechowywane dane osobowe;
• czynność, czyli ich oznaczenie lub wyróżnienie w ramach zbioru albo systemu;
• cel, którym jest ograniczenie przyszłego przetwarzania tych danych.

Samo oznaczenie nie zmienia treści danych. Pełni funkcję informacyjną i organizacyjną, ponieważ sygnalizuje, że przy kolejnych operacjach na danych należy uwzględnić ograniczenie ich wykorzystywania. Dzięki temu dane oznaczone w ten sposób można odróżnić od danych, które mogą być przetwarzane bez takiego szczególnego zastrzeżenia. W praktyce znaczenie ma zatem nie tylko to, jakie informacje są przechowywane, lecz także to, czy zostały opatrzone oznaczeniem wpływającym na sposób ich dalszego użycia.

W kontekście tej ustawy ograniczenie przetwarzania służy zachowaniu danych przy jednoczesnym zawężeniu zakresu ich przyszłego przetwarzania. Jest to rozwiązanie pośrednie między pełnym dalszym wykorzystywaniem danych a ich usunięciem. Pozwala zachować dane w systemie, ale wskazuje, że ich dalsze użycie nie powinno następować bez uwzględnienia ustanowionego ograniczenia. Pojęcie ma więc znaczenie dla prawidłowego zarządzania przechowywanymi danymi osobowymi i dla rozróżnienia danych podlegających odmiennym zasadom dalszego przetwarzania.